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LMS Hot Topics
Thema: Stakeholder-Management

Wer soll das denn bezahlen?!

Typische Einwände gegen ein LMS und wie Sie Ihre Stakeholder trotzdem überzeugen

Die Einführung eines Learning Management Systems (LMS) ist für Unternehmen eine langfristig wegweisende Entscheidung. Damit diese erfolgreich gelingt, sollten Verantwortliche keinesfalls die eigenen Stakeholder unterschätzen oder gar vergessen. Einzelne Abteilungen haben unterschiedliche Interessen, Anforderungen und Perspektiven.

Bezieht man etwa Datenschutzbeauftragte, Betriebsrat oder Personalabteilung zu spät mit ein, kann es zu vermeidbaren Verzögerungen und unnötigen Konflikten kommen. Deshalb gilt es, Stakeholder frühzeitig ins Projekt zu integrieren. Hierfür haben wir einige Experten-Tipps und eine Checkliste zusammengestellt.

EXPERTENTIPPS

Ist die Entscheidung gefallen ein Learning Management System anzuschaffen, geht die eigentliche Arbeit erst los. Häufig sind Verantwortliche, nach meist langem Ringen um eine Entscheidung, dann hoch motiviert und wollen schnellstmöglich mit Anbieterauswahl und Umsetzung beginnen. Dabei vergessen sie allerdings zu oft, wichtige Stakeholder im eigenen Unternehmen rechtzeitig zu involvieren. Findet kein frühzeitiger Austausch über Zuständigkeiten, Anforderungen oder mögliche Risiken statt und werden andere Abteilungen und Mitarbeiter außen vorgelassen, sind Probleme vorprogrammiert.

Florian Casper, Datenschutzbeauftragter der imc, warnt davor Stakeholder zu ignorieren: „Es ist enorm wichtig seine Interessensgruppen zu kennen und rechtzeitig zu involvieren. Betriebsräte, Datenschutzbeauftragte und IT-Abteilungen tragen allesamt einen hohen Grad an Verantwortung, wenn es um die Verarbeitung von personenbezogenen Daten geht. Für diese Stellen ist es deshalb umso ärgerlicher, wenn sie vor vollendete Tatsachen gestellt werden.

 

Wir haben schon mehrfach erlebt, dass LMS-Einführungsprojekte ins Stocken geraten sind, weil die oben genannten Stakeholder nicht über die geplante Anschaffung informiert wurden. Eine frühzeitige und transparente Involvierung der genannten Stellen schützt vor überflüssigen internen Reibereien, sichert einen unkomplizierten Projektablauf und spart im Übrigen auch kostspielige Mehraufwände, die durch Projektverzögerungen oder -abbrüche entstehen.“

Wie wichtig es ist die Stakeholder rechtzeitig mit ins Boot zu holen betont auch Elisabeth Schulze Jaegle. Die selbständige Expertin für Digitales Lernen und agile Lerndesings vermittelt häufig zwischen einzelner Interessensgruppen und rät zu frühzeitigen Gesprächen.

Vor allem in Hinblick auf den Betriebsrat mahnt sie: „Eine nachhaltige und erfolgreiche LMS-Einführung kann ohne partnerschaftliche Zusammenarbeit mit der Mitbestimmung, also dem Betriebsrat, nicht gelingen. Dieser hat, im Besonderen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, ein umfassendes Mitspracherecht. Er sollte von Anfang an positiv miteinbezogen werden und kann zudem ein überaus starker Partner für die Personalentwicklung sein.“

Um unnötigen Konflikten und Verzögerungen vorzubeugen, sollten Sie folgende Fragen unbedingt im Vorfeld abklären:

  1. Wer sind meine Stakeholder?
  2. Was könnten mögliche Bedenken bei der Implementierung eines LMS sein?
  3. Was sind Gegenargumente?
  4. Wen sollte ich wann informieren?
CHECKLISTE DER STAKEHOLDER
Geschäftsführung/ Geldgeber

Typischer Einwand
Ein LMS ist mit Ausgaben verbunden, bringt aber keinen Gewinn.

 

Antwort
Ein gutes LMS hilft Nutzern sichtbar effizienter zu arbeiten und Talente zu fördern. Das bringt die Organisation weiter. Kosten werden langfristig gesenkt.

Über Learning Analytics werden zudem der Outcome für die Organisation ermittelt. Das bedeutet, dass Lernen erfolgt nicht nur des Lernens willens, sondern entlang der Unternehmenskennzahlen.

 

Wann und wie informiere ich?
Die GF bzw. der Geldgeber trifft die Entscheidung. Er muss das Projekt und die Kosten freigeben. Informieren Sie daher regelmäßig über geplante Schritte und umgesetzte Meilensteine.

Tipp: Erstellen Sie frühzeitig einen Business Plan und führen sie die Effekte für die Organisation auf – bestenfalls mit klaren Indikatoren (Finanz- und Effizienzzahlen) anstatt auf weiche Faktoren zu setzen.

 

Personalabteilung

Typischer Einwand
1. Es gibt keine Ressourcen, um ein solches System zu managen.
2. Die Mitarbeiter (vor allem ältere) werden das System nicht akzeptieren.

 

Antwort
1. Training erfolgt heute schon => ein Mehraufwand ist nicht gegeben, im Gegenteil erlaubt ein LMS eine dezentrale Organisation. Dem entgegen steht eine einer zentralen Administration, die einzelne Personen beschäftigt.

2. Ein gutes LMS passt sich an die Bedürfnisse unterschiedlicher Nutzergruppen an. Eine einfache und intuitive Bedienung motiviert auch ältere Mitarbeiter. Die Personalabteilung (PA) als eine zentrale Anlaufstelle sollte bereits bei der Anbieterauswahl zu Rate gezogen zu werden, um zu klären welche Daten und Schnittstellen benötigt werden.

 

Wann und wie informiere ich?
Insbesondere für interne PA und Personalentwicklungsprozesse sollte die PA frühzeitig hinzugezogen werden.

Nicht zu unterschätzen ist hierbei die Frage nach dem System Owner => häufig geht man davon aus, dass die Personalabteilung per se der System Owner ist. In den meisten, professionalisierten Unternehmen gründet sich jedoch eine eigene L&D Abteilung, die das Management für PE mit übernimmt.

Betriebsrat

Typischer Einwand

1. Es gibt keine Ressourcen, um ein solches System zu managen.

2. Die Mitarbeiter (vor allem ältere) werden das System nicht akzeptieren.

 

Antwort

1. Training erfolgt heute schon => ein Mehraufwand ist nicht gegeben, im Gegenteil erlaubt ein LMS eine dezentrale Organisation. Dem entgegen steht eine einer zentralen Administration, die einzelne Personen beschäftigt.

2. Ein gutes LMS passt sich an die Bedürfnisse unterschiedlicher Nutzergruppen an. Eine einfache und intuitive Bedienung motiviert auch ältere Mitarbeiter.

 

Wann und wie informiere ich?

Die Personalabteilung (PA) als eine zentrale Anlaufstelle sollte bereits bei der Anbieterauswahl zu Rate gezogen zu werden, um zu klären welche Daten und Schnittstellen benötigt werden.

Insbesondere für interne PA und Personalentwicklungsprozesse sollte die PA frühzeitig hinzugezogen werden.
Nicht zu unterschätzen ist hierbei die Frage nach dem System Owner => häufig geht man davon aus, dass die Personalabteilung per se der System Owner ist. In den meisten, professionalisierten Unternehmen gründet sich jedoch eine eigene L&D Abteilung, die das Management für PE mit übernimmt.

 

IT

Typischer Einwand

Es sind nicht genug personelle Ressourcen für Implementation, Wartung und Support-Anfragen verfügbar.

 

Antwort

Ein gutes LMS verfügt über standardisierte Schnittstellen, die eine leichte Einbindung in die IT-Infrastruktur ermöglichen. Ein professioneller Dienstleiter unterstützt fortlaufend. Eine intuitive Bedienung beugt Support-Anfragen vor.
In Zeiten von Cloud gestalten sich die Projekte zudem einfacher und IT Ressourcen werden auf ein Mindestmaß reduziert.

 

Wann und wie informiere ich?

Die IT sollte im Rahmen der Anbieterpräsentationen und im Vorfeld zur Schnittstellendefinition hinzugezogen werden. Zudem muss geprüft werden, ob es grundlegende IT Richtlinien gibt (Security, cloud, …), welche die Anbieter bereits mit der Auswahl erhalten sollen.

Auch sollte mit der IT der spätere Support geklärt werden (Bsp: Wer übernimmt 1st- Level Support?)

 

Datenschutzbeauftragte

Typischer Einwand

Es werden sensible Mitarbeiterdaten erhoben. Ein LMS ist nicht sicher genug.

 

Antwort

Ein durchdachtes Berechtigungskonzept verhindert, dass Daten in falsche Hände geraten. Ein seriöser Cloud-Anbieter gewährt die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben. Bei On-Premise-Lösungen bleiben die Daten grundsätzlich innerhalb der eigenen Organisation.

 

Wann und wie informiere ich?

Der Datenschutzbeauftrage hat eine beratende und begleitende Funktion. Er sollte vor der Beauftragung hinzugezogen werden, um die Verarbeitung personenbezogener Daten ganzheitlich zu überprüfen und ggf. Bedenken äußern zu können.

Zudem ist er bei der Auswahl des passenden Betriebsmodells behilflich und kann erforderliche Unterlagen zu datenschutzrechtlichen Fragen oder Anforderungen gemeinsam mit der IT Security und dem Dienstleister vorbereiten.

Endnutzer

Typischer Einwand

Ich kann mich nicht selbstständig im System zurechtfinden. Mir fehlt die Zeit zum E-Learning.

 

Antwort

Ein benutzerfreundliches Design sorgt für eine intuitive Bedienung. Mobil verfügbare Microlearning-Häppchen ermöglichen Lernen während des täglichen Arbeitens – On-the-Job.

 

Wann und wie informiere ich?

Diese Gruppe wird gerne einmal vergessen, doch letztlich sind die Mitarbeiter die, für die ein LMS eingeführt wird. Deshalb informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die geplante Implementierung und stellen Sie Sie nicht vor vollendete Tatsachen!

Viele Bedenken oder Unklarheiten lassen sich durch eine gezielte Vorab-Kommunikation und Training verhindern.

RESÜMEE

Zusammenfassend rät Elisabeth Schulze Jaegle die einzelnen Stakeholder, insbesondere den Betriebsrat, als Partner und Promoter von Lernkultur und Lernangeboten zu sehen und nicht etwa als Verhinderer und Verzögerer.

Generell gilt: Stehen zentrale Interessensgruppen innerhalb des Unternehmens dem Projekt positiv gegenüber, kann dies bei der generellen Akzeptanz eine entscheidende Rolle spielen. Eine offene und frühzeitige Kommunikation legt den Grundstein für eine gelungenen LMS-Implementierung.

Weiterführende Informationen

Sie möchten noch mehr Informationen zum Thema? Schauen Sie doch in die Webinar-Aufzeichnung zum Thema: Berechnen Sie Ihren LMS Business Case – und überzeugen Sie Ihre Stakeholder.

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Ansprechpartner

Ich arbeite seit März 2019 im Marketing & Communication Team der imc. Kommunikation, kreativer Content und Social Media sind meine Leidenschaft.

 

Komplexe Inhalte verständlich zu erklären und damit das Thema eLearning jedem zugänglich zu machen, sind täglich spannende Herausforderungen.

 

Privat liebe ich es zu lesen und reise gerne und viel. Über Feedback oder Anregungen freue ich mich jederzeit!