Nehmen wir an, wir haben einen Kunden aus der Industrie, der spezielle Teile für Großgeräte herstellt. Diese Teile werden an Maschinen angefertigt, die alle neuen Mitarbeiter oder Auszubildenden beherrschen müssen.

Um den Arbeitsablauf zu erlernen, trainieren sie an einer Übungsmaschine. Die wiederum könnte mit dem Learning Management System (LMS) verbunden sein. Als neue Mitarbeiterin würdest du dich dann mit deiner Kennung bei der Übungsmaschine einloggen und sobald du den Arbeitsablauf beherrschst, übermittelt das Gerät automatisch ins LMS, dass du das Training erfolgreich absolviert hat.

Das wird dann, beispielsweise als Teil des on-the-job-Trainings, in deinem Lernpfad oder als Lernfortschritt eingebucht. Es kommunizieren also verschiedene Systeme miteinander, die das Lernen einfacher machen. Das wäre ein, vielleicht etwas gestelltes Beispiel, was aber den praktischen Anwendungsfall eines Lern-Ökosystems deutlich macht.

Bevor man sich Gedanken über das Ökosystem macht, muss der kulturelle Rahmen stimmen. Ich muss Mitarbeitende motivieren, ein System zu nutzen und ihnen dafür Zeit einräumen.

Darüber hinaus muss das Learning Ecosystem (LE) von der User Experience so aufgebaut sein, dass ich es gerne nutze und für mich relevante Inhalte finde. Wenn der User keinen unmittelbaren Vorteil für sich und seine tägliche Arbeit sieht, wird er es nicht nutzen.

Es gibt zwei Ansätze. Der erste ist der, dass das LMS oder LXP die zentrale Drehscheibe meines Lernökosystems ist. Dazu muss das LMS auch Inhalte außerhalb seines eigenen Systems ausspielen können.

Für dich als Lerner würde das bedeuten, dass du, wenn du das Frontend des LMS nutzt, aus der Gesamtheit des Ökosystems fündig wirst. Denn für dich ist es unerheblich, ob ein Lerninhalt im eigenen LMS abliegt, oder bspw. aus einer eingebundenen Content-Bibliothek angezeigt wird. Als Lerner willst du dich einfach zurechtfinden und relevante Inhalte möglichst schnell und unkompliziert finden; dabei ist es dir aber egal in welchem System du dich bewegst.

Beim zweiten Ansatz ist das LMS nicht der zentrale Teil des Ecosystems, sondern ordnet sich im gesamten Portal unter und liefert seine Ergebnisse sozusagen „nach oben“. Das kann Sinn ergeben, wenn man schon ein zentrales Portal hat und das LMS erst später eingliedert.

Das ist eine spannende Frage, die man aber in zwei Teilen beantworten muss. Lass es mich so verdeutlichen: Es ist ein signifikanter Unterschied, ob das Universum wächst und mehr Planeten dazu kommen, oder ob die bereits existierenden Planeten stärker bevölkert werden.

Anders gesagt, es ist nicht das gleiche, ob man neue Teile an das Ökosystem angliedert, oder ob man die bestehenden Elemente mit mehr Inhalt befüllt.

Sinn und Zweck eines LE ist es ja, dass sich die Menge der Lerninhalte ständig und in hoher Frequenz ändert und User selbst neue Inhalte einstellen. Wenn dieser User-generated Content (UGC) hinzukommt, wird der Planet also lediglich stärker bevölkert, um in unserem Bild zu bleiben.

Das ist aus technischer Sicht eher unkritisch, denn die Erweiterung geschieht in einem bereits existenten Teil des Systems und ändert nichts an dessen Komplexität. Eine echte Expansion ist das allerdings nicht.

Das System kann nur Inhalte ausspielen, die es erkennt. Dazu müssen entweder die Inhalte des Indexes ans System übertragen werden, beispielsweise mit einem Daten-, oder Event Bus, oder aber das System muss direkt Zugriff auf den Index bekommen. Logischerweise sind sauber gepflegte Indizes die Voraussetzung.

Ein Event-Bus, kann man sich wie ein Nachrichtensystem vorstellen. Ein System wirft eine Nachricht auf den Bus, der Bus fährt los und das nächste System kann sich die Nachricht abholen.
Aber nicht nur System A kann die Nachricht abholen, sondern auch System B oder C. System D interessiert die Nachricht vielleicht nicht, dafür aber eine andere News, die für die anderen uninteressant ist. Somit verteile ich Nachrichten in Echtzeitkommunikation und muss nicht jedes System manuell mit Nachrichten versorgen (Publisher Subscriber Ansatz).

Die Herausforderung hierbei ist, dass jedes beteiligte System verstehen muss, was in der Nachricht steht. Dafür braucht es manchmal Anpassungen, denn nicht jedes andere System kann das direkt übersetzen. Das ist aktuell auch ein großes Thema bei uns in der Entwicklung.

Bei der Anpassung der Systeme gibt es auf jeden Fall noch Luft nach oben, das geht auch in den Bereich Internet of Things und Enterprise Service Buses. Vereinfacht gesagt, die Systeme wissen dann nicht nur welche Nachrichten sie sich vom Bus nehmen, sondern auch direkt welche Anpassungen sie durchführen müssen.

Das reduziert die Anpassungsnotwendigkeit bei den Systemen. So ein Enterprise Service Bus ist allerdings nicht trivial und lohnt sich erst ab einer gewissen Anzahl an Systemen. Habe ich aber ein relativ komplexes LE und ein Unternehmen mit mehreren 10.000 Mitarbeitern, ist das absolut sinnvoll.

Woran wir auch gerade arbeiten, ist der Absprung zu fremden Inhalten. Was wir schon können ist, ist fremde Inhalte in die Suche unseres LMS aufzunehmen, beispielsweise durch den Content Importer bei LinkedIn Learning. Das wollen wir aber noch so erweitern, dass man direkt ins fremde System abspringen kann.

Daran arbeiten wir aktuell gemeinsam mit einem sehr großen Kunden.

Mit der Einführung einer Lernplattform, eines sog. Learning Management Systems, erschließen sich für Verbände jedoch noch weit mehr Möglichkeiten als die reine Schulung der Trainerinnen oder Schiedsrichter: Auch Freiwillige können Zugang erhalten und verpflichtende Schulungen oder Einweisungen online und zeit- und ortsabhänig absolvieren.

Sponsoren können ebenso informiert werden und Einblicke in aktuelle Themen, neue Regelwerke oder ähnliches erhalten. Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt und jegliche Inhalte, egal ob Video-Tutorials, Web-based Trainings oder Learning Nuggets zu Themen wie Compliance, Anti-Doping, Mental Health etc. können so einfach und unkompliziert aufgerufen werden.

Um das Thema Partnerschulungen zu verstehen, stellen wir uns folgendes Szenario vor: Ein Hersteller von Brillen und anderen optischen Hilfsmitteln bringt eine neue, besonders dünne und verträgliche Kontaktlinse auf den Markt. Die Vorteile dieser Kontaktlinse müssen zunächst die eigenen Vertriebsmitarbeiter kennen, die die Produkte entweder direkt an Kunden oder andere Unternehmen, wie Firma B weiterkaufen.

Werden die Produkte über Handelspartner als einen weiteren Distributionsweg weiterkauft, müssen auch die bei Firma B angestellten Verkäufer die Besonderheiten der neuen Linsen kennen. Maßgeblich ist: Nur wer die Vorteile von Produkten kennt, kann sie letztlich verkaufen. Dies gilt insbesondere für den Fall, dass ein Handelspartner nicht nur Produkte eines Anbieters verkauft, sondern verschiedene Lieferanten hat.

Expertin Anika Rabe rät daher: „Je einfacher ich den Zugang zum Lernen gestalte, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass jeder am Lernerlebnis teilhaben kann. Beispielsweise kann man ohne großen Aufwand an neuen oder erklärungsintensiven Produkten oder Geräten einen QR-Code anbringen, der direkt nach dem Scannen zum gewünschten Training führt.“

Die Expertin weist allerdings darauf hin, dass die Überprüfbarkeit der Trainings schwieriger wird, je einfacher der Zugang erfolgt. Denn im Falle, dass Trainings ohne vorherige Authentifizierung erfolgen, kann der Ersteller der Lerninhalte weder sicher sein, dass die Endanwender diese auch wirklich gemacht haben, noch ist sichtbar, wie zeitintensiv das Training war.

Auch die Frage, ob Lernende etwas aus diesem Training mitgenommen haben und dieses Wissen aktiv anwendet, bleibt aus. Diese Evaluierung ist jedoch vor allem bei der Optimierung und Evaluierung von Lerninhalten wichtig. Das Thema Learning Analytics näher zu beleuchten würde an dieser Stelle zu weit führen, jedoch sollten Verantwortliche dies nicht aus den Augen verlieren.

Es gibt hierfür sehr strikte Anforderungen der europäischen Medizinprodukteverordnung (Medical Device Regulation MDR) sowie der U.S. Food and Drug Administration FDA. Diese Anforderungen besagen, dass sobald ein computergestütztes System in einen qualitätsrelevanten Prozess der Herstellung eingebunden ist, ein dokumentierter Nachweis darüber erbracht werden muss.

Dieser Nachweis muss aufzeigen, dass das System den Anforderungen genügt und jetzt und in Zukunft genau so arbeiten wird, wie es dies laut Spezifikation tun soll. Sprich: Das System, oder in unserem Fall das LMS, muss zu jeder Zeit überprüfbar sein und jeder Ablauf muss klar nachvollzogen werden können. Das betrifft beispielsweise jegliche Änderungen an Schulungsunterlagen.

Jeder Mitarbeiter ist in verschiedene Gruppen eingeteilt und diese Gruppen kann ich auf bestimmte Trainings und Lernpfade einbuchen. Dort ist auch hinterlegt, welche Weiterbildungen validierungsrelevant sind.

Nehmen wir als Beispiel Medizinprodukteberater, die Ärzte in unsere Produkte einweisen müssen. Lege ich fest, dass die Gruppe mit allen Beratern jedes Jahr ein Training zu den neusten Produkten absolvieren muss, bucht das System die gesamte Gruppe automatisch auf die entsprechenden Schulungen ein. Zusätzlich kann ich automatisierte Erinnerungen (sog. Eskalations-Management) im System einstellen. Dadurch erhalten diejenigen, die das Training bis zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht abgeschlossen haben, eine Erinnerung.

Hat der Mitarbeiter das Training abgeschlossen, kann er es direkt im System einbuchen. Dazu muss er mit Nutzername und Passwort eingeloggt sein und zusätzlich mit seiner elektronischen Unterschrift (die sog. E-Signatur) die Teilnahme bestätigen. Das war’s.

Wir sehen dann, wann der Mitarbeiter das Training abgeschlossen hat und der Nachweis wird im System hinterlegt. Wir müssen nichts mehr ausdrucken oder zusätzlich abheften.

Wir wollten nicht nur Unterstützung bei der Umstellung des Systems, sondern auch Hilfe bei der weiteren Dokumentation. Denn bei jedem Update, bei jeder kleinen Änderung, die ich im LMS vornehme, muss dokumentiert werden, welche Auswirkungen die Änderungen haben könnten. Das ist extrem aufwändig und pro Update kommen schnell 100 Seiten zusammen.

Theoretisch könnten wir diese Arbeit auch selbst machen, also alle Szenarien komplett durchspielen und dokumentieren. Allerdings müsste ich dafür mindestens eine Vollzeitkraft einstellen. Unser Wunsch war ein „Rundum-Sorglos-Paket“, das sowohl das Thema Sicherheit abbildet, aber für uns auch eine deutliche Arbeitserleichterung bringt.

Vor einem Projekt dieser Größenordnung hatten wir natürlich Respekt. Aber wir haben die Umstellung als Chance gesehen, die alte Welt ins digitale Zeitalter zu überführen. Wir haben uns beispielsweise alle Prozesse nochmals angesehen und geprüft, an welche Stelle man diese verschlanken kann.

Dadurch haben wir jetzt Schulungsprozesse, die für alle Mitarbeiter, auch die unserer Tochterunternehmen, einheitlich sind. Es gab einen regelrechten Kulturwandel, der auch dadurch initiiert wurde, dass wir mit so vielen verschiedenen Abteilungen zusammengearbeitet haben.

Das war gleichzeitig eine gewisse Herausforderung, denn wir mussten erst mal verstehen, wer welche „Sprache“ spricht. Unter Begriffen wie System oder DEV-System kann sich jede Abteilung etwas anderes vorstellen.

Da wir beispielsweise auch mit HR und der IT zusammengearbeitet haben, war es immens wichtig sicherzustellen, dass jeder weiß, was mit welchem Begriff gemeint ist. Dazu sind gute Absprachen und ein regelmäßiger Austausch unerlässlich.

Persönlich fand ich es nicht einfach, ein Stück weit die Verantwortung abzugeben und mich auf einen externen Anbieter zu verlassen. Denn wie erwähnt, hatte ich bereits seit 2014 mit dem LMS gearbeitet, wusste wie es funktioniert und konnte Änderungen selbst durchführen.

Während der Umstellung habe jedoch nicht ich am System gearbeitet, sondern der Anbieter. Das war in gewisser Weise einen Vertrauensvorschuss, weil ich nicht genau wusste, was im Hintergrund passiert. Anfangs hat mich das etwas nervös gemacht. Wir haben aber enge Sprints vereinbart, will heißen wöchentliche Abstimmungstermine mit der Möglichkeit nachzujustieren, sodass ich beruhigt war und jederzeit nachvollziehen konnte, wo wir gerade im Prozess stehen.

Man sollte sich allerdings dessen bewusst sein, dass man mit so einem System ein Stück Flexibilität verliert. Änderungen, die ich vorher mit einem Häkchen selbst setzen konnte, sind jetzt gesperrt und müssen einen Change-Prozess durchlaufen. Dieser muss beantragt, im 4-Augen-Prinzip geprüft und dokumentiert werden, bevor er umgesetzt werden darf.

Der strenge Ablauf gewährleistet die vorgeschriebene Sicherheit, aber der Preis dafür ist eben geringere Flexibilität. Trotzdem überwiegen insgesamt für pfm medical deutlich die Vorteile.

Mehr über das validierbare LMS von pfm medical erfahren Sie übrigens auf der Seite unserer Referenzkunden.

Oder laden Sie sich direkt das Whitepaper zum Thema Validierung im LMS herunter.

Noch mehr Infos? Kein Problem, hier finden Sie auch die Aufzeichnung des Webinars mit Hans-Heiko Müller zum Thema Validierung im LMS.

Nehmen wir einmal an, der Anti-Held Walter White und sein Kompagnon, Jesse Pinkman, hätten ein ganz normales Pharma- oder Medizinunternehmen geführt. Dann würden sie, wie alle Unternehmen dieser Hochrisikobranche den Regeln der U.S. Food and Drug Administration (FDA, zu Deutsch: US-Behörde für Lebens- und Arzneimittel) unterliegen.

Die FDA untersteht als staatliche Behörde dem US-amerikanischen Gesundheitsministerium und legt solchen Unternehmen, die Nahrungserzeugnisse, Medikamente und Medizinprodukte im Allgemeinen herstellen, strenge Regeln auf. Daran gebunden sind sämtliche Firmen, die ihre Produkte und Erzeugnisse in den USA anbieten. Neben der FDA erlässt zudem die Europäische Arzneimittelagentur EMA durch die EU solche Regularien. Darunter fallen auch die Richtlinien für gute Arbeitspraxis (eng: Good Practise, GxP).

Sagen wir, Walter und Jesse hätten nun das legale Unternehmen „Heisenberg-Company“ gegründet. Um sicherzustellen, dass ihr Stoff, Pardon, die Medizin, auch rein bleibt und unter den höchsten hygienischen Standards steril hergestellt wird, produzieren sie, statt in einem Wohnwagen, in einem Reinraum.

In diesen Raum gelangt man allerdings nur durch eine elektronische Schleuse, die mit einem Kartenleser gesichert ist. Zutritt haben nur Leute, die innerhalb der letzten 12 Monate die Schulung „Verhalten in sterilen Räumen“ bestanden haben – Jesse hätte also statt der direkten Einarbeitung durch Walter richtige Schulungen absolvieren müssen.

Mit 21 CFR part 11 formuliert die FDA ihre Anforderungen an Pharma- oder Medizinproduktehersteller in Bezug auf sämtliche elektronische Aufzeichnungen, die in irgendeiner Form digital erzeugt, verändert, gespeichert, übertragen oder auf die zugegriffen werden soll. Hierbei kann es sich um Texte, Bilder, Videos oder Audiodateien handeln [vgl. Johner Institut].

Es tritt die sogenannte Validierungspflicht ein, die besagt, dass detaillierte Nachweise über die Anforderungsentsprechung eines technischen Prozesses dokumentiert werden müssen. Einfach gesagt geht es darum, die Qualität eines Produktes zu sichern, um schwerwiegende Fehler zu vermeiden. Denn niemand will schließlich Medikamente produzieren oder einnehmen, die unwirksam oder sogar schädlich sind.

Sämtliche Daten müssen valide verfügbar, nachvollziehbar und exportierbar sein und automatisch geloggt werden. Über Prüfpfade werden sämtliche Änderungen, geplante Kurse und Registrierungen aufgezeichnet. Zudem müssen definierte Rechte und Rollen klar ersichtlich sein. Es muss jederzeit nachvollzogen werden können, was wann von wem und in welcher Form geändert wurde.

Die Ausführung bestimmter kritischer Handlungen kann von elektronischen Signaturen abhängig gemacht werden. Das bedeutet, dass Änderungen nur von autorisierten Personen durchgeführt werden dürfen, die dies mit User-ID und Kennwort bestätigen müssen. Dies kann bspw. die Freigabe von Tests oder die Registrierung von Lerninhalten betreffen.

Sämtliche Lerninhalte, seien es Kurse, Kursvorlagen, Lernpfadtypen, Testfragen, Tests, Zertifikate, Kostenstellen oder Kostenarten unterliegen einer Versionierung. Nach jeder Bearbeitung der Objekteigenschaften wird die jeweils letzte Fassung des Objekts als nummerierte Version im System abgelegt und nach Wunsch veröffentlicht. So können alte Versionen nicht verloren gehen, da Änderungen unter Umständen mehrere Jahre aufbewahrt und dokumentiert werden müssen.

[vgl. § 20, Arznei- und Wirkstoffverordnung]

Als Produktmanager muss man sehr proaktiv sein und sich selbst organisieren können. In meiner Rolle bekommst du keine Liste von Aufgaben und jemand sagt dir, dass du dieses oder jenes erledigen sollst. Man muss das Gesamtbild kennen und auf das große Ziel hinarbeiten.

Und du musst in der Lage sein, Prioritäten zu setzen und dich selbst, dein Team und deren Zeit entsprechend zu organisieren. Diese Einstellung und Denkweise ist sehr wichtig, du musst dir eigentlich immer sagen: „Mach es einfach, finde eine Lösung für das Problem, geh raus und setze sie um!“

Ich würde sagen meine Fähigkeit zur Problemlösung verbunden mit der Freude, die es mir macht, wenn ich die Lösung für ein komplexes Problem suche. Das ist eine Eigenschaft, die mir auch den Entwicklungsteil des Prozesses nähergebracht hat. Zusammen mit den Entwicklern hatte ich viele Sitzungen, um Bugs zu beheben und gemeinsam die beste Lösung zu finden.

Das Beispiel, was mir in den Sinn kommt, war vor allem speziell und schon ziemlich lustig. Neulich hatten wir einen Workshop mit einem Kunden aus Italien und der Kunde sprach nicht sehr gut Englisch, obwohl er es verstehen konnte. Ich verstehe zwar Italienisch, da es meiner Muttersprache Rumänisch sehr ähnlich ist, aber ich kann es nicht sprechen. Also haben wir uns schließlich darauf geeinigt, dass ich Englisch spreche und der Kunde Italienisch - und es hat funktioniert!

Nun, ich habe bisher nur für ein anderes Unternehmen gearbeitet. Auch dort hatte ich verschiedene Rollen inne und habe viel gelernt, aber hier ist es nochmal ein anderes Level. Mir macht es wirklich großen Spaß, verschiedene Aspekte des E-Learning-Branche kennenzulernen, und ich mag auch die Größe des Unternehmens. Es ist weder zu groß noch zu klein und man hat immer noch die Möglichkeit, unkompliziert mit anderen Abteilungen und Kollegen in Kontakt zu kommen.

Ich denke, es ist wichtig, aus seiner Komfortzone herauszukommen und diese zu erweitern.  Bei imc hat man diese Chance jeden Tag, man kann sich weiterentwickeln und ausprobieren.

Ich habe gelernt, dass es nie zu spät ist, neue Dinge zu lernen. Seit ich bei imc bin, hatte ich die Möglichkeit, mich noch einmal mit dem Programmieren zu beschäftigen. Das hat mich letztlich dazu motiviert, ein zweites Studium im Bereich Computer Science anzugehen und ich werde dieses Jahr meinen Bachelor abschließen.

Reaktionen, wie wir sie kürzlich bei unserem Knowledge Transfer erhalten haben! Das ist ein internes Format, bei dem wir allen Kolleg*innen von imc neue Releases vorstellen. Beim letzten Knowledge Transfer, als wir die Highlights des neuen Releases demonstriert haben, waren unsere Kolleg*innen aus aller Welt total beeindruckt und begeistert und haben Dinge wie "Wow, das ist so ein tolles Feature", oder "sieht super aus, klasse Arbeit" in den Chat geschrieben. Das ist einfach so ein gutes Gefühl, wenn man sieht, dass die eigene Arbeit gewürdigt wird, nachdem man so viel Mühe hineingesteckt hat.

Seit ich hier im Produktmanagement angefangen habe, war das vor allem Daniel Dahrendorf, mit dem ich eng zusammengearbeitet habe. Ich schätze seine Ruhe und Geduld. Er kann Informationen auf eine sehr entspannte Art und Weise vermitteln. Das ist etwas, das ich bewundere, da ich manchmal etwas damit zu kämpfen habe, ruhig zu bleiben. Aber ich versuche, daran zu arbeiten und nehme ihn als Vorbild.

Wir haben kein Geld, wer soll sich darum kümmern und was bringt das überhaupt? Das sind einige der häufigsten Einwände und Bedenken, die gerne angeführt werden, wenn es um die Einführung eines Learning Management Systems (LMS) geht. Hierbei übersehen die Verantwortlichen jedoch, dass sich eine solche Anschaffung schon nach kurzer Zeit selbst trägt – insofern sie konsequent und sinnvoll um- und eingesetzt wird.

Dass dies kein leeres Marketing-Versprechen ist, lässt sich anhand eines Business Case ausrechen. Hierbei wird ein Szenario durchgespielt, indem eine Investition unter strategischen, betriebswirtschaftlichen und prozessualen Aspekten beleuchtet wird. Wir haben mit Sales Managerin Svenja Kreten gesprochen, die schon häufig Business Cases erstellt hat.

Ein Business Case untersucht die Wirtschaftlichkeit einer Investition. Das Vorhaben wird also einer Kalkulation unterzogen, die dann die relevanten Kennzahlen liefert.

Grundsätzlich kann ein Business Case in verschiedensten Bereichen Anwendung finden und ist immer dann sinnvoll, wenn es um längerfristige und kostenintensive Anschaffungen geht. Daher lohnt sich die Berechnung bei der Einführung eines Learning Management Systems definitiv.

Hier werden die genauen Zahlen, die das Unternehmen, etwa für die Weiterbildungen der Mitarbeiter*innen ausgibt, klar definiert. Untersucht werden beispielsweise die Aufwände, die bei der manuellen Verwaltung der Mitarbeiterschulungen entstehen.

Hierbei entstehen sowohl personelle Aufwände (personelle Ressourcen) als auch materielle Aufwände (z.B. für Kopien, Namensschilder etc.) Ebenso werden aber auch Parameter betrachtet, die einen direkten oder indirekten Einfluss auf die Steigerung des Umsatzes haben.

Ein Business Case empfiehlt sich, um die Investition in ein LMS besser abschätzen zu können. Dadurch können die Kosten, der Nutzen, die Risiken und der Zeiteinsatz besser dargestellt werden. So wird auch transparent und ersichtlich, ab wann sich das LMS im Unternehmen amortisiert hat.

Aussagen wie „zu teuer, lohnt sich nicht“ können anhand von Zahlen und Fakten widerlegt werden, da funktionale Nutzenelemente wie Zeitersparnis, Lernerfolg, Verwaltungskosten und Realisierung von Umsatzpotenzialen genau aufgeschlüsselt werden.

Betrachtet werden die Kosten der Lernplattform, die gegenüber den herkömmlichen Personalschulungen eingespart werden können. Kostenseite und Umsatzpotenziale werden gleichermaßen betrachtet. Dafür werden zunächst sämtliche Ausgaben in Hinblick auf Fort- und Weiterbildung aufgelistet.

Im zweiten Schritt werden umsatzrelevante Faktoren evaluiert. Ebenso können, ausgehend von diesen Cases, untergeordnet weitere Berechnungen erfolgen und sich nur auf bestimmten Abteilungen eines Unternehmens beziehen. Themen wie das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen beispielsweise können gesondert betrachtet werden.

Bei der Kalkulation eines LMS Business Cases wird der gesamte Prozess der Fort- und Weiterbildung betrachtet. Entlang dieses Prozesses werden die Parameter herausgefiltert, auf die ein LMS Einfluss nehmen kann.

Hierzu zählen triviale Dinge, wie die Einsparung von Reisekosten, bei der Verlagerung von Präsenzschulungen in den virtuellen Raum, aber auch komplexere Parameter wie eine Verringerung der Fehlerquote in der Produktion durch effizientere Schulungen oder Umsatzsteigerungen durch eine Verkürzung des Time-to-Market-Zyklus. Anschließend werden diese quantifiziert.

Spontane Gähnanfälle, genervtes Augenrollen und plötzlich dringende Termine sind wohl die häufigsten Nebenwirkungen auf die Ankündigung eines neuen Compliance Trainings. Dabei ist es bei wichtigen Schulungen, wie Datenschutz oder Betrugsprävention essenziell, dass Mitarbeiter*innen die gelernten Inhalte dauerhaft verinnerlichen. Dazu ist eine gute Learning Experience unerlässlich. Wir verraten, wie das gelingen kann.

Eine Möglichkeit wie dies gelingen kann, hat der Automobilriese Audi gezeigt und sich auf ein mutiges Konzept eingelassen: Mittels eines web-based Training im Stil von „Sin City“ werden sämtliche Mitarbeiter*innen zum Thema Betrugsprävention (Betrug, eng.: Fraud) geschult. Schon zu Beginn wird klar, dass dieses Training anders ist. Denn um das Training zu beginnen, muss der Teilnehmende nicht etwa „Training jetzt starten“ anklicken, sondern es erscheint der Text: „Willkommen in Fraud City. Die Stadt „frisst“ ihre Bewohner mit Haut und Haar. Hoffen wir, dass du der Stadt gewachsen bist. Betreten auf eigene Gefahr“.

Im Verlauf des Trainings begleitet der Teilnehmende Dectevice Fraudless, der Betrugsfälle untersucht. Gleichzeitig wird spielerisch erlernt anhand welcher Kriterien man Betrugsfälle erkennen kann. Darüber hinaus findet eine Sensibilisierung für auffällige Verhaltensmuster statt.

Wem solche individuellen Trainings zu aufwendig sind, der hat die Möglichkeit aus zahlreichen vorgefertigten Lerninhalten zu wählen, sogenannten Off-The Shelf Contents (OTS Training). Diese können insbesondere dann geeignet sein, wenn es sich um Inhalte oder Zertifizierungen handelt, die aufgrund von regelmäßigen Updates, Gesetzesänderungen oder neuen Richtlinien, angepasst werden müssen.

Etwa für Produktschulungen, wie beispielsweise in der Versicherungs-, Banken-, aber auch der Pharma- oder Medizinbranche eignen sich solche Trainings „von der Stange“ ideal. Achten sollte man allerdings darauf, dass Anbieter über die entsprechenden Zertifikate und Akkreditierungen verfügen und garantieren können, dass Lerninhalte automatisch aktualisiert werden.

Doch egal ob nun Individual- oder Standard Content; mit dem Training allein ist es nicht getan, solange keine Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist. Am besten funktioniert das in einem entsprechenden LMS, welches es Admins ermöglicht, Trainings zielgruppenspezifisch zuzuweisen. Hierbei sollten auch Endpunkte gesetzt werden und ein Eskalationsmanagement eingerichtet werden können.

Gehört etwa Versicherungsexpertin Frau Müller zu der Gruppe von Mitarbeiter*innen, die eine bestimmte Zahl an IDD-Points erfüllen muss, kann der Administrator entsprechende Kurse im System so anlegen, dass sie automatisch daran erinnert wird. Hat sie das Tranig bis zu einem bestimmten Datum nicht abgelegt, erhält sie wiederholte Erinnerungen per E-Mail und ab einem bestimmten Zeitpunkt kann auch der direkte Vorgesetzte informiert werden.

Learning Analytics bezeichnet einen, eigentlich aus der klassischen IT stammenden Begriff, der beschreibt, dass Daten über Lernen und Lernende analysiert werden, um auf Grundlage dieser Daten Entscheidungen ableiten zu können.

Klassischerweise werden Learning Analytics Methoden überall dort angewendet, wo Lerndaten anfallen. Es gibt hierzu verschiedenen Tools zur Auswertung, aber im betrieblichen Kontext geschieht dies meist direkt im Learning Management System (LMS).

Ein typisches Beispiel sind Informationen darüber, wie viele TeilnehmerInnen einen Kurs gebucht haben, wie viele Stunden E-Learning insgesamt in einem Monat gebucht wurden oder wie viele Zertifikate ausgestellt wurden. Das sind jedoch relativ rudimentäre Informationen, die ohne weitere Bezugspunkte wenig aussagekräftig sind.

Interessant wird es, wenn mittels Learning Analytics bestimmte Daten in Relation zu anderen gesetzt und in Hinblick auf den Business Outcome betrachtet werden. Ein Beispiel: In einer bestimmten Region lässt sich ein stärkerer Zuwachs an gebuchten Schulungen und Kursabschlüssen verzeichnen. Der Umsatz stagniert jedoch, wohingegen in einer vergleichbaren Region der Umsatz nach derselben Anzahl an Trainingsstunden stark anwächst. Um aus diesen Zahlen fundierte Schlussfolgerungen ziehen zu können, muss die Analyse tiefer gehen.

Es müssen die richtigen Fragen gestellt werden, wie etwa: Wie haben die Teilnehmenden die Kurse bewertet? Haben die gebuchten Kurse zum Niveau gepasst oder fühlten sie die Lerner über- oder unterfordert? Wie hoch war die Abbrecherquote? Entsprach der Kursinhalt überhaupt dem, was die MitarbeiterInnen in dieser Region benötigen?

Lässt sich anhand dieser Antworten feststellen, dass eine Diskrepanz zwischen Kursinhalt und Erwartung lag, kann nachgebessert werden. In Kombination mit Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI), können an dieser Stelle auch Handlungsempfehlungen abgeleitet werden.