E-Learning Stategien Archive - Seite 2 von 3

Wissen Sie, worum Pharma- und Medizinunternehmen Walter White, den Drogenkoch aus der Serie „Breaking Bad“, beneiden könnten? Nun, im Gegensatz zu denjenigen, die legale Medikamente oder Medizinprodukte herstellen, musste er sich nie mit validierten Prozessen in Learning Management Systemen (LMS) herumschlagen!

Wir verraten, welche Anforderungen und Prozesse eine geeignete Software zur Validierung abbilden muss, wenn einem die Gesundheit der Patienten nicht egal ist und was es mit 21 CFR Part 11 auf sich hat.

Nehmen wir einmal an, der Anti-Held Walter White und sein Kompagnon, Jesse Pinkman, hätten ein ganz normales Pharma- oder Medizinunternehmen geführt. Dann würden sie, wie alle Unternehmen dieser Hochrisikobranche den Regeln der U.S. Food and Drug Administration (FDA, zu Deutsch: US-Behörde für Lebens- und Arzneimittel) unterliegen.

Die FDA untersteht als staatliche Behörde dem US-amerikanischen Gesundheitsministerium und legt solchen Unternehmen, die Nahrungserzeugnisse, Medikamente und Medizinprodukte im Allgemeinen herstellen, strenge Regeln auf. Daran gebunden sind sämtliche Firmen, die ihre Produkte und Erzeugnisse in den USA anbieten. Neben der FDA erlässt zudem die Europäische Arzneimittelagentur EMA durch die EU solche Regularien. Darunter fallen auch die Richtlinien für gute Arbeitspraxis (eng: Good Practise, GxP).

Sagen wir, Walter und Jesse hätten nun das legale Unternehmen „Heisenberg-Company“ gegründet. Um sicherzustellen, dass ihr Stoff, Pardon, die Medizin, auch rein bleibt und unter den höchsten hygienischen Standards steril hergestellt wird, produzieren sie, statt in einem Wohnwagen, in einem Reinraum.

In diesen Raum gelangt man allerdings nur durch eine elektronische Schleuse, die mit einem Kartenleser gesichert ist. Zutritt haben nur Leute, die innerhalb der letzten 12 Monate die Schulung „Verhalten in sterilen Räumen“ bestanden haben – Jesse hätte also statt der direkten Einarbeitung durch Walter richtige Schulungen absolvieren müssen.

Mit 21 CFR part 11 formuliert die FDA ihre Anforderungen an Pharma- oder Medizinproduktehersteller in Bezug auf sämtliche elektronische Aufzeichnungen, die in irgendeiner Form digital erzeugt, verändert, gespeichert, übertragen oder auf die zugegriffen werden soll. Hierbei kann es sich um Texte, Bilder, Videos oder Audiodateien handeln [vgl. Johner Institut].

Es tritt die sogenannte Validierungspflicht ein, die besagt, dass detaillierte Nachweise über die Anforderungsentsprechung eines technischen Prozesses dokumentiert werden müssen. Einfach gesagt geht es darum, die Qualität eines Produktes zu sichern, um schwerwiegende Fehler zu vermeiden. Denn niemand will schließlich Medikamente produzieren oder einnehmen, die unwirksam oder sogar schädlich sind.

Sämtliche Lerninhalte, seien es Kurse, Kursvorlagen, Lernpfadtypen, Testfragen, Tests, Zertifikate, Kostenstellen oder Kostenarten unterliegen einer Versionierung. Nach jeder Bearbeitung der Objekteigenschaften wird die jeweils letzte Fassung des Objekts als nummerierte Version im System abgelegt und nach Wunsch veröffentlicht. So können alte Versionen nicht verloren gehen, da Änderungen unter Umständen mehrere Jahre aufbewahrt und dokumentiert werden müssen.

[vgl. § 20, Arznei- und Wirkstoffverordnung]

Doch damit nicht genug: Sind diese Punkte erfüllt, muss die Heisenberg Company mittels des validierten Prozesses dafür Sorge tragen, dass für jeden Prozess und jede Funktion schon vor Inbetriebnahme bspw. des LMS eine Risikoanalyse durchgeführt wird.

Was passiert, wenn ein User aus Kategorie Y mit Rechten X auf den Button Z klickt? Welche möglichen Fehler gibt es und was ist der daraus resultierende Effekt? Welches Risiko, welche Gefahr entsteht bei einem Fehler für den Patienten?

Damit dies gelingt, nachvollziehbar und überprüfbar ist, müssen Rollen, Prozesse und Rechte klar definiert werden. Gleiches gilt unter anderem für Berechtigungskonzepte und Patches.

2020 war ein außergewöhnliches Jahr – ein Jahr, das uns, geprägt durch eine weltweite Pandemie, sicherlich auf ewig in Erinnerung bleiben wird. Wir haben viel darüber geredet, was die Krise für die Digitalisierung bedeutet. Ist sie Treiber oder Verhinderer? Wo sind die heimlichen Stars? Lieben wir digital Fast Food oder schlägt unser Herz doch eher für Slow Food?

Sicherlich war nicht jedes Unternehmen für den großen Wurf bereit, doch es hat sich gezeigt, dass die Digitalisierung das Überleben von Unternehmen sichern kann und auch neue Potenziale eröffnet. Neben neuen Märkten, Geschäftsmodellen und Zielgruppen hat die Weiterbildung in diesem Jahr sicherlich eine Schlüsselrolle eingenommen.

Aufregende Zeiten also für Learning and Development Professionals: was bisher noch vielfach in Form von Präsenzunterricht abgebildet wurde, stellt Organisationen vor neue Herausforderungen. Zeit, Weiterbildung neu zu denken! Plötzlich müssen Online Formate und Lernplattformen her, hybride Formate geschaffen werden. Social Learning ist plötzlich mehr als nur Likes und Kommentare.

In dieser Artikelserie wollen wir jedoch nicht zurückschauen, sondern den Blick nach vorne richten. imc Experten aus der ganzen Welt teilen in einem 4-teiligen Special ihre Erfahrungen aus dem letzten Jahr, aber freuen sich v.a. auf neue Themen, Trends und Chancen.

Ein Special, das ermutigen, aber auch Ideen und Impulse für das neue Jahr liefern soll. Eröffnet wird Teil 1 durch Nick Spielkamp, Head of Marketing and Sales am Standort Schweiz.

Ich sehe also einen starken Shift vom reinen Trainings-Fokus hin zur Performance. Um die Auswirkungen auf die Optimierung der Arbeitsergebnisse fundiert belegen zu können, werden im kommenden Jahr die Zusammenführung von Trainings- und Businessdaten in Form von Learning Analytics Analysen eine zentrale Rolle spielen.

Durch die Learning Analytics Daten können aber nicht nur Belege für die Wirksamkeit von Trainingsmaßnahmen erzeugt werden, die entsprechenden Reports erlauben auch ganz gezielte steuernde Eingriffe in die Schulungen um diese weiter zu optimieren und so letztendlich die Mitarbeitenden besser zu machen, in dem was sie tun.

Neben der kontinuierlichen Schärfung der digitalen Trainingsmaßnahmen in Bezug auf den Business Output sehe ich für das kommende Jahr eine starke Dezentralisierung der Konzeption und Produktion von digitalen Trainings-Inhalten. Die Corona-Krise hat den Trend weiter verstärkt, dass immer mehr Lerninhalte in kürzester Zeit digitalisiert werden müssen.

Dies kann nicht allein durch die professionellen Learning und Development-Abteilungen in den Unternehmen geleistet werden. Deshalb kommen an dieser Stelle verstärkt die Fachexpert*innen selbst in die Verantwortung.

Dafür müssen diese Know-How Träger*innen aber entsprechend befähigt werden, um mit einem vertretbaren Aufwand didaktisch und visuell hochwertige Trainings für verschiedene Ausgabeformate zu erstellen. Genau an dieser Stelle werden Authoring Lösungen eine wichtige Rolle spielen, die die Fachleute mit künstlicher Intelligenz bei der effizienten Produktion von digitalen Lerninhalten unterstützen.

Seit Februar 2019 gehöre ich zur imc Crew. Durch meine facettenreichen Aufgaben bin ich immer in Bewegung. Neben meinen Tätigkeiten rund um Corporate Brand, Marketing- und Kommunikationsstrategien sowie Employer Branding bin ich gerne auch noch operativ unterwegs.

Meine Leidenschaft sind Netzwerke und Communities. In der Redaktion vertrete ich daher auch insbesondere unser Markenbotschafterprogramm Darüber hinaus engagiere ich mich im Netzwerk SCHULEWIRTSCHAFT. Privat sind Reisen, Disney und Interior Design meine große Leidenschaft.

Wir haben kein Geld, wer soll sich darum kümmern und was bringt das überhaupt? Das sind einige der häufigsten Einwände und Bedenken, die gerne angeführt werden, wenn es um die Einführung eines Learning Management Systems (LMS) geht. Hierbei übersehen die Verantwortlichen jedoch, dass sich eine solche Anschaffung schon nach kurzer Zeit selbst trägt – insofern sie konsequent und sinnvoll um- und eingesetzt wird.

Dass dies kein leeres Marketing-Versprechen ist, lässt sich anhand eines Business Case ausrechen. Hierbei wird ein Szenario durchgespielt, indem eine Investition unter strategischen, betriebswirtschaftlichen und prozessualen Aspekten beleuchtet wird. Wir haben mit Sales Managerin Svenja Kreten gesprochen, die schon häufig Business Cases erstellt hat.

Ein Business Case untersucht die Wirtschaftlichkeit einer Investition. Das Vorhaben wird also einer Kalkulation unterzogen, die dann die relevanten Kennzahlen liefert.

Grundsätzlich kann ein Business Case in verschiedensten Bereichen Anwendung finden und ist immer dann sinnvoll, wenn es um längerfristige und kostenintensive Anschaffungen geht. Daher lohnt sich die Berechnung bei der Einführung eines Learning Management Systems definitiv.

Hier werden die genauen Zahlen, die das Unternehmen, etwa für die Weiterbildungen der Mitarbeiter*innen ausgibt, klar definiert. Untersucht werden beispielsweise die Aufwände, die bei der manuellen Verwaltung der Mitarbeiterschulungen entstehen.

Hierbei entstehen sowohl personelle Aufwände (personelle Ressourcen) als auch materielle Aufwände (z.B. für Kopien, Namensschilder etc.) Ebenso werden aber auch Parameter betrachtet, die einen direkten oder indirekten Einfluss auf die Steigerung des Umsatzes haben.

Ein Business Case empfiehlt sich, um die Investition in ein LMS besser abschätzen zu können. Dadurch können die Kosten, der Nutzen, die Risiken und der Zeiteinsatz besser dargestellt werden. So wird auch transparent und ersichtlich, ab wann sich das LMS im Unternehmen amortisiert hat.

Aussagen wie „zu teuer, lohnt sich nicht“ können anhand von Zahlen und Fakten widerlegt werden, da funktionale Nutzenelemente wie Zeitersparnis, Lernerfolg, Verwaltungskosten und Realisierung von Umsatzpotenzialen genau aufgeschlüsselt werden.

Betrachtet werden die Kosten der Lernplattform, die gegenüber den herkömmlichen Personalschulungen eingespart werden können. Kostenseite und Umsatzpotenziale werden gleichermaßen betrachtet. Dafür werden zunächst sämtliche Ausgaben in Hinblick auf Fort- und Weiterbildung aufgelistet.

Im zweiten Schritt werden umsatzrelevante Faktoren evaluiert. Ebenso können, ausgehend von diesen Cases, untergeordnet weitere Berechnungen erfolgen und sich nur auf bestimmten Abteilungen eines Unternehmens beziehen. Themen wie das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen beispielsweise können gesondert betrachtet werden.

Bei der Kalkulation eines LMS Business Cases wird der gesamte Prozess der Fort- und Weiterbildung betrachtet. Entlang dieses Prozesses werden die Parameter herausgefiltert, auf die ein LMS Einfluss nehmen kann.

Hierzu zählen triviale Dinge, wie die Einsparung von Reisekosten, bei der Verlagerung von Präsenzschulungen in den virtuellen Raum, aber auch komplexere Parameter wie eine Verringerung der Fehlerquote in der Produktion durch effizientere Schulungen oder Umsatzsteigerungen durch eine Verkürzung des Time-to-Market-Zyklus. Anschließend werden diese quantifiziert.

Nehmen wir zur Verdeutlichung einmal ein Beispiel: Ein Unternehmen schult seine 1000 Mitarbeiter*innen pro Jahr im Durchschnitt 2 Stunden lang. Für 15% der Mitarbeiter*innen ist diese Schulung jedoch eine Wiederholung, die ihnen nichts neues bringt. Für 10% ist die Schulung sogar irrelevant, da sie das gelernte für Ihre Tätigkeit nicht benötigen.

Somit wurden insgesamt 250 Personen für 2 Stunden unnötig von der Arbeit abgehalten. Anders gesagt, hat das Unternehmen 500 Stunden Arbeitszeit verloren. Egal, ob die Betreffenden in dieser Zeit sonst produktiv gearbeitet hätten oder nicht, Fakt ist: Sie haben eine Schulung besucht, die Geld gekostet, aber ihnen nichts gebracht hat. Im schlimmsten Fall sind sie nach dieser Schulung sogar demotiviert und gestresster als vorher, da sie die verlorene Zeit nachholen müssen.

„Eigentlich ist es ganz einfach: je komplexer und trockener ein Thema, umso besser muss die Erfahrung sein, die der Lerner macht “, so bringt Lernexperte und imc Vorstand Sven R. Becker es auf den Punkt. Die viel gepriesene Learning Experience, die insbesondere auch über das Learning Management System (LMS) dargestellt werden soll, wird bei unternehmensrelevanten Trainings gerne einmal vergessen.

Denn auch wenn es um die neusten DS-GVO Vorschriften oder, wie in der Versicherungsbranche anstehende IDD Schulungen geht, und dies bei den wenigsten Begeisterungsstürme hervorruft, sind solche Themen immens wichtig. Mitarbeiter*innen müssen die Themen nicht nur verstehen, sondern auch verinnerlichen und in ihrer täglichen Arbeit anwenden.

Eine Möglichkeit wie dies gelingen kann, hat der Automobilriese Audi gezeigt und sich auf ein mutiges Konzept eingelassen: Mittels eines web-based Training im Stil von „Sin City“ werden sämtliche Mitarbeiter*innen zum Thema Betrugsprävention (Betrug, eng.: Fraud) geschult. Schon zu Beginn wird klar, dass dieses Training anders ist. Denn um das Training zu beginnen, muss der Teilnehmende nicht etwa „Training jetzt starten“ anklicken, sondern es erscheint der Text: „Willkommen in Fraud City. Die Stadt „frisst“ ihre Bewohner mit Haut und Haar. Hoffen wir, dass du der Stadt gewachsen bist. Betreten auf eigene Gefahr“.

Im Verlauf des Trainings begleitet der Teilnehmende Dectevice Fraudless, der Betrugsfälle untersucht. Gleichzeitig wird spielerisch erlernt anhand welcher Kriterien man Betrugsfälle erkennen kann. Darüber hinaus findet eine Sensibilisierung für auffällige Verhaltensmuster statt.

Wem solche individuellen Trainings zu aufwendig sind, der hat die Möglichkeit aus zahlreichen vorgefertigten Lerninhalten zu wählen, sogenannten Off-The Shelf Contents (OTS Training). Diese können insbesondere dann geeignet sein, wenn es sich um Inhalte oder Zertifizierungen handelt, die aufgrund von regelmäßigen Updates, Gesetzesänderungen oder neuen Richtlinien, angepasst werden müssen.

Etwa für Produktschulungen, wie beispielsweise in der Versicherungs-, Banken-, aber auch der Pharma- oder Medizinbranche eignen sich solche Trainings „von der Stange“ ideal. Achten sollte man allerdings darauf, dass Anbieter über die entsprechenden Zertifikate und Akkreditierungen verfügen und garantieren können, dass Lerninhalte automatisch aktualisiert werden.

„Speziell für unser neues Standard-Training zum Thema Datenschutz haben wir schon wirklich tolles Feedback von Kunden erhalten. Das Design gefällt den Kunden, ist weder zu Comic-haft noch zu ernst.

Jemand schrieb außerdem, dass er das Training fachlich perfekt ausbalanciert finde. Andere Schulungen seien ihm zu oberflächlich gewesen oder fachlich so tief, dass man innerlich aussteigt. Das freut uns besonders, weil wir das Thema DS-GVO bewusst so aufbereiten wollten, dass jeder etwas damit anfangen kann. Für viele Mitarbeiter*innen ist es nicht notwendig gänzlich in die Tiefe einzusteigen, sondern sie müssen generell für das Thema sensibilisiert werden.“

Doch egal ob nun Individual- oder Standard Content; mit dem Training allein ist es nicht getan, solange keine Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist. Am besten funktioniert das in einem entsprechenden LMS, welches es Admins ermöglicht, Trainings zielgruppenspezifisch zuzuweisen. Hierbei sollten auch Endpunkte gesetzt werden und ein Eskalationsmanagement eingerichtet werden können.

Gehört etwa Versicherungsexpertin Frau Müller zu der Gruppe von Mitarbeiter*innen, die eine bestimmte Zahl an IDD-Points erfüllen muss, kann der Administrator entsprechende Kurse im System so anlegen, dass sie automatisch daran erinnert wird. Hat sie das Tranig bis zu einem bestimmten Datum nicht abgelegt, erhält sie wiederholte Erinnerungen per E-Mail und ab einem bestimmten Zeitpunkt kann auch der direkte Vorgesetzte informiert werden.

Worauf sollten Kunden beim Kauf von Compliance Trainings also achten? Sven R. Becker fasst zusammen:

1. Werden Sie sich zunächst über ihre Zielgruppe klar. Muss die Zielgruppe tiefergehendes Fachwissen erwerben, oder geht es eher um eine Sensibilisierung? Je nachdem wie Sie diese Frage beantworten, muss sich das in der fachlichen Tiefe widerspiegeln.

2. Grundsätzlich sollte es unternehmensweit ein Grundverständnis für sensible Themen geben, quasi ein Compliance Mindset. Innerhalb dieses Mindsets müssen einzelne Trainings und Maßnahmen angesiedelt sein. Wichtig ist hierbei unbedingt, dass die Geschäftsführung als Vorbild agiert – daher bietet sich bspw. an, die GF mit in das Training zu integrieren und auch realistische Fallbeispiele zu entwerfen, in denen sich die Lerner wiedererkennen.

3. Je generischer der Inhalt, umso besser eignen sich Standard-Schulungen, da sich um die Aktualität der Anbieter kümmern muss. Ist ein Thema Industrie- oder sogar unternehmensspezifisch, sollte auf eine individuelle Schulung oder einen Mix aus Standard- und individuellem Training gesetzt werden.

4. Fragen Sie sich, wie lange Sie ein Training nutzen möchten. Müssen Inhalte häufig angepasst werden, sind OTS-Inhalte die naheliegende Wahl. Zertifizierungen und garantierte Aktualisierungen müssen dabei gewährleistet sein.

5. Don’t call it Compliance Training! Schon der Begriff ist für viele Mitarbeiter*innen häufig ein rotes Tuch. Warum nicht einmal mutig sein und andere Namen finden? Überraschen Sie Ihre Lerner mit Trainings, die polarisieren und hervorstechen. So bleiben Inhalte besser im Gedächtnis als mit langweiligen 0-8-15 Schulungen und Sie schaffen es vielleicht sogar, dass die Mitarbeiter*innen das Training genießen – ohne Gähnanfälle.

Dass Investitionen in digitale Trainingsplattformen und in E-Learning allgemein in Zeiten von Corona ansteigen, dürfte wenig überraschen. Dies ist allerdings kein neuer Trend, wie Zahlen der Fosway Group von 2019 belegen. Schon im letzten Jahr gaben über 60% der befragten Unternehmen an, dass ihre Ausgaben insbesondere für Lernplattformen und E-Learning Inhalte deutlich angestiegen sind.

Doch mit steigender Zahl der digitalen Trainings und höheren Kosten, steigt nicht nur der Qualitätsanspruch auf Lerninhalte, sondern auch die Frage nach dem Business Outcome, also dem Wert für das Unternehmen, gerät zunehmend in den Fokus. Was genau lernen MitarbeiterInnen zu welchem Zweck, und inwiefern bringt das mein Unternehmen weiter? Wie kann ich einen Zusammenhang zwischen Fortbildungen und beispielsweise dem Umsatz feststellen?

Genau an diesen Stellen kommt das Thema Learning Analytics ins Spiel. Was es damit genau auf sich hat und wie man den Nutzen für das Unternehmen sinnvoll abbilden kann, hier auf einen Blick:

Interessant wird es, wenn mittels Learning Analytics bestimmte Daten in Relation zu anderen gesetzt und in Hinblick auf den Business Outcome betrachtet werden. Ein Beispiel: In einer bestimmten Region lässt sich ein stärkerer Zuwachs an gebuchten Schulungen und Kursabschlüssen verzeichnen. Der Umsatz stagniert jedoch, wohingegen in einer vergleichbaren Region der Umsatz nach derselben Anzahl an Trainingsstunden stark anwächst. Um aus diesen Zahlen fundierte Schlussfolgerungen ziehen zu können, muss die Analyse tiefer gehen.

Es müssen die richtigen Fragen gestellt werden, wie etwa: Wie haben die Teilnehmenden die Kurse bewertet? Haben die gebuchten Kurse zum Niveau gepasst oder fühlten sie die Lerner über- oder unterfordert? Wie hoch war die Abbrecherquote? Entsprach der Kursinhalt überhaupt dem, was die MitarbeiterInnen in dieser Region benötigen?

Lässt sich anhand dieser Antworten feststellen, dass eine Diskrepanz zwischen Kursinhalt und Erwartung lag, kann nachgebessert werden. In Kombination mit Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI), können an dieser Stelle auch Handlungsempfehlungen abgeleitet werden.

Learning Management Systeme halten eine Vielzahl rollenspezifischer Standardreports bereit, die Aussagen zu qualitativen und quantitativen Elementen im Bereich Lernen zur Verfügung stellen. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, die relevanten Daten auszuwählen und daraus personalisierte Reporting Dashboards zusammen zu stellen, die auf Wunsch zu bestimmten Terminen automatisch generiert werden können. Die Visualisierung kann über Kuchen-, Balken-/Säulen- oder Liniendiagramme geschehen und individuell festgelegt werden.

Wolfram Jost, Produktvorstand der imc, fordert Unternehmen auf, den Business Outcome in Beziehung zu Lerninhalten zu setzen und fasst zusammen: „Learning Analytics muss dazu genutzt werden, die Performance der MitarbeiterInnen so zu fördern, dass dies auf die Unternehmensziele und den Business Outcome einzahlt. Einen Mehrwert der Weiterbildungsprogramme kann ich nur dann erkennen, wenn ich die Unternehmenszahlen in die Analyse miteinbeziehe.“

Seine drei wichtigsten Tipps, um das Thema Learning Analytics und Business Outcome anzugehen lauten:

Für eine zuverlässige Analyse brauchen Sie eine zunächst eine hohe Datenquantität (Massive Data), aber im zweiten Schritt vor allem eine hohe Datenqualität und regelmäßige Reports. Kontinuität und regelmäßige Updates der Daten sind hierbei sehr wichtig.

Außerdem sollten Sie darauf achten, dass die jeweiligen Stakeholder auch in der Lage sind, die gewonnen Daten sinnvoll interpretieren um das Potenzial richtig nutzen zu können.
Vorsicht auch vor dem „Dictatorship of Data“, bei der anstatt des Menschen, die Daten die Entscheidungsgewalt innehalten. Datenanalysen können die Verantwortlichen unterstützen, sollten aber kritisch geprüft werden.

Ich war letzte Woche endlich mal wieder im Büro. Für mich bedeutet das: Nicht mehr den ganzen Tag zuhause sitzen und vor allem KollegInnen treffen, ohne sich explizit dazu verabreden zu müssen! Ein kurzes Gespräch beim Kaffee oder schnell nach nebenan gehen, um zu fragen, wie es bei Kunde XYZ gerade läuft, statt jedes Mal extra anrufen oder schreiben zu müssen – herrlich!
Von manchen Leuten immer noch als „Zeitverschwendung“ kritisch beäugt, ist ein solcher Austausch jedoch weit mehr als eitles Geplauder – er fällt in die Kategorie des informellen Lernens oder auch "informal learning".

Diese Wissensbeschaffung passiert zumeist ohne dass wir weiter darüber nachdenken oder uns des Lernens bewusst sind. Tatsächlich nutzt jeder von uns informelles Lernen ständig: sei es indem wir etwas googlen, jemand eine Teams-Message schreiben, bei Wikipedia nachlesen oder eben zur Kollegin nebenan gehen, um etwas zu erfragen.

Das so erworbene Wissen können wir uns häufig sogar besser merken als etwas, dass wir irgendwann einmal auswendig gelernt haben, da wir die Information unmittelbar verarbeiten und nutzen.

Nick Petch, Head of Learning Experience and Design Strategy bei imc, beschäftigt sich seit Jahren mit informellem Lernen und bringt das Thema wie folgt auf den Punkt: „Beim formalen Lernen ist es ähnlich wie beim Busfahren. Ich entscheide zwar wo und ob ich einsteige, aber die Entscheidung wohin und wie schnell ich fahre trifft der Busfahrer.

Beim informellen Lernen ist es mehr wie beim Fahrradfahren: Ich selbst entscheide wohin ich über welchen Weg und mit welcher Geschwindigkeit komme und ob ich die Strecke durchfahre oder mir zwischendurch eine Pause gönne.“

Jedoch fehlt es in vielen Unternehmen am nötigen Bewusstsein, dass auch ein solcher informeller Austausch sehr wichtig sein kann. Häufig widmen Unternehmen ihre gesamte Aufmerksamkeit formalen Weiterbildungen. Dass dies nicht zielführend sein kann, zeigen Studien wie die des US-amerikanischen Education Development Center (EDC): Rund 70 % der Kompetenzerweiterungen im betrieblichen Kontext geschehen durch informelles Lernen. Lediglich die restlichen 30 % sind das Ergebnis klassischer Personalentwicklung.

Daher ist es wichtig, eine ausgewogene Mischung aus formalem und informellem Lernen zu finden. Nick Petch führt aus: „Beides muss aufeinander aufbauen. Auch das formale Lernen ist immens wichtig, denn hier lerne ich, wie man überhaupt lernt. Lernen ist eine Fähigkeit, die es Menschen ermöglicht, selbst zu entscheiden, wann und wie sie informelles Lernen einsetzen. Wenn man seine Mitarbeiter weiterbildet, um diese Fähigkeiten zu schärfen, wird das Unternehmen agiler und besser in der Lage sein, flexibel auf Veränderungen oder herausfordernde Zeiten zu reagieren.“

Konkret bedeutet das: Unternehmen müssen ihre MitarbeiterInnen darin schulen, möglichst schnell an Wissen zu gelangen und versuchen, dieses zumindest ansatzweise in einem System abzubilden. Denn durch die Dokumentation wertschätzt man das erworbene Wissen einerseits und stellt es andererseits weiteren MitarbeiterInnen zur Verfügung.

Um unnötige Log-ins zu vermeiden, empfiehlt es sich Systeme zu nutzen, in die der User sich regelmäßig einloggt, also beispielsweise das Learning Management System (LMS) des Unternehmens. Wird das so erworbene Wissen auch hier wenigstens in Teilen aufgenommen, wird es auch im Profil des Mitarbeiters selbst angezeigt und bei entsprechender Verknüpfung, beispielsweise mit dem internen Wiki, können KollegInnen erfahren, wer ihnen weiterhelfen kann.

Genau an dieser Stelle beißt sich die Katze jedoch in den Schwanz: Wie ist es möglich, ein informelles Instrument in formale Strukturen zu überführen?

Damit die Übertragung gelingt, müssen das Prinzip und die Wertschätzung dem informellen Lernen gegenüber fest in der Unternehmenskultur verankert werden. Es muss eine sogenannte Kultur des „sharing is caring“ geschaffen werden.

Das heißt: das Wissen darf nicht mehr nur zentral bei einzelnen Abteilungen oder einzelnen Personen liegen, sondern muss dezentral verfügbar sein. Eine solche Dezentralisierung kann dann auch den Verlust einzelner MitarbeiterInnen abfedern. Gelingt dies, haben Unternehmen einen enormen Vorteil gegenüber Wettbewerbern.

Neben dem Zugang zu explizitem Wissen, also Dokumente, Wikis, Blogs etc. ist das auch der unkomplizierte Zugang zu Kollegen und Fachexpertinnen, die „on demand“, also im Bedarfsfall angesprochen werden können, sehr wichtig. Hierfür können Unternehmen Strukturen wie Communites of Practice, Working out Loud- Circle, Experten-Profile oder beispielsweise in Teams einzelne Kanäle explizit dafür nutzen, die Vernetzung zu steigern.

Informelles Lernen im System sichtbar machen
Geben Sie dem Thema Raum. Motivieren Sie Mitarbeiter, in internen Blogs oder Wikis aktiv zu werden und ihr Wissen zu teilen. Eine weitere Möglichkeit sind regelmäßige Feedback-Runden nach abgeschlossenen Projekten, bei denen die Lessons-learned geteilt und festgehalten werden.

Coaching & Mentoring
Gespräche sind mit die wertvollsten Quellen informelles Lernen. Schaffen Sie daher Möglichkeiten zum regelmäßigen Austausch. Dies kann beispielsweise durch (abteilungsübergreifendes) Coaching und Mentoring geschehen. Finden Sie die „Early Adaptors“, also diejenigen im Unternehmen, die sich auf Neuerungen freuen und diese immer als Erste anwenden. Nehmen Sie diese KollegInnen mit ins Boot, um den Wissenstransfer aktiv zu fördern.

Eine offene Lern-Kultur schaffen
Dieser letzte Rat klingt in der Tat einfacher als er ist und doch ist er essenziell: Fehlt es im Unternehmen an einer offenen Lernkultur und ist die Weitergabe von Wissen nicht fest im Mindset jedes einzelnen Mitarbeiters auf sämtlichen Ebenen verankert, wird es mit dem informellen Lernen schwer.
Sharing is caring! Dass einzelne Mitarbeiter ihr Wissen wie einen Schatz horten und diesen nicht mit anderen teilen, muss ein no-go sein. Dazu braucht es Vertrauen und eigenständiges Arbeiten miteinander. Flache Hierarchien sind hierbei sehr hilfreich, auch bei der Bildung von Communities of Practise. Ebenfalls hilfreich bei der Bildung einer offenen Lernkultur sind entsprechende Räumlichkeiten, in denen sich Mitarbeiter unkompliziert treffen, austauschen und absprechen können.

Der neue Anbieter sollte über ausreichend Erfahrung in der Datenmigration verfügen und individuell darauf eingehen, was der Kunde benötigt und keine one-size-fits-all Lösungen anbieten. Da eine 1:1 Übertragung höchstwahrscheinlich nie möglich ist, sollten Sie darauf achten, dass der neue Anbieter Sie ausreichend berät und den Zweck aller Datenbits versteht, um diese in das neue System zu übersetzen.

Die Migration sollte zudem auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Je nach Anforderung kann dies auch mit einer Standard-Migration geschehen, oder aber durch die Anfertigung kundenspezifischer Skripte.

Eine Migration verläuft in unterschiedlichen Phasen. Andreas Pohl, Director Research & Development bei imc empfiehlt: „Grundsätzlich sollte eine Migration immer als ein gesamtes Projekt verstanden werden. Dies ist besonders in Hinblick auf die Einrichtung der neuen Software in Verbindung mit der Datenmigration wichtig. Diese Kombination ist essenziell um zum Go-Live mit den benötigten Daten im neuen System weiterarbeiten zu können. Wir unterteilen ein solches Projekt in insgesamt zehn Phasen.“ Diese sind:

Besprechung, Analyse und Definition der zu migrierenden Daten und Verarbeitung
Spezifikation des Migrationsprozesses bzw. Formats in einer Dokumentation
Anbieter entwickelt Skript gemäß der vereinbarten Spezifikation
Kunde bereitet Daten und Dateien gemäß vereinbarter Spezifikation vor
Ausführung der Skripte in der Testumgebung*
Ausgabe von Fehlern in eine Protokolldatei*
Qualitätsprüfungen seitens Anbieter und Kunden*
Korrekturschleife an Daten und Skripten*
Durchführung der tatsächlichen Migration in der Produktionsumgebung
Abschließende Verifizierung & Abzeichnung

*die Schritte 5-8 werden in komplexen Migrationsprojekten mehrfach durchgeführt.

Grundsätzlich können erst einmal (fast) alle Daten migriert werden. Die Frage ist viel mehr, für welche Daten dies überhaupt sinnvoll ist und vorweg: Keine Migration ist ein Selbstläufer sondern mit Aufwand verbunden und muss genau geplant und besprochen werden. Im Idealfall relativ unproblematisch ist die Migration von:

Nutzerdaten
Lernhistorie
Kurs- und Lerninhalten
Trainingslocations
Kurse und Programme
Jobprofile und Kompetenzen bzw. Kompetenzprofile
Testfragen

Bei der Migration von Daten wie Schulungs- und Kurshistorie kommt es zudem auf die Komplexität der Inhalte an. Teilweise ist diese standardmäßig möglich, es können aber auch spezielle Skripte benötigt werden, wenn bspw. zahlreiche Informationen wie Zertifikats- und Kompetenzzuweisung verknüpft sind.

Migrationsprojekte werden meist dreistufig betrachtet. In Stufe eins, wenn lediglich Nutzerdaten mit Lernhistorie übertragen werden müssen, kann der Prozess innerhalb einer Woche abgeschlossen sein. Für solche Fälle gibt es Standardsets mit Importskripten, die eine rasche Migration ermöglichen.

Je komplexer ein System, desto länger dauert jedoch die Migration und pauschale Aussagen sind hier schwierig zu treffen. Grundsätzlich kann ein Zeitraum von drei Monaten für die Überführung der Daten bis zum Testing realistisch sein.

Zudem spielen für Projektdauer weitere Punkte eine Rolle, deren Aufwand häufig nicht im Vorfeld abzuschätzen ist. Diese sind unter anderem:

Datenkomplexität
die Menge der zu erwarteten Daten und deren Zustand (Bereinigung erforderlich oder nicht?)
die Abhängigkeit von nicht entwickelten/konfigurierten Funktionen
Entwicklungsressourcen für Skripte
uvm.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass jede Migration sehr gute Planung und Vorbereitung erfordert, da viele Faktoren berücksichtigt werden müssen. Dadurch, dass eine Abhängigkeit von externen IT-Ressourcen oder Drittanbietern besteht, gilt es eine Migrationsspezifikation möglichst früh zu dokumentieren. Erfolgt die Migration aufgrund eines gezwungenen Anbieterwechsels, ist es umso wichtiger dafür zu sorgen, dass Daten und Zugänge des Legacy-Systems zur Verfügung stehen.

Auch wenn dies alles erst einmal nach viel Aufwand klingt, kann sich die Arbeit durchaus lohnen. Jeder Anbieterwechsel sollte als Chance betrachtet werden, Altlasten loszuwerden und verbesserte Prozesse zu implementieren. Wichtig ist vor allem, einen Anbieter zu wählen, der über die nötige Erfahrung sowohl in Beratung, Planung als auch Umsetzung verfügt und ähnliche Projekte nachweislich erfolgreich durchgeführt hat.

28% aller neuen Mitarbeiter kündigen noch innerhalb der Probezeit oder treten nicht einmal den ersten Arbeitstag an. Außerdem gehen Mitarbeiter, die schlecht eingearbeitet wurden, doppelt so oft wie solche, mit gelungenem Onboarding.

Diese Zahlen von Haufe sollten Unternehmen aufschrecken, denn Neueinstellungen gestaltet sich in Zeiten des „War of Talents“ extrem zeit- und kostenintensiv. Dabei kann ein durchdachtes Onboarding Konzept direkt in bestehende Learning Management System (LMS) integriert werden.

Allerdings klingt einiges von dem, was heute bereits möglich ist, selbst für viele LMS-Verantwortliche nach Science-Fiction. Daher reisen wir einmal mit einer neuen Kollegin in ein Onboarding der sehr nahen Zukunft und erleben, wie dieses aussehen könnte.

Gerade die ersten Wochen sind entscheidend um neuen KollegInnen im Unternehmen willkommen zu heißen. Ihnen muss ein Gefühl der Zusammengehörigkeit vermittelt werden, um letztlich die Basis für eine dauerhafte Verbundenheit zum Unternehmen zu schaffen.

Hierbei sind neben Empathie auch klare Onboarding-Prozesse ein Muss. Selbst große Unternehmen, die eigentlich mittels bestehender Learning Management Systeme eine optimale Infrastruktur hätten, um Onboarding-Prozesse effizient zu gestalten, wissen häufig nicht, was überhaupt möglich ist. Daher begleiten wir in diesem Artikel unsere fiktive Mitarbeiterin namens Hanna, deren Einarbeitung etwas anders verläuft…

Hanna ist aufgeregt. Sie hat eben den Vertrag für ihre neue Stelle unterzeichnet. Sie wechselt von einer großen Bank, bei der sie einige Jahre im Bereich der Vermögensberatung gearbeitet und dabei jede Menge Weiterbildungen absolviert hat. Meist waren dies klassische Präsenztrainings, aber auch einige, zumeist gähnend langweilige, online-Schulungen.

Sie befürchtet, dass sie bei ihrem neuen Job in einem Unternehmen, in dem sie ähnliche Aufgaben übernehmen wird, dieselben öden Inhalte noch einmal über sich ergehen lassen muss. So war es nämlich bei ihrem letzten Jobwechsel auch. Schon beim Gedanken an ein erneutes 0-8-15 Erste-Hilfe Trainings seufzt sie innerlich. Hanna ist seit Jahren zertifizierte Erst- und Brandschutzhelferin.

Genau zwei Wochen vor ihrem ersten Tag flattert Hanna eine freundliche E-Mail ins Postfach, mit der Aufforderung, dem firmeneigenen Learning Management System ihres neuen Arbeitgebers beizutreten. Sie weiß nicht so recht was sie davon halten soll, soll sie etwa jetzt schon arbeiten?!

Die Neugier siegt und siehe da: Statt Arbeitsaufträge zu erhalten, begrüßt sie ein Chatbot, der an eine Mischung aus Wall-E und R2D2 erinnert. Der Assistent stellt sich mit dem originellen Namen „Robby“ vor und führt Hanna virtuell durch ihr neues Büro, stellt ihr die anderen Teammitglieder mit Bild vor und zeigt ihr, wo sie sitzen wird. Er verrät ihr auch ihre künftige E-Mail-Adresse und welche (mobilen) Geräte an ihrem ersten Tag an ihrem Platz auf sie warten werden.

Dann erkundigt er sich, wie sie ins Büro kommen möchte, ob sie öffentliche Verkehrsmittel, das Auto oder beides nutzen möchte. Sie wählt „beides“ und erhält prompt eine Übersicht über sämtliche Anbindungen und Parkmöglichkeiten. Außerdem zeigt Robby ihr, wer an ihrem ersten Tag am Empfang sitzen wird und ihr die Zugangskarte geben wird.

Weiter erklärt der kleine Chatbot, welche Kommunikationstools im Unternehmen angewendet werden und mit welchen weiteren Tools Hanna künftig arbeiten wird. Sie hat nun die Möglichkeit, sich diese Tools schon vorab anzuschauen, erhält aber die Information, dass sie zu allen Tools innerhalb der ersten Woche eine persönliche Einarbeitung von ihrer Führungskraft erhalten wird.

Robby beendet seine Tour mit den Worten: „Wir freuen uns, dich bald bei uns begrüßen zu dürfen, wenn du noch Fragen hast, chatte mich einfach an und ich helfe dir gerne weiter!“

Der Tag der Wahrheit ist gekommen: Der erste Tag beginnt und Hanna ist erst mal baff. Zusammen mit anderen neuen KollegInnen soll sie, mit Smartphone bewaffnet, eine Art digitale Schnitzeljagd durch die Firma absolvieren. An bestimmten Büros bekommt sie eine Benachrichtigung wie: „Begrüße Peter! Peter ist für deine Dienstreisen und Finanzen zuständig“, heißt es da beispielsweise.

An ihrem neuen Arbeitsplatz, neben Kollegen, die sie dank Robby schon vorab getroffen hat, wird sie gebeten sich ins Learning Management System einzuloggen und einen Test zu absolvieren. Doch statt eines typischen langweiligen Multiple Choice Tests, wird sie erneut von Robby begrüßt, der sie durch die verschiedenen Abteilungen und Prozesse führt und zu einem interaktiven Quiz einlädt. Selbst die Schulungen zu Datenschutz, Cybersecurity oder Erste Hilfe gestalten sich überraschend angenehm. Als sie ihre Qualifikationen als Erst- und Brandschutzhelferin angibt, wird sie gebeten, ihr Zertifikat hochzuladen und darf alle folgenden Fragen in diesem Bereich überspringen. Robby fragt sie auch direkt, ob er sie als Ersthelferin ins System aufnehmen darf. Hanna bejaht.

Auch bei den weiteren Fragen passt sich das System ihrem Wissenstand an und geht darauf ein. Das Programm merkt, in welchen Bereichen Hanna bereits fundierte Kenntnisse hat und stellt entweder schwierigere Fragen oder überspringt einzelne Abschnitte. Am Ende des Trainings verabschiedet sich Robby mit den Worten: „Danke für deine Unterstützung, du bist ja schon ein echter Profi! Ich werde deinen Onboarding-Plan und deine Schulungen dementsprechend anpassen.“

Tatsächlich lernt Hanna in den folgenden Trainings ausschließlich neue Inhalte, muss sich selbst einschätzen und erhält ein maßgeschneidertes Konzept, das auf ihre persönlichen Entwicklungsziele abgestimmt ist. Wann sie lernt, bleibt ihr hierbei komplett selbst überlassen, lediglich bis wann sie alle Trainings beendet haben soll, wird von ihrem Vorgesetzten vorgegeben.

Auch die Art und Weise des Lernens ist auf ihre persönlichen Bedürfnisse abgestimmt. Sämtliche Trainingsinhalte gibt es in verschiedenen Formaten und Hanna kann sich aussuchen, wie sie am liebsten lernen möchte. Hierzu muss sie keine weiteren extra- Tests absolvieren, sondern anhand der Trainings, die sie sowieso schon absolviert hat, hat der Algorithmus verstanden, welche Methoden für sie am geeignetsten sind und schlägt ihr entsprechende Trainings vor. Gefallen ihr diese nicht, kann sie aber jederzeit zu anderen Formaten wechseln.

Nach einigen Wochen stößt Hanna während ihrer Arbeit spontan auf eine Frage. Diese gibt sie im Intranet ein und wird sofort auf ein entsprechendes Training verwiesen. Neben dem konkreten Trainingsangebot werden ihr jedoch auch weitere KollegInnen angezeigt, die sie zu diesem Thema anschreiben könnte. Bei Fragen zu Hannas Spezialgebieten wird wiederum sie direkt als Expertin angezeigt.

Zusätzlich hat sie jederzeit die Möglichkeit, mithilfe intuitiv bedienbarer Tools innerhalb kürzester Zeit eigene Trainings zu erstellen. Die Vorlagen stehen im System bereit und sie kann sich aussuchen, ob sie lieber Text einsprechen möchte, tippt, eine Präsentation erstellt oder Diagramme einstellt. Der Inhalt wird dann automatisch designed und in verschiedenen Formaten zur Verfügung gestellt. Das Training erfolgt in sogenannten Learning Nuggets, also kleineren Lerneinheiten von maximal drei Minuten.

Hannas Profil ist nach nunmehr drei Monaten mittlerweile mit ziemlich vielen Informationen gefüllt. Sie hat schon in den ersten Wochen mit ihrer Führungskraft besprochen, in welche Richtung sie sich entwickeln möchte, was benötigte Kompetenzen und Skills sind und wie sie diese erreichen kann.

Sie möchte im nächsten halben Jahr ihr Englisch weiter verbessern und könnte sich außerdem vorstellen, fachliche Führungsaufgaben zu übernehmen.

Dazu hat sie eine Selbsteinschätzung abgelegt, die ihre Führungskraft bestätigen musste. Resultierend daraus wurde im System ihr Skill-Profil mit einer IST- und einer SOLL- Anzeige angelegt. Für jedes weitere Training, dass Hanna entweder erstellt oder absolviert, verbessert sich der IST-Wert und sie sieht, welche Kurse ihr helfen würden, sich weiter zu verbessern.

Hannas Onboarding ist nach sechs Monaten komplett abgeschlossen, sie fühlt sich angekommen und gut aufgehoben. Dann stellt ihre Führungskraft ihr einen Termin ein, zusammen mit der Abteilungsleiterin. Mit einem etwas mulmigen Gefühl geht sie dorthin und fragt sich, ob ihre Einschätzung zu ihrer Leistung doch falsch war.

Im Gespräch erfährt sie stattdessen, dass in einer anderen Abteilung ein Mitarbeiter überraschend gekündigt hat. Der Skill-Abgleich der Stelle hat ergeben, dass Hanna bereits 80% der Anforderungen an diese Position erfüllt. Sie muss zwar noch im Bereich Mitarbeiterführung geschult werden, aber die Vorgesetzten sind sich einig, dass sie das rasch meistern wird. Hanna nimmt an und ist somit nach nur einem halben Jahr befördert worden.

So weit, so gut. Doch was aus diesem Szenario ist nun Wunschvorstellung und was schon heute Realität?

Tatsächlich ist fast jedes der beschriebenen Szenarien bereits heute möglich oder wird in sehr kurzer Zeit umsetzbar sein; jedoch nutzen Unternehmen tatsächlich nur einen Bruchteil der beschriebenen Optionen und Szenarien. Für jeden Job eigene Skills zu erstellen, Lernpfade zu entwickeln, diese mit Kompetenzen zu verknüpfen, ist aufwendig. Doch diese Themen, auch in Kombination mit kompetenzbasierten Jobprofilen anzugehen und in den Onboarding-Prozess zu integrieren, lohnen sich gerade in Zeiten des Fachkräftemangels enorm.

Daher hoffen wir, dass Hannas Geschichte bald nicht mehr nur Science-Fiction ist.

Wenn Sie dabei Hilfe benötigen, schauen Sie beispielsweise in unser E-Book zum Thema Kompetenzbasiertes Lernen oder kontaktieren Sie uns direkt unter [email protected].

Die Einführung eines Learning Management Systems (LMS) ist für Unternehmen eine langfristig wegweisende Entscheidung. Damit diese erfolgreich gelingt, sollten Verantwortliche keinesfalls die eigenen Stakeholder unterschätzen oder gar vergessen. Einzelne Abteilungen haben unterschiedliche Interessen, Anforderungen und Perspektiven.

Bezieht man etwa Datenschutzbeauftragte, Betriebsrat oder Personalabteilung zu spät mit ein, kann es zu vermeidbaren Verzögerungen und unnötigen Konflikten kommen. Deshalb gilt es, Stakeholder frühzeitig ins Projekt zu integrieren. Hierfür haben wir einige Experten-Tipps und eine Checkliste zusammengestellt.

Ist die Entscheidung gefallen ein Learning Management System anzuschaffen, geht die eigentliche Arbeit erst los. Häufig sind Verantwortliche, nach meist langem Ringen um eine Entscheidung, dann hoch motiviert und wollen schnellstmöglich mit Anbieterauswahl und Umsetzung beginnen. Dabei vergessen sie allerdings zu oft, wichtige Stakeholder im eigenen Unternehmen rechtzeitig zu involvieren. Findet kein frühzeitiger Austausch über Zuständigkeiten, Anforderungen oder mögliche Risiken statt und werden andere Abteilungen und Mitarbeiter außen vorgelassen, sind Probleme vorprogrammiert.

Florian Casper, Datenschutzbeauftragter der imc, warnt davor Stakeholder zu ignorieren: „Es ist enorm wichtig seine Interessensgruppen zu kennen und rechtzeitig zu involvieren. Betriebsräte, Datenschutzbeauftragte und IT-Abteilungen tragen allesamt einen hohen Grad an Verantwortung, wenn es um die Verarbeitung von personenbezogenen Daten geht. Für diese Stellen ist es deshalb umso ärgerlicher, wenn sie vor vollendete Tatsachen gestellt werden.

Wir haben schon mehrfach erlebt, dass LMS-Einführungsprojekte ins Stocken geraten sind, weil die oben genannten Stakeholder nicht über die geplante Anschaffung informiert wurden. Eine frühzeitige und transparente Involvierung der genannten Stellen schützt vor überflüssigen internen Reibereien, sichert einen unkomplizierten Projektablauf und spart im Übrigen auch kostspielige Mehraufwände, die durch Projektverzögerungen oder -abbrüche entstehen.“

Wie wichtig es ist die Stakeholder rechtzeitig mit ins Boot zu holen betont auch Elisabeth Schulze Jaegle. Die selbständige Expertin für Digitales Lernen und agile Lerndesings vermittelt häufig zwischen einzelner Interessensgruppen und rät zu frühzeitigen Gesprächen.

Vor allem in Hinblick auf den Betriebsrat mahnt sie: „Eine nachhaltige und erfolgreiche LMS-Einführung kann ohne partnerschaftliche Zusammenarbeit mit der Mitbestimmung, also dem Betriebsrat, nicht gelingen. Dieser hat, im Besonderen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, ein umfassendes Mitspracherecht. Er sollte von Anfang an positiv miteinbezogen werden und kann zudem ein überaus starker Partner für die Personalentwicklung sein.“

Typischer Einwand
Ein LMS ist mit Ausgaben verbunden, bringt aber keinen Gewinn.

Antwort
Ein gutes LMS hilft Nutzern sichtbar effizienter zu arbeiten und Talente zu fördern. Das bringt die Organisation weiter. Kosten werden langfristig gesenkt.

Über Learning Analytics werden zudem der Outcome für die Organisation ermittelt. Das bedeutet, dass Lernen erfolgt nicht nur des Lernens willens, sondern entlang der Unternehmenskennzahlen.

Wann und wie informiere ich?
Die GF bzw. der Geldgeber trifft die Entscheidung. Er muss das Projekt und die Kosten freigeben. Informieren Sie daher regelmäßig über geplante Schritte und umgesetzte Meilensteine.

Tipp: Erstellen Sie frühzeitig einen Business Plan und führen sie die Effekte für die Organisation auf – bestenfalls mit klaren Indikatoren (Finanz- und Effizienzzahlen) anstatt auf weiche Faktoren zu setzen.

Typischer Einwand
1. Es gibt keine Ressourcen, um ein solches System zu managen.
2. Die Mitarbeiter (vor allem ältere) werden das System nicht akzeptieren.

Antwort
1. Training erfolgt heute schon => ein Mehraufwand ist nicht gegeben, im Gegenteil erlaubt ein LMS eine dezentrale Organisation. Dem entgegen steht eine einer zentralen Administration, die einzelne Personen beschäftigt.

2. Ein gutes LMS passt sich an die Bedürfnisse unterschiedlicher Nutzergruppen an. Eine einfache und intuitive Bedienung motiviert auch ältere Mitarbeiter. Die Personalabteilung (PA) als eine zentrale Anlaufstelle sollte bereits bei der Anbieterauswahl zu Rate gezogen zu werden, um zu klären welche Daten und Schnittstellen benötigt werden.

Wann und wie informiere ich?
Insbesondere für interne PA und Personalentwicklungsprozesse sollte die PA frühzeitig hinzugezogen werden.

Nicht zu unterschätzen ist hierbei die Frage nach dem System Owner => häufig geht man davon aus, dass die Personalabteilung per se der System Owner ist. In den meisten, professionalisierten Unternehmen gründet sich jedoch eine eigene L&D Abteilung, die das Management für PE mit übernimmt.

Typischer Einwand

1. Es gibt keine Ressourcen, um ein solches System zu managen.

2. Die Mitarbeiter (vor allem ältere) werden das System nicht akzeptieren.

Antwort

1. Training erfolgt heute schon => ein Mehraufwand ist nicht gegeben, im Gegenteil erlaubt ein LMS eine dezentrale Organisation. Dem entgegen steht eine einer zentralen Administration, die einzelne Personen beschäftigt.

2. Ein gutes LMS passt sich an die Bedürfnisse unterschiedlicher Nutzergruppen an. Eine einfache und intuitive Bedienung motiviert auch ältere Mitarbeiter.

Wann und wie informiere ich?

Die Personalabteilung (PA) als eine zentrale Anlaufstelle sollte bereits bei der Anbieterauswahl zu Rate gezogen zu werden, um zu klären welche Daten und Schnittstellen benötigt werden.

Insbesondere für interne PA und Personalentwicklungsprozesse sollte die PA frühzeitig hinzugezogen werden.
Nicht zu unterschätzen ist hierbei die Frage nach dem System Owner => häufig geht man davon aus, dass die Personalabteilung per se der System Owner ist. In den meisten, professionalisierten Unternehmen gründet sich jedoch eine eigene L&D Abteilung, die das Management für PE mit übernimmt.

Typischer Einwand

Es sind nicht genug personelle Ressourcen für Implementation, Wartung und Support-Anfragen verfügbar.

Antwort

Ein gutes LMS verfügt über standardisierte Schnittstellen, die eine leichte Einbindung in die IT-Infrastruktur ermöglichen. Ein professioneller Dienstleiter unterstützt fortlaufend. Eine intuitive Bedienung beugt Support-Anfragen vor.
In Zeiten von Cloud gestalten sich die Projekte zudem einfacher und IT Ressourcen werden auf ein Mindestmaß reduziert.

Wann und wie informiere ich?

Die IT sollte im Rahmen der Anbieterpräsentationen und im Vorfeld zur Schnittstellendefinition hinzugezogen werden. Zudem muss geprüft werden, ob es grundlegende IT Richtlinien gibt (Security, cloud, …), welche die Anbieter bereits mit der Auswahl erhalten sollen.

Auch sollte mit der IT der spätere Support geklärt werden (Bsp: Wer übernimmt 1st- Level Support?)

Typischer Einwand

Es werden sensible Mitarbeiterdaten erhoben. Ein LMS ist nicht sicher genug.

Antwort

Ein durchdachtes Berechtigungskonzept verhindert, dass Daten in falsche Hände geraten. Ein seriöser Cloud-Anbieter gewährt die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben. Bei On-Premise-Lösungen bleiben die Daten grundsätzlich innerhalb der eigenen Organisation.

Wann und wie informiere ich?

Der Datenschutzbeauftrage hat eine beratende und begleitende Funktion. Er sollte vor der Beauftragung hinzugezogen werden, um die Verarbeitung personenbezogener Daten ganzheitlich zu überprüfen und ggf. Bedenken äußern zu können.

Zudem ist er bei der Auswahl des passenden Betriebsmodells behilflich und kann erforderliche Unterlagen zu datenschutzrechtlichen Fragen oder Anforderungen gemeinsam mit der IT Security und dem Dienstleister vorbereiten.

Typischer Einwand

Ich kann mich nicht selbstständig im System zurechtfinden. Mir fehlt die Zeit zum E-Learning.

Antwort

Ein benutzerfreundliches Design sorgt für eine intuitive Bedienung. Mobil verfügbare Microlearning-Häppchen ermöglichen Lernen während des täglichen Arbeitens – On-the-Job.

Wann und wie informiere ich?

Diese Gruppe wird gerne einmal vergessen, doch letztlich sind die Mitarbeiter die, für die ein LMS eingeführt wird. Deshalb informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die geplante Implementierung und stellen Sie Sie nicht vor vollendete Tatsachen!

Viele Bedenken oder Unklarheiten lassen sich durch eine gezielte Vorab-Kommunikation und Training verhindern.

Zusammenfassend rät Elisabeth Schulze Jaegle die einzelnen Stakeholder, insbesondere den Betriebsrat, als Partner und Promoter von Lernkultur und Lernangeboten zu sehen und nicht etwa als Verhinderer und Verzögerer.

Generell gilt: Stehen zentrale Interessensgruppen innerhalb des Unternehmens dem Projekt positiv gegenüber, kann dies bei der generellen Akzeptanz eine entscheidende Rolle spielen. Eine offene und frühzeitige Kommunikation legt den Grundstein für eine gelungenen LMS-Implementierung.

Machen wir uns nichts vor. Niemand hat Lust auf trockene Software-Schulungen und nur die wenigsten sind voll motiviert, wenn sie hören, dass es um ein Learning Management System (LMS) geht. Kommen dann noch unklare Aufgaben- und Teamstrukturen hinzu, ist die Begeisterung endgültig passé.

Genau hier will Sarah Hillmann Abhilfe schaffen. Sie ist seit über vier Jahren als Business Consultant und Training Specialist bei der imc in Melbourne und arbeitet daran, Kunden die IMC Learning Suite, das hauseigene LMS, auf informative und unterhaltsame Weise näherzubringen. Im Interview spricht sie über Herausforderungen ebenso wie Chancen und verrät, welche Fehler Kunden vor der Anschaffung vermeiden sollten.

Es gab eine dreitägige Schulung mit allen, die später als Administratoren in unterschiedlichen Rollen mit dem LMS arbeiten. Hierzu muss man sagen, dass die Administratoren beispielsweise Mitarbeiter aus der Personalabteilung oder anderen Fachabteilungen sind, also Leute ohne IT-Hintergrund. Teilweise haben sie dann bei den Schulungen zum ersten Mal überhaupt ein solches System gesehen, was etwas einschüchternd wirken konnte. Sie hatten die Befürchtung oder auch Erwartung, dass sie innerhalb von drei Tagen alles über das LMS wissen sollten, was natürlich völlig unrealistisch ist.

Die Schulungen an sich bestanden dann hauptsächlich aus jeder Menge Folien, was viele Kunden etwas erschlagen hat.
Mein Ziel war es, den Kunden da abzuholen wo er ist und ihn Schritt für Schritt mit dem System vertraut zu machen. Dafür habe ich den "Learning Suite Champion Path" entwickelt, der direkt im LMS abgehalten wird und aus mehreren Schritten besteht.

Der Kunde erhält zu Beginn eine Willkommens-E-Mail mit allen Infos zu den nächsten Trainings und dem Link zu unserem Kundenportal; darauf gehe ich später noch näher ein. Als nächstes gibt es ein Kickoff- Webinar zur Schulungsplanung mit allen Administratoren. Hier fragen wir nach, was Priorität hat, wo die Erwartungen liegen und welche Aufgabengebiete die Admins haben.

Dabei ist es sehr wichtig, dass wirklich jeder zukünftige Learning Suite Champion dabei ist, der später mit dem System arbeitet, damit wir das Training optimal vorbereiten können. Oft kann der Kunde im Vorhinein nicht wirklich einschätzen, welche Funktionen er benötigt. Zudem gab es vor der Schulung häufig nur Kontakt zum Projektleiter, der manchmal andere Vorstellungen hat als die Trainingsteilnehmer.

Danach haben die Teilnehmer Zeit, sich im Kundenportal, der "Learning Connect Academy" umzuschauen. Dort gibt es einen Onlinekurs, der sie so gut wie möglich auf das Basic Training vorbereitet. Der Kurs beinhaltet eine Videoreihe, Übungen, Quiz, Trainingsfolien und andere nützliche Dokumente. Hier findet sozusagen ein Perspektivenwechsel statt und derjenige, der später Schulungen erstellt oder einpflegt, schlüpft selbst in die Rolle des Lerners. Dadurch kann er sich später besser in die Zielgruppe versetzen und passgenaue Inhalte erstellen.

Die Teilnahme an diesem Kurs ist Grundlage für alle weiteren Schulungen und den Kurs kann man sich auch im Nachgang noch anschauen, falls Personal wechselt und neue Admins eingearbeitet werden müssen.

Etwas später folgt dann das Basic Training. Das sind zwei Tage face-to-face Training, in denen wir zusammen mit dem Kunden dessen System anschauen und erklären. Hierbei geht es nicht ganz ohne Theorie, denn der Kunde muss die wichtigsten Funktionen und Features der Learning Suite verstehen und beherrschen. Es gibt aber auch hier immer wieder praktische Übungen.

Nach dem Basic-Training bieten wir noch ein abschließendes Webinar an. Zeitlich gesehen sollte dieses nicht unmittelbar nach dem Basic Training erfolgen, damit sich der Input setzen kann und die Teilnehmer genügend Zeit haben, um das LMS selbst zu erforschen und im eigenen System üben zu können. Dieses letzte Webinar ist quasi ein Szenario-basierter Workshop, in dem wir gemeinsam mit dem Kunden herausfinden, welches individuelle Lernszenario für ihn am besten geeignet ist und mit welchen Funktionen er es erstellen kann.

Zusammengefasst geht es beim Basic Trainings primär darum, Lerninhalte erstellen und verwalten zu können. Die zukünftigen Champions sollen danach in der Lage sein, die Funktionen und das System soweit zu kennen, dass sie sich sicher fühlen, das es auf eigene Faust zu erforschen.

Zusätzlich zu dem Basic Training, das künftig jeder Kunde automatisch bekommen wird, gibt es das Advanced Training, das entweder als face-to-face-Training oder Web-Session abgehalten werden kann. In der Advanced Schulung gehen wir auf ein spezifisches Kundenszenario ein, schauen uns die dafür einsetzbaren Funktionen nochmals genau an und erarbeiten mit dem Team gemeinsam eine Lösung. Sagen wir als Beispiel, der Kunde möchte zum Thema Blended Learning Strategie geschult werden. Dann überlegen wir gemeinsam mit dem Kunden, wie wir das Thema am besten angehen können und welche Funktionen sich zur Realisierung am besten eignen.

Ich gebe dabei Tipps und versuche, Inspiration und Best Practice Beispiel zu liefern. Denn der Kunde weiß ja oft gar nicht genau, was er braucht oder besser: was es alles gibt. Meine Kollegen und ich agieren in diesen Trainings also eher als Sparrings-Partner für den Kunden. Oft gibt es viele Wege, die zum Ziel führen und wir müssen herausfinden, welcher Weg für diesen speziellen Kunden am besten geeignet ist.

Bei Neukunden sind die Basic Trainings im Preis mitinbegriffen. Bestandskunden können Trainingspakete oder einzelne Kurse im Learning Connect Portal anfragen und erhalten dann ein Angebot. Das richtet sich nach der Komplexität des Themas, denn einzelne Themen können ja sehr unterschiedlich angegangen werden. Es gibt aber auch ein Consulting-Package, das sehr flexibel ausgerichtet ist.

Wir haben zum Beispiel mit einem großen Kunden hier in Australien über drei Monate wöchentlich 1,5 Stunden Websessions abgehalten und darin sind wir genau auf die Themen eingegangen, bei denen der Kunde Unterstützung brauchte und haben die entsprechenden Funktionen und Features vorgestellt.

Die Herausforderung für uns liegt darin, eine langweilige Software-Schulung möglichst spannend und intuitiv zu gestalten. Der Kunde soll Spaß haben und wir müssen unser Wissen so vermitteln, dass die Logik des Systems klar wird und der Kunde auch weiß, wie vielseitig und flexibel das System ist. Eine so große Flexibilität bedingt aber eben auch eine sehr hohe Komplexität. Das ist einerseits eine Chance, aber andererseits auch eine Herausforderung für jeden Admin. Daher ist es auch Teil unserer Aufgabe, dem Kunden die Angst vor dem System zu nehmen.

Das Portal ist sozusagen unsere Wissensplattform. Dort können die Kunden, abgesehen von den Kursbuchungen und Kursen an sich, auch verschiedene Videos anschauen, Release Notes nachlesen, und alles über anstehende Webinare erfahren. Das Portal ist quasi eine Art Wikipedia für das LMS und hat eine Katalogfunktion, mit der man nach Funktionen suchen kann.

Außerdem können sich die Kunden untereinander im Admin-Forum austauschen. Es ist schon oft vorgekommen, dass ein Kunde einem anderen weiterhelfen konnte, weil er schon mal ein ähnliches Problem hatte. Das ist extrem hilfreich und wertvoll.

Anforderungen definieren: Das erste und für mich wichtigste: Man muss sich darüber klar werden, welche Anforderungen man überhaupt an ein LMS hat. Wie komplex sind meine Szenarien? Von dieser Frage hängt ab, wie komplex das LMS sein muss.
Je flexibler das System Vorgänge abbilden kann, desto komplexer ist es natürlich. Hier muss man sich genau überlegen, was man braucht. Dafür sollte man sich im Zweifel auch Beratung holen, sonst hat man am Ende ein System, das zu komplex ist oder meinen Anforderungen nicht gerecht werden kann.
Betreuung und Support abklären: Das zweite wäre, darauf zu achten, wie gut man betreut wird. Wie laufen die Schulungen ab, wie sieht der Support aus, und generell wie werde ich durch die Implementierung geführt?
Team Building und Verantwortlichkeiten definieren: Das ist vielleicht auf den ersten Blick nicht ganz einleuchtend, aber ich finde es sehr wichtig. Häufig werden Admin-Teams wild zusammengewürfelt und es ist nicht klar, wer wofür zuständig ist.
Wer ist beispielsweise System Owner und Ansprechpartner für andere Administratoren? Wenn das Team nicht klar definiert ist, kommt es immer wieder zu Missverständnissen und unnötigen Schleifen, die im Endeffekt nur unnötige Zeit und somit Geld kosten.

Validierung und Anforderungen im LMS: Wie ein LMS validierte Prozessen abbilden muss

… und wie die Serie „Breaking Bad“ wohl mit 21 CFR Part 11 klargekommen wäre

Good to know

Was regelt die FDA?

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Validierungspflicht nach 21 CFR part 11 – wie bitte?!

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1. Audit Trail

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3. Versionierung (approved records)

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Corporate Learning 2021: Der Blick nach vorne – gerade jetzt

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5 Erfolgsfaktoren, wie Sie auch vermeintlich langweilige Trainings erfolgreich umsetzen

Auch trockene Themen wie Betrugsprävention kreativ umsetzen

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So klappt die LMS-Migration:FAQs und Checkliste

Worauf sollte ich bei der Auswahl eines neuen Anbieters achten?

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Onboarding mal anders

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Weitere Informationen zum LMS

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Science-Fiction oder nahe Zukunft?

28% aller neuen Mitarbeiter kündigen noch innerhalb der Probezeit oder treten nicht einmal den ersten Arbeitstag an. Außerdem gehen Mitarbeiter, die schlecht eingearbeitet wurden, doppelt so oft wie solche, mit gelungenem Onboarding.

…Und in der Realität?

Schluss mit langweiligen Software-Trainings

Stakeholder überzeugen: So klappt's

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FAQs und Checkliste