Junge Lernerin testet das selbstgesteuerte Lernen
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Selbstgesteuertes Lernen im Netflix-Stil

Was Netflix mit selbstgesteuertem Lernen zu tun hat

Wie self-directed learning in Unternehmen eingesetzt werden kann, was das bringt und wo die Grenzen liegen

Junge Lernerin testet das selbstgesteuerte Lernen mit der Fernbedienung

Selbstgesteuertes Lernen: Kaum ein Thema wird bei L&D Verantwortlichen gerade so heiß diskutiert, wie die Frage, wie man Mitarbeiter*innen mehr Flexibilität beim Lernen geben kann. Denn der Trend in vielen Unternehmen geht weg vom formalen, hin zum informellen Lernen. Und ist man beim informellen Lernen angekommen, ist auch das Self-directed Learning nicht mehr weit.

 

Denn beim selbstgesteuerten- bzw. selbstbestimmten Lernen geht es kurz gesagt darum, dass Mitarbeitende flexibel entscheiden können, was, wann, wo und wie sie lernen. Doch was in der Theorie gut klingt, erfordert in der Praxis ein hohes Maß an Konzeption, technische Umsetzung und auch Vertrauen in die Mitarbeitenden. Self-directed learning kann, insofern es durchdacht und strategisch implementiert wird, eine sinnvolle Erweiterung des klassischen top-down learnings in Unternehmen darstellen.

 

Das wissen auch Michael Temme von der Mercedes-Benz Group AG und Marion Sander-Feld von imc AG. Die beiden arbeiten daran, neue Komponenten und Funktionen für das selbstbestimmte Lernen direkt ins Learning Management System (LMS) einzubinden. Wir erklären, wozu das gut ist, wo die Grenzen liegen und was Netflix damit zu tun hat.

Entscheidend ist nicht wie viel jemand gelernt hat, sondern was er davon behält
Michael Temme
Manager für Innovationsprojekte
Mercedes-Benz Global Training

Warum eigentlich self-directed learning?

Die Qualifizierung und Weiterbildung von Mitarbeitenden ist in Zeiten des Fachkräftemangels für alle Unternehmen, gleich welcher Größe, ein zentrales Thema. So auch beim Automobilriesen Mercedes-Benz Group AG. Bei der Frage, wie Mitarbeitende lernen sollen, orientiert sich Mercedes an fünf lernerfolgsrelevanten W-Fragen: was, wer, wo, wie und wann.

Außerdem schaut man sich genau an, wie sich face-to-face Trainings im digitalen Raum abbilden lassen. Denn analoge Trainings können nicht eins zu eins ins Digitale übertragen werden, sondern erfordern neue Konzepte. Nur so finden sie auch Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.

Miachel Temme, Mercedes Benz

Michael Temme, Manager für Innovationsprojekte bei Mercedes-Benz Global Training

Experte hierfür ist Michael Temme, der als Manager für Innovationsprojekte bei Mercedes-Benz Global Training arbeitet. Für ihn ist klar, dass Lernende in einem Training die Relevanz für ihre Arbeit erkennen bzw. verstehen müssen.

Er sagt: „Wir müssen uns der Realität stellen. Entscheidend ist nicht, wie viel ein Mitarbeiter lernt, sondern was er davon behält. Wir wissen, dass Lerninhalte sich besser verankern, wenn der Lerner das gelernte unmittelbar anwenden kann, und sich selbst für die für ihn passende Lernmethode entscheiden kann. Menschen müssen selbst entscheiden können, was und wann sie wie lernen. Deshalb setzen wir auf self-directed learning Methoden.“

Kein sichtbarer Nutzen = kein nachhaltiges Lernen

Eine große Herausforderung hierbei ist laut Temme allerdings, dass das Lernen in Eigenregie andere Kompetenzen, aber auch ein anderes (digitales) System erfordert. Denn hat ein Trainer alle Kursteileilnehmer in Person vor sich sitzen, kann er gezielt nachfragen, ob der Stoff verstanden wurde, oder bei Bedarf nochmals zusätzliche Details ergänzen bzw. erklären. Im digitalen Raum fehlt diese nachhaltige Komponente. Um dem entgegenzuwirken, setzt Mercedes unter anderem auf den Austausch und die gezielte Vernetzung (Social Collaboration) im Learning Management System.

 

Zugleich erfordert das Lernen in Eigenregie einerseits viel Vertrauen in die Mitarbeitenden, und ein weitaus höheres Maß an selbstgesteuerter Organisation und eine hohe intrinsische Motivation seitens des Mitarbeiters. Diese entsteht allerdings nur dann, wenn Mitarbeitende die Relevanz des Gelernten verstehen und den Nutzen für ihre tägliche Arbeit erkennen. Nur, wenn sie das Gelernte auch zügig in ihrem Arbeitsalltag anwenden und integrieren können, wird es nachhaltig verankert, wie auch die Vergessenskurve nach Ebbinghaus beweist.

INFO

Die Vergessenskurve von Prof. Ebbinghaus zeigt auf, dass man nach 20 Minuten nur noch 60 % des aufgenommenen Textes abrufen kann. Nach 60 Minuten steigt die Vergessenskurve weiter an, sodass die Abrufmenge bei 45 % liegt und nach 24 Stunden nur noch bei 34 %. Dauerhaft bleiben nur ca. 15 % der erlernten Texte gespeichert.

Paradoxon: Mehr Kurse, weniger Outcome

Weiter führt Temme aus, dass gerade während der Pandemie zwar jede Menge digitaler Content erstellt worden ist, viele Lerner aber mit der schieren Menge an Kursen überfordert sind und nicht mehr wissen, was für sie tatsächlich relevant ist. Mehr Kurse führen also nicht unbedingt dazu, dass mehr gelernt oder besser: mehr behalten wird.

 

Deshalb setzt er zunehmend mehr auf einen problembasierten Lernansatz und weniger auf fertige Lerninhalte. Haben Lernende ein konkretes Problem oder eine Fragestellung, können sie beispielsweise mittels geeigneter Social Collaboration Tools schnell und unkompliziert mit Unterstützung weiterer Lerner und/oder Experten an der konkreten Problemlösung arbeiten.

Durch diese gezielte Vernetzung und das Lernen im Bedarfsmoment (Moment of Need) wird das Wissen weitaus nachhaltiger verankert. Aus trägem Wissen wird so Verstehen und in der unmittelbaren Umsetzung konkretes Können.

Netflix Lernen mit Channels

Genau an dieser Stelle kommt ein neues wichtiges Feature ins Spiel, dass die imc AG aktuell gemeinsam mit Mercedes für ihr Learning Management System, die imc Learning Suite entwickelt. Mit den sogenannten „Channels“ soll Lernen so einfach werden wie Netflix schauen oder Spotify hören: Lernende können auswählen, welche Themen sie interessieren bzw. für sie aktuell relevant sind und erhalten passend dazu Vorschläge.

 

Hierbei ist es egal wie ein Thema aufbereitet ist oder welchen Umfang es hat. Von kurzen Learning Nuggets über ausführliche Erklärvideos bis hin zu selbst erstellen Tutorials wird dem Abonnenten alles angezeigt, was zum Thema passt. Der Fokus liegt auf Learning Nuggets, die zur eigenständigen Recherche schnell konsumiert und auch von Fachexpert*innen ohne allzu großen Aufwand erstellt werden können.

 

Diese kurzen Lerneinheiten bieten zusätzlich den Vorteil, dass sie schnell im Moment of Need und „on-the-Job“ konsumiert und dadurch schneller und nachhaltiger verinnerlicht werden. So lassen sich wirksamer Lernerfolge erzielen, als wenn Mitarbeitende Monate im Voraus lernen und das Wissen später abrufen sollen, um es in der Praxis anzuwenden.

imc channels

Gibt es neue Inhalte zu den abonnierten Themen, erhalten Nutzer eine Benachrichtigung. Marion Sander-Feld, Head of Product Management der imc Learning Suite erklärt: „Channels sind themenbasierte Container. Sie werden als Kacheln dargestellt und können unterschiedliche didaktische Learning Nuggets, wie Videos, Links oder PDFs beinhalten.

Es werden also ganz bewusst nicht nur hochprofessionelle und in der Erstellung kostspielige Trainings zur Verfügung gestellt, sondern auch Inhalte, die schnell erstellt werden können, um einen akuten Bedarf bei der Zielgruppe zu decken. Wir möchten mit diesem neuen Feature auch die Learning Experience noch mehr in den Fokus stellen. Denn auch wie schnell und intuitiv sich Mitarbeitende im LMS bewegen, und ihre gesuchten Inhalte finden ist entscheidend für die Nachhaltigkeit des Lernens.“

 

Dadurch, dass nicht nur hochkomplexe WBTs angezeigt werden, sondern in Zukunft alle Nutzer ihre Lerninhalte zur Verfügung stellen können, wird das Wissen bottom-up für alle zugänglich gemacht. Solche user-generated Contents, den alle Fachexpert*innen selbst unkompliziert erstellen können, sind eine sinnvolle Ergänzung, um den Verlust von Wissen zu reduzieren.

Grenzen des selbstbestimmten Lernens

So weit, so gut. Doch wie so vieles ist auch selbstbestimmtes Lernen nicht zwangsläufig die eine und einzige Lösung, die zum Erfolg führt. Denn auch in Zukunft wird es Kurse geben, auf die Mitarbeitende, Pardon, einfach keinen Bock haben. Datenschutz-, Compliance- oder IT-Security-Schulungen seien hier als Beispiele genannt.

 

Doch auch diese Themen müssen nicht nur gelernt, sondern verinnerlicht werden und das gelingt allein über die freiwillige Wahlmöglichkeit nicht. Aber auch bei verpflichtenden Schulungen sollten Kurs- und Themenverantwortlichen die Chance ergreifen und anhand konkreter Beispiele und anhand realitätsnaher Problemstellungen aufzeigen, wie Mitarbeitende beispielsweise helfen können, Cyberattacken zu verhindern.

Und gelingt dies sogar bei eher ungeliebten Kursen, sollte es doch bei selbst ausgesuchten Herzensthemen erst recht funktionieren. Wie Netflix-schauen eben: kinderleicht.

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Aus dem Tagebuch eines LMS

Auch Systeme haben Gefühle und möchten mit Respekt behandelt werden! Daher haben wir uns einmal in die Gedankenwelt unseres LMS versetzt und einen nicht ganz ernst gemeinten Tagebucheintrag, gespickt mit echten Profitipps, verfasst...

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Ich arbeite seit März 2019 im Marketing & Communication Team der imc. Kommunikation, kreativer Content und Social Media sind meine Leidenschaft.

 

Komplexe Inhalte verständlich zu erklären und damit das Thema E-Learning jedem zugänglich zu machen, sind täglich spannende Herausforderungen. Privat liebe ich es zu lesen, spiele Poker und reise gerne und viel.

 

Über Feedback oder Anregungen freue ich mich jederzeit.

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Aus dem Tagebuch eines LMS

Aus dem Tagebuch eines Learning Management Systems

imc Learning Suite: 6 Profi-Tipps fürs LMS, die Sie noch nicht kannten, etwas anders erzählt...

Haben Sie schon mal mit Ihrem Auto geredet? Den Fernseher angebrüllt? Laut fluchend in die Tasten Ihres PCs gehauen? Ein System beschimpft, um dann festzustellen, dass nicht das System das Problem war, sondern Sie selbst? Keine Sorge, uns geht es nicht anders. Auch unsere Consultants kennen das zu Genüge.

 

Und genau mit denen haben wir über die häufigsten Missverständnisse und Stolpersteine gesprochen, die bei LMS-Kunden häufig für hohen Blutdruck sorgen und wie man diese lösen kann. Aber manchmal schadet ja auch ein Perspektivenwechsel nicht, daher berichten wir diesmal aus der Sicht unseres Learning Management Systems und geben Tipps zum besseren Umgang. Denn dieses, so müssen Sie wissen, hat auch Gefühle und möchte schließlich nur helfen!

 

Es folgt ein nicht ganz ernst gemeinter Tagebucheintrag des LMS, aber mit durchaus ernstgemeinten und praktikablen Experten-Ratschlägen, die hoffentlich bei Ihnen, dem System und den Consultants künftig für gute Laune und entspanntes Arbeiten sorgen.

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Liebes Tagebuch,

8 Uhr: Wie man einen plötzlich großen Besucheransturm managed

Heute Morgen, ich war noch gar nicht richtig wach und wollte erstmal langsam hochfahren, da habe ich wieder eine Fehlermeldung aus China bekommen. Du weißt schon, dieser große Gast, der neulich eingecheckt hat. Die Menschen nennen Gäste übrigens immer „Kunden“, aber ich finde die Bezeichnung Gast netter.

Jedenfalls denkt dieser spezielle Gast, es sei absolut kein Problem, wenn er mal eben 50.000 Lerner mehr eincheckt. Natürlich ohne vorher Bescheid zu sagen und meinen menschlichen Kollegen in Form von Consultants oder Architektur-Experten die Chance zu geben, die Server entsprechend vorzubereiten. Das geht zwar schnell, aber nicht sofort. Hast du mal versucht, spontan 50.000 unangemeldete Gäste unterzubringen? Wir sind sehr gastfreundlich, aber müssen uns eben entsprechend vorbereiten.

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TOP Empfehlung 1

Wer zusätzlich ein größeres Lizenzpaket benötigt, informiert den zuständigen Consultants im Idealfall 7-10 Tage im Voraus.

Übrigens: Das gilt nicht für ganz neuen Mandaten oder Unternehmensgruppen. Hier werden im Durschnitt drei Monate Vorlauf benötigt, da der Prozess deutlich aufwändiger ist.

12:15: Bugs vs. Anwenderfehler: Missverständnisse erfolgreich aus der Welt schaffen

Mein Personal Coach Lia sagt immer, ich soll mich weniger stressen. Sie war es auch, die mir zu diesem Tagebuch geraten hat. Ich mag Lia, sie hört zu und hilft meine liebenswerten Eigenarten in den Griff zu bekommen, die Menschen – für mich völlig unverständlich– als Bugs bezeichnen.

Nicht ganz so nett, denn jeder hat doch so seine Macken. Und ganz ehrlich: Viele der sogenannten „Fehler“ sind nicht meine Schuld, sondern ein Anwendungsfehler. Da das immer mal wieder passieren kann, sind meine Kollegen und Experten wie z.B. Andreas und Christian im Einsatz. Die können ganz wunderbar dolmetschen und klären Missverständnisse gerne auf.

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TOP Empfehlung 2, besonders für System Administratoren

Bitte nehmt die Anwenderschulungen mit den Consultants wahr und schaut euch entsprechende Trainingsunterlagen an. Das spart viel Zeit und sorgt am Ende für mehr Produktivität und schont Nerven - versprochen!

13:00: Wie man mit Gamification die Motivation und den Lernerfolg steigert

Ich freue mich total, dass mittlerweile immer mehr Gäste meine neuen Funktionen so gut annehmen und nutzen. Man stelle sich das vor, vor ein paar Jahren musste man sich noch in jedem System, mit dem ich verbunden bin, extra anmelden. Mühsam und zeitaufwendig! Heute geht das dank Single-Sign-On Authentifizierung alles ganz einfach und man kann mit nur einem Klick ins Lern-Ökosystem eintauchen.

Auch im Bereich Gamification hat sich einiges getan. Kurse mit abschließenden Badges und Abzeichen sorgen maßgeblich dafür, dass Lernen nicht nur Spaß macht, sondern haben auch einen hohen motivationalen Faktor. Gamification war ja bis vor Kurzem, gerade bei den etwas spießigen deutschen Unternehmen eher verpönt. „Die sollen lernen, nicht spielen!“ hieß es da teilweise. Ich bin anderer Meinung, denn ich schaffe es, beide Welten zu verbinden.

Von der Motivation zum Lernerfolg: Ich kann nur empfehlen, sich mit dem Thema Skill-Management auseinander zu setzen. Um einen Mitarbeiter zu entwickeln, kann ich nämlich hinterlegen, welche Kompetenzen die Person bereits hat oder noch erreichen soll.

Das kann man dann bspw. mit den Anforderungen eines Jobprofils abgleichen und sieht so, wer noch konkreten Entwicklungsbedarf hat oder auf Grund eines erreichten Kompetenzprofils für eine spezifischen Rolle empfohlen werden kann. Das reicht von Beförderungen bis hin zur Besetzung offener Stellen. Ich bin überzeugt: Gerade bei den Gästen mit sehr vielen Angestellten ist es verschenktes Potenzial, dieses Feature nicht zu nutzen.

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TOP Empfehlung 3

Traut euch! E-Learning war gestern, schafft einzigartige Lernerlebnisse. Egal ob kleinere Hacks, die Nutzung von Gamification Elementen oder Skill-Management – eure  Mitarbeitenden werden es nicht nur lieben, es sorgt auch für mehr Produktivität!

LMS Hot Topics Trenner, Netflix

15:30: Wie man „Netflix-like“ für besondere Lernerlebnisse sorgt

Zeit für eine Kaffeepause und ein kleines Geheimnis, denn pssst….ich bekomme bald neue, fantastische Funktionen. Und was mir daran am besten gefällt: Ich werde mit Netflix verglichen. Endlich mal eine Funktion, unter der sich jeder Nutzer auf Anhieb etwas vorstellen kann! Das haben sich meine Entwickler echt clever ausgedacht. Ich erkenne dann nämlich, welche Lerninhalte verwandte Themen haben und kann dementsprechend ähnliche Kurse oder Lernvideos empfehlen.

Ich bin wirklich gespannt, wie diese Funktion ankommt, sobald die ersten Gäste sie ausprobieren. Wer dann immer noch denkt Lernsysteme seien unsexy, dem ist nicht mehr zu helfen.

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TOP Empfehlung 4

Schaut euch unbedingt die neue Channel-Funktion an. Sie sieht nicht nur toll aus, sondern macht das Lernen zum echten Erlebnis.

15:45: Kurse vs. Lernpfade leicht gemacht

Mit genug Koffein geht es weiter an die nächste, echte Herausforderung in Form eines neuen Gasts aus Australien. Er legt drei neue Kurse an und beschwert sich dann, dass er nicht auf einen Blick sieht, wer da alles teilgenommen oder die Tests absolviert hat.

Hier liegt leider das nächste große Missverständnis vor. Aber es gibt eine Lösung namens Lernpfade! Denn man muss verstehen: Zunächst gibt es Lerninhalte. Ein Inhalt kann jegliche Art von Training sein, egal ob in präsenz- oder digital. Fasse ich mehrere Inhalte zusammen, entsteht daraus ein Kurs. Mehrere Kurse kann ich in einen Lernpfad zusammenfassen und dort, wenn ich möchte, verschiedene Voraussetzungen definieren.

 

Sprich der Lerner kann Kurs 3 erst absolvieren, wenn Kurs 1 und 2 bestanden sind. Man kann auch Platzhalter, sogenannte Kursvorlagen für einzelne Kurse im Lernpfad anlegen, wenn zum Beispiel noch nicht klar ist, an welchen Terminen die Kurse stattfinden. Sobald die Termine dann bekannt und die Kurse angelegt sind, kann sich ein Gast den passenden Kurs im Lernpfad buchen. So angelegt hat der Administrator dann immer die perfekte Übersicht, wo im Lernpfad die einzelnen Lerner stehen, und sieht alle Details zu den Kursen.

LMS Hot Topics, Lernpfade im LMS
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TOP Empfehlung 5

Lernpfade wollen wohl durchdacht sein, denn sie sind für längerfristige Entwicklungen gedacht. Sie sind vergleichbar mit Semesterplänen an Hochschulen. Die bestehen aus verschiedenen Vorlesungen oder Kursen, und man muss am Ende des Semesters alle Vorlesungen abgeschlossen haben, um zu bestehen.

Daher gilt es, im Vorfeld genau zu überlegen, für welchen Zweck ein Lerninhalt, einen Kurs oder einen Lernpfad erstellt wird. Einmal erstellt, lässt sich ein Lernpfad nicht so einfach ändern. Bei Fragen am besten nochmal an die Consultants wenden.

17:00: Smarte Entscheidungen mit Learning Analytics

Was für ein Tag…Endspurt! Was ich unbedingt noch loswerden will: Ich arbeite gerne präzise und zeige den Menschen exakt das, was sie sehen wollen oder dürfen. Aber man muss es mir eben auch korrekt über die Eingabe sagen.

Und wenn wir schon davon reden; dazu zählen im Übrigen auch Freigaben. Es ist absolut logisch, dass Verkäufer, die zum Beispiel ausschließlich Bohrmaschinen verkaufen, keine Anleitungen zu Gartengeräten brauchen. Aber dann muss man das eben im Rollen- und Rechtekonzept so anlegen. Dann sieht die Gruppe „Verkäufer von Bohrmaschinen“ auch nur Anleitungen zu Bohrgeräten und fertig.

 

Übrigens reden meine Schöpfer gerade immer von Learning Analytics und was für coole Dashboards man damit erstellen kann. Ebenfalls eine neue Funktionalität, auf die ich auch sehr stolz bin. Man kann, um es in der Sprache meines Big Bosses und imc Produktvorstands Wolfram Jost zu sagen, den „Business Outcome des Lernens messen“. Kurz gesagt, die Menschen können nachvollziehen, ob das was sie ins Lernen investiert haben, sich am Ende für ihr Unternehmen auszahlt. Auf jeden Fall ein zentrales Zukunftsthema!

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TOP Empfehlung 6

Nur wer die richtigen Fragen stellt bekommt die richtigen Antworten. Sucht euch deshalb, wenn ihr Learning Analytics gezielt einsetzen wollt, Experten, die sich mit Daten auskennen oder fragt bei unseren Consultants nach gezielten Trainings.

18:00: Performance Review und wie die Geschichte weiter geht

So, bald Feierabend und der Abend verspricht gut zu werden. Gleich schaut noch das Produktmanagement vorbei und ich höre natürlich gespannt zu – schließlich geht es um meine Zukunft. Ich liebe meine Produktmanager, denn sie sehen immer genau, wo ich noch Potenzial habe und wie wir noch besser als meine Konkurrenten werden können. Ich hole mir jetzt mal meine Daten-Snacks, lehne mich zurück und bin gespannt, was sie sich so für meine neuen Updates überlegt haben.

 

Bis morgen liebes Tagebuch!

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LMS Hot Topics - Was kostet ein LMS
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Was kostet ein LMS?

Was kostet ein LMS?

Wieso eine gute Planung bei der Anschaffung eines Learning Management Systems Zeit und Kosten spart

Was kostet denn nun ein Learning Management System, kurz LMS? Und wer braucht es eigentlich? Was muss man bei der Planung berücksichtigen? Genau solche Fragen stellen sich viele Entscheider, die das Lernen im Unternehmen professionalisieren und digitalisieren möchten. Grund genug, diesen Fragen einmal auf den Grund zu gehen.

Stellt man einem Makler die Frage: „Was kostet ein Haus?“, erntet man vermutlich einen recht irritierten Blick. Gefolgt von einer Salve von Rückfragen: Wo soll das Haus stehen? Wie viele Zimmer und Quadratmeter? Garten erwünscht? Möchte man selbst bauen und aktiv mithelfen oder direkt in ein schlüsselfertiges Haus ziehen? Soll es ein Massivbau oder ein Fertighaus sein? Wie sieht es mit der Einrichtung aus, reicht Laminatfußboden oder eher Parkett? So oder so ähnlich kann es noch sehr lange weitergehen.

Das Beispiel zeigt, dass es schlicht unseriös wäre die Kostenfrage ohne weitere Parameter zu beantworten. Genauso verhält es sich mit der Anschaffung einer Lernplattform.

Bernd Heischmann

Bernd Heischmann, LMS-Experte bei imc AG

Bernd Heischmann ist LMS-Experte bei der imc AG und hilft Kunden, genau solche Fragen zu klären und sicherzustellen, dass alle gewünschten Szenarien abgebildet werden können und das LMS zu den (zukünftigen) Bedürfnissen passt.

 

Denn – das gleich vorweg – nichts ist teurer als eine schlechte Anfangskalkulation oder ein unnötiger Wechsel des LMS. vorbereitete Auswahl ggf. verbunden mit einem späteren Wechsel des LMS.

 

Doch der Reihe nach. Wir haben mit Bernd über die häufigsten Fragen hinsichtlich LMS-Kosten und Tipps zur Einführung gesprochen.

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Hallo Bernd, wie setzen sich die Kosten für ein LMS zusammen?

Grundsätzlich entstehen einmalige und laufende Kosten. Zu den einmaligen Kosten zählen beispielsweise das Aufsetzen sowie die kundenspezifische Konfiguration oder Anpassung des LMS. Auch die Anbindung anderer Systeme kommt dazu. Denn genau wie ein Haus sollte auch eine Lernplattform passend für den Nutzer geplant, aufgesetzt und dann so eingerichtet werden, dass die Bedürfnisse erfüllt werden.

 

Gerade in der Planung kann es von Projekt zu Projekt große Unterschiede geben. In vielen Fällen kann ein LMS mit einem umfangreichen Funktionsumfang „so wie es ist“ genutzt werden, oder es sind lediglich Konfigurationen zur individuellen Einrichtung nötig. Bei Bedarf kann es dann modular erweitert werden.

 

Häufig kommt es aber auch vor, dass Kunden ein System wollen, das zu 100% auf ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmt ist. Dann bietet sich eine kundenindividuelle Anpassung an. Dabei entstehen natürlich mehr Kosten als bei der Einführung eines LMS im bestehenden Systemstandard. Nicht zu vergessen sind im Übrigen die Kosten für die „Inneneinrichtung“ des Systems, also zum Beispiel für die Erstellung ansprechender Lerninhalte.

 

Laufende Kosten entstehen bei Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung, also einem Gesamtpaket aus Systembereitstellung und Cloud-Hosting, hauptsächlich für Nutzungsentgelte (meist berechnet pro Nutzer). Wenn sich Unternehmen alternativ für eine on-premise-Lösung, also zum Beispiel dem Hosting des LMS im eigenen Haus entscheiden, dann fallen neben meist einmaligen Lizenzkosten noch laufende Aufwände für Wartung und Support der Software sowie für das Hosting an.

Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich ein LMS überhaupt?

Ein LMS kann sich für Unternehmen jeder Größe rechnen. Von Klein- und mittelständischen Unternehmen bis zum Großkonzern. Wichtig ist, wie und wozu es eingesetzt wird. Wir haben beispielsweise viele Kunden, die neben dem eigenen Personal auch Kunden und Partner schulen. Damit binden sie bestehenden Kunden und Partner enger an sich und gewinnen ggf. auch neue Kunden.

Manche kreieren ein eigenes Geschäftsmodell und stellen zielgruppengenaue E-Learnings auf ihrem System zur Verfügung, die sie dann wiederum an Externe verkaufen. So trägt sich ein LMS nach kurzer Zeit selbst.

 

Nicht vergessen sollte man im Übrigen auch, welchen Stellenwert das Thema Weiterbildung mittlerweile bei Mitarbeitenden und Bewerbern hat. Die eigene Belegschaft nicht zu schulen, kann sich heute kein Unternehmen mehr leisten. Eine regelmäßige, zeitgemäße Weiterbildung wird nicht mehr als Benefit angesehen, sondern als integraler Bestandteil einer modernen Unternehmenskultur erwartet.

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Wie lange dauert es, bis ein Learning Management System ausgerollt werden kann?

Für die rein technische Einführung eines LMS ohne kundenspezifische Programmierungen oder aufwändige Schnittstellen, kann man grob mit drei Monaten rechnen. Das kann aber selbstverständlich je nach Umfang des Projektes variieren.

 

Daneben sollte man Zeitaufwände für die Entscheidung für ein passendes und zukunftsfähiges LMS sowie für ein gutes Konzept zur Einführung von E-Learning in einem Unternehmen einkalkulieren. Denn wenn man etwa nach der Implementierung merkt, dass das gewählte System doch nicht gut passt, bzw. schon nach wenigen Jahren Nutzung nicht mehr den gewachsenen Anforderungen entspricht, wird es richtig kostspielig.

Hast du Tipps für eine erfolgreiche LMS Implementierung?

Wie schon zu Beginn erwähnt, ist eine gründliche Planung essenziell. Was am Anfang nicht beachtet wird, kann später richtig teuer werden. Daher rate ich immer dazu, gründlich über die Zukunft und weitere Einsatzszenarien nachzudenken. Wenn man mögliche Erweiterungen zu Beginn mitdenkt und ein modulares System anschafft, lässt es sich später einfach ausbauen.

Moderne LMS haben eine Vielzahl von Funktionen, aber nicht jedes Unternehmen benötigt die gleichen. Bei einem modularen Aufbau kann der aktuell benötigte Funktionsumfang ausgewählt (und bezahlt) und, entsprechend der weiteren Entwicklung, weitere Funktionen gegebenenfalls sukzessive hinzugefügt werden.

Ein weiterer Punkt ist das richtige Stakeholder-Management. Ein LMS betrifft nicht nur eine Abteilung, sondern meist das ganze Unternehmen. Es gilt, die wichtigsten Entscheidungsträger rechtzeitig mit ins Boot zu holen. Das sind etwa die IT, die Personalentwicklung, Learning and Development, aber ggf. auch den Vertrieb oder Betriebsrat.

 

Das wäre dann auch mein letzter Tipp: Unbedingt dafür sorgen, dass ausreichend relevante Inhalte zur Verfügung stehen und die ersten Lerninhalte wirklich gut sind! Wenn die ersten Lerner auf das System kommen, müssen sie spannende Lerninhalte finden.

 

Lieber zu Beginn in einige Leuchtturm-Projekte investieren, die den Lerner direkt begeistern. Denn nichts lässt sich so schwer korrigieren, wie ein schlechter erster Eindruck. Bei unseren Kunden sind Lernspiele in 2- oder 3D-Umgebungen, in denen die Lerner eigene Welten erkunden, gerade sehr beliebte Leuchtturmprojekte, weil sie eben nicht wie ein klassisches E-Learning aussehen und sich auch nicht so anfühlen.

 

Weiterhin kann man dann noch eigene Lerninhalte erstellen, sich bei Content-Bibliotheken bedienen oder Standard-Lerninhalte einkaufen. Aber der erste Eindruck muss stimmen, sonst wird das System keine Akzeptanz finden.

 

 

Danke Bernd für die hilfreichen Einblicke!

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FAQ: Headless LMS

Headless, aber bitte nicht kopflos!

Was ein Headless LMS ist und wann sich der Einsatz lohnt

Wer im Bereich der Software-Entwicklung unterwegs ist, dem ist der Begriff „Headless System“ wahrscheinlich nicht neu. Anders dürfte es sich mit Beschäftigten aus Personal-, oder Learning and Developmet Abteilungen verhalten.

 

Doch ein Blick auf das Thema lohnt sich, denn Headless Systems, also Systeme ohne eigene, vom Hersteller definierte Benutzeroberfläche, gewinnen in immer mehr Bereichen an Bedeutung. So auch wenn es um Learning Management Systeme (LMS) geht. Daher haben wir uns einen Überblick über Aufbau und Nutzen eines Headless LMS verschafft und die wichtigsten Fragen zusammengefasst.

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Definition: Was bedeutet Headless LMS?

Ein Headless LMS hat keine vordefinierte Benutzeroberfläche, ist also „kopflos“. Dadurch ermöglicht es die unkomplizierte Integration seiner Inhalte und Funktionen in die Benutzeroberfläche anderer Systeme und kann die User Experience deutlich verbessern. Die Inhalte können in verschiedenen Formaten und über unterschiedliche Kanäle oder Geräte ausgespielt werden. Frontend und Backend sind somit nicht mehr monolithisch miteinander verknüpft.

 

Das LMS wird dadurch ausschließlich im Backend genutzt und dient als Verwaltungssystem. Die Funktionen und der Content werden nicht über eine menschliche Benutzerschnittstelle angezeigt, sondern über sogenannte Programmierschnittstellen (API‘s). So kann das Frontend individuell und für unterschiedliche Usergruppen entwickelt und angepasst werden.

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Wieso überhaupt ein Headless LMS?

Es gibt mehrere Gründe. Eine der großen Herausforderung für alle Lernplattformen ist die User Experience. Denn diese Systeme beherbergen riesige Datenmengen, die passgenau und übersichtlich an tausende oder hunderttausende User ausgespielt werden müssen. Es ist, wenn überhaupt, nur sehr schwer möglich, für all diese unterschiedlichen Benutzergruppen und Use Cases eine generische, für alle User passende Experience zu entwickeln.

 

Zu entscheiden, welche Usergruppe (bspw. Administratoren, Kurs-Administratoren, Lerner, Auszubildende) welche Inhalte sieht und wie genau diese angezeigt werden, ist extrem schwierig. Je individueller ein LMS an das jeweilige Unternehmen angepasst werden kann und umso mehr weitere Systeme integriert sind, umso komplexer wird es. In solchen Fällen kann ein Headless LMS für mehr Übersichtlichkeit sorgen, da verschiedenen Nutzergruppen passgenaue Inhalte angezeigt werden können.

inspirational speaker

Wie kann der praktische Einsatz aussehen?

Hat ein Lerner beispielsweise einen Kurs erfolgreich abgeschlossen und dafür eine Auszeichnung (Badge) oder ein Zertifikat erhalten, könnte dies einerseits im LMS in seinem Lernstatus angezeigt werden. Mithilfe eines Headless LMS könnte dieser Fortschritt zusätzlich im Profil des Mitarbeiters im firmeneigenen Social Intranet angezeigt werden.

 

Auch Tools von Drittanbietern oder andere E-Learning Marketplaces können in derselben Oberfläche integriert und abgebildet werden, sodass der Nutzer nicht zwischen verschiedenen Systemen hin und her springen muss.

Einige Kunden nutzen ein solches System auch, wenn sie ein eigenes Portal aufbauen und nur einzelne Kurse oder Inhalte des LMS darin integrieren möchten.

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Headless LMS und Learn Ökosystem: It’s a match?

Diese beiden können in der Tat ein Traumpaar sein – aber nur, wenn sie auch miteinander reden können! Und damit sind in diesem Fall besonders die Schnittstellen (APIs) gemeint. Denn ein Learning Ecosytem besteht aus mehreren Systemen, die ständig miteinander kommunizieren müssen. Besitzt das LMS kein eigenes Frontend, liefert es seine Daten an ein übergeordnetes System innerhalb des Ecosystems, das die Informationen ausspielt.

Welche Vorteile bietet ein Headless LMS?

Gerade in einem Learning Ecosystem, in dem mehrere Systeme miteinander kommunizieren, vereinfacht ein Headless LMS die Datenpflege enorm und ermöglicht gleichzeitig mehr Flexibilität und Individualität. Administratoren müssen nicht länger auf mehreren Plattformen dieselben Daten aktualisieren, verwalten oder veröffentlichen, sondern nutzen eine einzige Quelle.

 

Diese Datenquelle dient dem gesamten Lern- oder Software-Ökosystem und bietet eine vollständige Versionskontrolle. Die Daten werden automatisch über alle Schnittstellen synchronisiert, die diese Funktionalität über API nutzen.

 

Gleichzeitig steigt die Flexibilität, da Admins genau auswählen können, welche Komponenten des LMS angezeigt werden und welche nicht. Somit hat der Lerner im Idealfall eine verschlankte Nutzeroberfläche und findet sich besser zurecht.

Worauf sollte man besonders achten?

Was nach außen hin einfach aussieht, erfordert in der Regel die meiste Arbeit. Genauso ist es bei jeder Software: Eine User-freundliche, Lerner zentrierte Umgebung erfordert einiges an technischem und strategischem Know-How. Misslingt die Konzeption, werden Inhalte falsch eingetragen oder Schnittstellen nicht sauber gepflegt, „verschlimmbessert“ man ein System leicht.

Ist die Entscheidung gefallen eine Lernplattform anzuschaffen, geht die eigentliche Arbeit erst los. Häufig sind Verantwortliche, nach meist langem Ringen um eine Entscheidung, dann hoch motiviert und wollen schnellstmöglich mit Anbieterauswahl und Umsetzung beginnen.

 

Dabei vergessen sie allerdings zu oft, wichtige Stakeholder im eigenen Unternehmen rechtzeitig zu involvieren. Findet kein frühzeitiger Austausch über Zuständigkeiten, Anforderungen oder mögliche Risiken statt und werden andere Abteilungen und Mitarbeiter außen vorgelassen, sind Probleme vorprogrammiert. Deshalb, bei aller Euphorie, erst mal eine Liste schreiben und die Verantwortlichen an einen Tisch holen. Dann kann's losgehen!

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Komplexe Inhalte verständlich zu erklären und damit das Thema eLearning jedem zugänglich zu machen, sind täglich spannende Herausforderungen.

 

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Learning Ecosystems

Im Universum eines Learning Ecosystems

Neue Welten entdecken mit Lern-Ökosystemen: warum man sie braucht, wie man sie aufbaut

Das Lernen im Unternehmen muss individueller werden, es soll zu einer regelrechten Demokratisierung des Wissens kommen: So der allgemeine Tenor innerhalb der L&D Branche. Ein Lern-Ökosystem, oder auch Learning Ecosystem, wird hierbei als Allheilmittel angepriesen, um diese ambitionierten Ziele zu erreichen. Um ein solches System zu etablieren, liegt der Fokus jedoch meist ausschließlich auf weichen Faktoren rund um Unternehmens- und Lernkultur.

Doch ohne die entsprechende Technik und passende Software wie ein Learning Management System oder auch ein Learning Experience Portal geht es nicht. Zeit zu beleuchten, was Systeme erfüllen müssen, um ein echtes Lern-Ökosystem sinnvoll abbilden zu können.

Starre Systeme und Lernen, das für sämtliche Mitarbeitenden gleich verläuft, hat ausgedient. Heute sind Unternehmen mit der Herausforderung konfrontiert, ein Lern-Ökosystem zu schaffen, das selbst bestimmtes Lernen dauerhaft im Unternehmenskontext fördert. Ein solches System verbindet verschiedene Plattformen miteinander und bereitet die Formate übersichtlich auf – in einem übersichtlichen Learning Portal. Die Suche erfolgt über alle eingebundenen Systeme und berücksichtigt sowohl interne als auch externe Quellen.

Andreas Pohl

Andreas Pohl, Director Research & Development bei imc

Soweit die Theorie. Doch wie muss ein Learning Ecosytsem technisch aufgebaut sein, um allen Anforderungen zu genügen und Beschäftigten einen echten Mehrwert zu bieten?

Welche Rolle spielen ein Learning Management System (LMS) oder ein Learning Experience Portal (LXP) innerhalb dieses Lernuniversums?

imc Experte Andreas Pohl, Director for Research and Development, leitet die Entwicklung solcher Systeme und weiß durch seine jahrelange Erfahrung um das verborgene Potenzial von Lern-Öksystemen.

LMS Hot Topic Learning EcoSystem

Hallo Andreas, kannst du uns ein konkretes Beispiel geben, wie ein Learning Ecosystem in der Praxis aussehen könnte?

Nehmen wir an, wir haben einen Kunden aus der Industrie, der spezielle Teile für Großgeräte herstellt. Diese Teile werden an Maschinen angefertigt, die alle neuen Mitarbeiter oder Auszubildenden beherrschen müssen.

Um den Arbeitsablauf zu erlernen, trainieren sie an einer Übungsmaschine. Die wiederum könnte mit dem Learning Management System (LMS) verbunden sein. Als neue Mitarbeiterin würdest du dich dann mit deiner Kennung bei der Übungsmaschine einloggen und sobald du den Arbeitsablauf beherrschst, übermittelt das Gerät automatisch ins LMS, dass du das Training erfolgreich absolviert hat.

 

Das wird dann, beispielsweise als Teil des on-the-job-Trainings, in deinem Lernpfad oder als Lernfortschritt eingebucht. Es kommunizieren also verschiedene Systeme miteinander, die das Lernen einfacher machen. Das wäre ein, vielleicht etwas gestelltes Beispiel, was aber den praktischen Anwendungsfall eines Lern-Ökosystems deutlich macht.

Was muss ein Learning Ecosystem grundsätzlich erfüllen, damit es genutzt wird?

Bevor man sich Gedanken über das Ökosystem macht, muss der kulturelle Rahmen stimmen. Ich muss Mitarbeitende motivieren, ein System zu nutzen und ihnen dafür Zeit einräumen.

Darüber hinaus muss das Learning Ecosystem (LE) von der User Experience so aufgebaut sein, dass ich es gerne nutze und für mich relevante Inhalte finde. Wenn der User keinen unmittelbaren Vorteil für sich und seine tägliche Arbeit sieht, wird er es nicht nutzen.

Wie lässt sich das technisch umsetzen?

Es gibt zwei Ansätze. Der erste ist der, dass das LMS oder LXP die zentrale Drehscheibe meines Lernökosystems ist. Dazu muss das LMS auch Inhalte außerhalb seines eigenen Systems ausspielen können.

 

Für dich als Lerner würde das bedeuten, dass du, wenn du das Frontend des LMS nutzt, aus der Gesamtheit des Ökosystems fündig wirst. Denn für dich ist es unerheblich, ob ein Lerninhalt im eigenen LMS abliegt, oder bspw. aus einer eingebundenen Content-Bibliothek angezeigt wird. Als Lerner willst du dich einfach zurechtfinden und relevante Inhalte möglichst schnell und unkompliziert finden; dabei ist es dir aber egal in welchem System du dich bewegst.

 

Beim zweiten Ansatz ist das LMS nicht der zentrale Teil des Ecosystems, sondern ordnet sich im gesamten Portal unter und liefert seine Ergebnisse sozusagen „nach oben“. Das kann Sinn ergeben, wenn man schon ein zentrales Portal hat und das LMS erst später eingliedert.

Welche Voraussetzungen benötigt ein LMS, um Teil eines Learning Ecosystem sein zu können?

Im zweiten Fall, wenn das LMS ein Rädchen im Getriebe ist, müssen die Inhalte an das darüber liegende System zugeliefert werden. Das Stichwort Indizierung ist hierbei sehr wichtig. Das bedeutet, dass die Inhalte so bereitgestellt werden müssen, dass sie bei einer Suche sinnvoll ausgespielt und gefunden werden können.

Dasselbe gilt für sogenannte „Recommendations“, also Empfehlungen, die das System dir als Nutzer gibt, basierend auf deinen „Lerngewohnheiten“ oder Interessen.

 

Das A und O für solche Funktionen sind gute APIs (Programmierschnittstellen), die dafür sorgen, dass die verschiedenen Anwendungen miteinander kommunizieren können. Gute und standardisierte Schnittstellen sind in der IT immer wichtig, aber werden absolut zentral, je mehr Systeme hinzukommen.

LMS Hot Topic Learning EcoSystem Raketenantrieb

Was bedeutet es für die einzelnen Schnittstellen und Komponenten, wenn mehr Inhalte hinzukommen?

Das ist eine spannende Frage, die man aber in zwei Teilen beantworten muss. Lass es mich so verdeutlichen: Es ist ein signifikanter Unterschied, ob das Universum wächst und mehr Planeten dazu kommen, oder ob die bereits existierenden Planeten stärker bevölkert werden.

Anders gesagt, es ist nicht das gleiche, ob man neue Teile an das Ökosystem angliedert, oder ob man die bestehenden Elemente mit mehr Inhalt befüllt.

 

Sinn und Zweck eines LE ist es ja, dass sich die Menge der Lerninhalte ständig und in hoher Frequenz ändert und User selbst neue Inhalte einstellen. Wenn dieser User-generated Content (UGC) hinzukommt, wird der Planet also lediglich stärker bevölkert, um in unserem Bild zu bleiben.

Das ist aus technischer Sicht eher unkritisch, denn die Erweiterung geschieht in einem bereits existenten Teil des Systems und ändert nichts an dessen Komplexität. Eine echte Expansion ist das allerdings nicht.

Was ist dann eine „echte“ Expansion und worauf muss man dabei achten?

Eine wirkliche Erweiterung des Ecosystems wäre es nach meinem Verständnis, wenn zusätzliche Systeme oder eine neue Schnittstelle eingegliedert werden. Da sollte die Expansion etwas langsamer laufen, denn jedes neue System benötigt neue Schnittstellen und gegebenenfalls neue Interfaces.

 

Aber für beide Welten gilt, dass Infos, die das LMS bereithält am besten durch standardisierte Schnittstellen nach außen geben können. Dafür haben wir verschiedene APIs und einen Event-Bus. Umgekehrt gilt, wenn mein System der zentrale Teil ist, muss es Inhalte aufnehmen können und in die Suche integrieren, sodass sie gefunden werden.

LMS Hot Topic Learning Satellit

Woher weiß das System, welche Inhalte ausgespielt werden müssen?

Das System kann nur Inhalte ausspielen, die es erkennt. Dazu müssen entweder die Inhalte des Indexes ans System übertragen werden, beispielsweise mit einem Daten-, oder Event Bus, oder aber das System muss direkt Zugriff auf den Index bekommen. Logischerweise sind sauber gepflegte Indizes die Voraussetzung.

Was hat es mit dem Daten, - oder Event Bus auf sich?

Ein Event-Bus, kann man sich wie ein Nachrichtensystem vorstellen. Ein System wirft eine Nachricht auf den Bus, der Bus fährt los und das nächste System kann sich die Nachricht abholen.
Aber nicht nur System A kann die Nachricht abholen, sondern auch System B oder C. System D interessiert die Nachricht vielleicht nicht, dafür aber eine andere News, die für die anderen uninteressant ist. Somit verteile ich Nachrichten in Echtzeitkommunikation und muss nicht jedes System manuell mit Nachrichten versorgen (Publisher Subscriber Ansatz).

 

Die Herausforderung hierbei ist, dass jedes beteiligte System verstehen muss, was in der Nachricht steht. Dafür braucht es manchmal Anpassungen, denn nicht jedes andere System kann das direkt übersetzen. Das ist aktuell auch ein großes Thema bei uns in der Entwicklung.

Wo siehst du Trends, wie können Lernökosysteme noch besser werden?

Bei der Anpassung der Systeme gibt es auf jeden Fall noch Luft nach oben, das geht auch in den Bereich Internet of Things und Enterprise Service Buses. Vereinfacht gesagt, die Systeme wissen dann nicht nur welche Nachrichten sie sich vom Bus nehmen, sondern auch direkt welche Anpassungen sie durchführen müssen.

Das reduziert die Anpassungsnotwendigkeit bei den Systemen. So ein Enterprise Service Bus ist allerdings nicht trivial und lohnt sich erst ab einer gewissen Anzahl an Systemen. Habe ich aber ein relativ komplexes LE und ein Unternehmen mit mehreren 10.000 Mitarbeitern, ist das absolut sinnvoll.

 

Woran wir auch gerade arbeiten, ist der Absprung zu fremden Inhalten. Was wir schon können ist, ist fremde Inhalte in die Suche unseres LMS aufzunehmen, beispielsweise durch den Content Importer bei LinkedIn Learning. Das wollen wir aber noch so erweitern, dass man direkt ins fremde System abspringen kann.

Daran arbeiten wir aktuell gemeinsam mit einem sehr großen Kunden.

Hast du zum Abschluss noch einen Tipp was man beachten sollte? Wo liegt besonders viel Potenzial, oder gibt es auch Nachteile?

Wie so oft ist es eine Frage des Geldes. Alles worüber wir gesprochen haben, gibt es nicht umsonst. Man muss sich ständig um die Systeme, eventuell proprietäre Systeme und die Verbindungen zu den Interfaces kümmern, das geht nicht von allein.

Dadurch erreiche ich aber im besten Fall ein LE, das die Bedürfnisse meiner Lerner wesentlich besser zusammenbringt. Das Ganze kommt dann aus einem Guss und ist für den User wesentlich nutzerfreundlicher zu bedienen und sieht aus wie ein System. Die Learner Experience kann, mit Hilfe einem guten LE insgesamt deutlich verbessert werden und den Mitarbeitern in ihrem Alltag eine echte Unterstützung bieten.

 

Daher mein Tipp: Gute Planung ist die halbe Miete! Man sollte sich von Anfang überlegen, was man erreichen möchte und wie viel Systeme mit welchem Wartungsaufwand gepflegt werden sollen.

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Nadine Kreutz
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Verschenktes Potenzial:
Schulung externer Vertriebs-
und Handelspartner

Verschenktes Potenzial durch fehlende Trainingskonzepte

Wieso Unternehmen es sich nicht leisten können, Vertriebs- und Handelspartner nicht zu schulen

Wer beim Thema Mitarbeiterschulungen nur an die eigene Belegschaft denkt, denkt zu kurz. Denn Vertriebs- und Handelspartner, Franchisenehmer, Vermittler, Makler oder auch Vereinsmitglieder und freiwillige Helfer tragen ebenso zum Unternehmenserfolg bei, wie auch das eigene Personal.

Dementsprechend müssen auch diese „Externen“ genau über Produkte und Dienstleistungen Bescheid wissen. Wie Online-Schulungen in so einem „Extended Enterprise-Szenario gelingen können und wie man es schafft aus einer Lernkurve eine Ertragskurve zu machen, erklären unsere Experten.

Umsatzeinbußen durch verpasste Schulung von Vertriebs- und Netzwerkpartnern

Um das Thema Partnerschulungen zu verstehen, stellen wir uns folgendes Szenario vor: Ein Hersteller von Brillen und anderen optischen Hilfsmitteln bringt eine neue, besonders dünne und verträgliche Kontaktlinse auf den Markt. Die Vorteile dieser Kontaktlinse müssen zunächst die eigenen Vertriebsmitarbeiter kennen, die die Produkte entweder direkt an Kunden oder andere Unternehmen, wie Firma B weiterkaufen.

Werden die Produkte über Handelspartner als einen weiteren Distributionsweg weiterkauft, müssen auch die bei Firma B angestellten Verkäufer die Besonderheiten der neuen Linsen kennen. Maßgeblich ist: Nur wer die Vorteile von Produkten kennt, kann sie letztlich verkaufen. Dies gilt insbesondere für den Fall, dass ein Handelspartner nicht nur Produkte eines Anbieters verkauft, sondern verschiedene Lieferanten hat.

Sales Training im LMS

MERKE

Externe Mitarbeitende UND Vertriebs- bzw. Handelspartner benötigen gleichermaßen Fach- und Produktwissen. Wer diese Zielgruppe bei Weiterbildungen außen vor lässt, verpasst die Chance, seinen Umsatz signifikant zu steigern.

Welche Zielgruppen sollten im Extended Enterprise-Szenario berücksichtigt werden?

Zum Kreis der Vertriebspartner gehören allerdings nicht nur externe Vertriebsmitarbeiter. Je nach Branche und je nachdem, ob man sich im B2B oder B2C Business bewegt, können ganz unterschiedliche Zielgruppen angesprochen und eingebunden werden. Diese sind beispielsweise:

  • Vertriebspartner und Händler (Autohäuser, Optiker)
  • Franchise-Nehmer (Restaurants, Versicherungen, Immobilienmakler, etc.)
  • Fachpersonal im Versicherungs- oder Gesundheits- oder Medizintechnikbereich
  • Joint Ventures
  • Partner
  • Kunden
  • Mitglieder und Freiwillige
  • Freunde und Familie
  • die allgemeine Öffentlichkeit
Junge Frau in einer Sales Schulung

Vertriebstraining externer Partner: Online oder digital?

Hat man sein externes Partnernetzwerk definiert, stellt sich schnell die Frage: Schule ich diese Mitarbeiter besser online oder digital? Beide Optionen bieten Vor- und Nachteile und sollten genaustens abgewogen werden. Die Idee, solche Händlerschulungen online, zum Beispiel in einem Learning Management System (LMS), abzubilden ist nicht neu.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Die Verkäufer oder Beraterinnen des Endanbieters müssen nicht zu einer Vor-Ort Schulung fahren, noch müssen Angestellte des Optikherstellers quer durch die Welt in sämtliche Filialen reisen. Stattdessen können Angestellte über verschiedene Endgeräte bequem von zuhause oder direkt am Arbeitsplatz entsprechende Produkttrainings durchlaufen.

Der Nachteil einer solchen Online-Schulung ist jedoch, dass Mitarbeitende häufig unter Zeitdruck stehen oder wenig Motivation haben, ein solches Training zu starten. Daher ist es sehr wichtig, die Einstiegshürde für Weiterbildungen so gering wie möglich zu halten. Komplizierte Registrierungen bspw. schrecken ab. Auch die Kombination aus Online- und Präsenztraining in Form eines hybriden Lernkonzeptes oder sogar als echtes Blended-Learning Szenarios kann eine gute Möglichkeit bieten.

Anika Rabe, Inbound Sales Managerin, die bei imc schon zahlreiche Kunden bei der Entwicklung und Betreuung solcher Schulungen begleitet hat, rät:

Anika Rabe, imc AG

Anika Rabe

„Produktschulungen sind meist nicht für die Öffentlichkeit bestimmt, daher müssen sie in einem geschützten Bereich liegen. Ein LMS bietet sich hierfür an. Die Trainings müssen aber für alle möglichst einfach zugänglich sein und vor allem: Interessant gestaltet werden. Gerade externe Mitarbeitende müssen nicht nur das fachliche Produktwissen erwerben, sondern emotional abgeholt werden.“

Mitarbeiter lachend

Facts tell, stories sell

Keine Emotion, kein Umsatz; speziell bei Produkten oder Marken, bei denen technische Unterschiede eigentlich keine Rolle spielen, kommt es umso mehr auf die Bindung zur Marke und gutes Storytelling an. Diese Emotionalität, die Begeisterung für ein Produkt muss einen externen Mitarbeiter daher mindestens genauso packen wie eine Angestellte der eigentlichen Produktionsfirma.

Genau das muss ein Produkt-Training entsprechend liefern. Beispielsweise Smartphones, aber auch Schmuck oder Autos werden häufig nicht auf Grund von Fakten gekauft, sondern aus rein emotionalen Gründen. Kann also ein Verkäufer seine Begeisterung für ein Produkt weiter transportieren, neigen Kunden eher dazu, dieses zu kaufen, auch wenn es rein rational nicht unbedingt besser oder günstiger ist.

Wasserhahn verstopft mit Geld

One-size fits all hat ausgedient

Damit auch Externe diese Stories auch verinnerlichen, müssen diese anders geschult werden als der eigene Angestellte. Denn eigene Angestellte sind den Produkten oder der Marke ohnehin enger verbunden. Daher müssen sie weniger von der Qualität eines Produktes überzeugt werden.

Dies gilt es bei der Trainingserstellung unbedingt zu berücksichtigen. One-size-fits-all Lösungen haben ausgedient und auch ein unnötig komplizierter Zugang zu Schulungen ist ein KO-Kriterium.

Expertin Anika Rabe rät daher: „Je einfacher ich den Zugang zum Lernen gestalte, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass jeder am Lernerlebnis teilhaben kann. Beispielsweise kann man ohne großen Aufwand an neuen oder erklärungsintensiven Produkten oder Geräten einen QR-Code anbringen, der direkt nach dem Scannen zum gewünschten Training führt.“

 

Die Expertin weist allerdings darauf hin, dass die Überprüfbarkeit der Trainings schwieriger wird, je einfacher der Zugang erfolgt. Denn im Falle, dass Trainings ohne vorherige Authentifizierung erfolgen, kann der Ersteller der Lerninhalte weder sicher sein, dass die Endanwender diese auch wirklich gemacht haben, noch ist sichtbar, wie zeitintensiv das Training war.

Auch die Frage, ob Lernende etwas aus diesem Training mitgenommen haben und dieses Wissen aktiv anwendet, bleibt aus. Diese Evaluierung ist jedoch vor allem bei der Optimierung und Evaluierung von Lerninhalten wichtig. Das Thema Learning Analytics näher zu beleuchten würde an dieser Stelle zu weit führen, jedoch sollten Verantwortliche dies nicht aus den Augen verlieren.

Mehr Umsatz durch die Kombination beider Welten

Letztlich zählt, so imc Produktvorstand Dr. Wolfram Jost, allerdings nur eins: Eine Lernkurve muss in eine Ertragskurve verwandelt werden. Kein Unternehmen schult Mitarbeiter, egal ob die eigenen oder Partner aus reiner Freude. Das zu Grunde liegende Ziel ist, vor allem im Extended Enterprise Szenario, den Umsatz der Firma zu erhöhen und Partner so zu schulen, dass diese zum Unternehmenserfolg beitragen.

Damit es gelingt das Gelernte in Umsatz umzusetzen, hier nochmal alle Tipps zur erfolgreichen Extended Enterprise Schulungen auf einen Blick:

  • Zielsetzung: Was soll erreicht werden?
  • Zielgruppe: Wen will ich schulen, welches Vorwissen hat meine Zielgruppe, welche Informationen und Stories benötigt sie?
  • Konzeption: Welche Art(en) der Schulung sind geeignet?
  • Erfolgsmessung: Was definiere ich als Erfolg? Wie und wann messe ich diesen?
  • Trainingseinstieg: Wie gelingt ein möglichst einfacher Einstieg ins Training?
  • Mitarbeitermotivation: Wie muss ich das Training gestalten, sodass Externe es gerne absolvieren und sich Inhalte gut merken?
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Kontrolle abgeben, Sicherheit gewinnen

Nie wieder Nachweise abheften!
Wie ein validierbares LMS viel Zeit und Papier spart

Im Interview mit einem Vertreter der Medizintechnik-Branche

Die Umstellung oder Einführung eines Learning Management Systems (LMS) ist immer mit Herausforderungen verbunden. Noch schwieriger wird es allerdings, wenn die Lernplattform auch validierbare Prozesse abbilden soll. Vor allem in der Medizin-, Pharma- und Medizintechnikbranche ist dies ein großes Thema, da Arbeitsabläufe und Schulungen lückenlos dokumentiert werden müssen. Wir haben mit einem Vertreter der Medizintechnik-Branche gesprochen, der eine solche Umstellung kürzlich durchgeführt hat.

Hans-Heiko Müller, pfm medical

Hans-Heiko Müller, pfm medical ag

Hans-Heiko Müller arbeitet bei der pfm medical ag, einem international aktiven mittelständischen Familienunternehmen aus Deutschland, das spezielle Lösungen im Bereich Healthcare anbietet. Er ist als Team Manager Organisational Learning für die Dokumentation der internen Fort- und Weiterbildungen zuständig.

Bereits seit 2014 hat er mit dem LMS der imc, der imc Learning Suite, gearbeitet und die Umstellung zu einem validierbaren System angestoßen und auch begleitet.

Im Interview erzählt er, wie die Umstellung abgelaufen ist, welche Herausforderungen es für ihn und sein Team gab und wie viele Meter DIN-A4 Ordnern er jetzt spart.

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INFO

Der Begriff Validierung oder Validierungspflicht bezieht sich darauf, dass detaillierte Nachweise über die Anforderungsentsprechung eines technischen Prozesses dokumentiert werden müssen. Einfach gesagt geht es darum, die Qualität eines Produktes zu sichern, um schwerwiegende Fehler zu vermeiden. Dies ist in Hochrisiko-Branchen wie der Pharma- und Medizinprodukteherstellung enorm wichtig, um die Gefährdung von Patienten auszuschließen.

INTERVIEW
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Guten Tag Herr Müller, klären Sie uns auf: Was haben Validierungsprozesse und Learning Management Systemen miteinander zu tun?

Es gibt hierfür sehr strikte Anforderungen der europäischen Medizinprodukteverordnung (Medical Device Regulation MDR) sowie der U.S. Food and Drug Administration FDA. Diese Anforderungen besagen, dass sobald ein computergestütztes System in einen qualitätsrelevanten Prozess der Herstellung eingebunden ist, ein dokumentierter Nachweis darüber erbracht werden muss.

 

Dieser Nachweis muss aufzeigen, dass das System den Anforderungen genügt und jetzt und in Zukunft genau so arbeiten wird, wie es dies laut Spezifikation tun soll. Sprich: Das System, oder in unserem Fall das LMS, muss zu jeder Zeit überprüfbar sein und jeder Ablauf muss klar nachvollzogen werden können. Das betrifft beispielsweise jegliche Änderungen an Schulungsunterlagen.

Sie haben sich bei pfm medical Mitte 2020 entschlossen, den Schritt hin zu einem validierbaren LMS zu gehen. Wie kam es dazu?

Es gab verschiedene Gründe. Zum einen müssen wir die Vorgaben des Gesetzgebers erfüllen und hier hat die europäische Medizinprodukteverordnung, die 2017 erlassen wurde und im Mai 2021 zwingend anzuwenden ist, doch einige Neuerungen mit sich gebracht, die es umzusetzen galt.

Zum anderen war es aber auch so, dass die Dokumentation vor der Validierung insgesamt sehr aufwändig war. Sehr viele Abläufe mussten händisch durchgeführt werden.

a pile of folders

Wie kann ich mir diese händische Dokumentation vorstellen?

Grundsätzlich müssen alle Beschäftigten bestimmte Schulungen absolvieren, beispielsweise Weiterbildungen über die einzelnen Produkte. Je nachdem um welche Schulung es sich handelt, muss diese regelmäßig wiederholt oder erneuert werden.

Vor der Umstellung lief der Nachweis so ab: Ein Mitarbeiter wurde von uns manuell in den Kurs eingebucht und konnte diesen im LMS online oder in Präsenz absolvieren. Danach musste er einen Nachweis ausdrucken, dass er den Test gemacht hat, dies mit seiner Unterschrift quittieren und den Zettel entweder persönlich bei uns abgeben oder per Post schicken.

Nach Erhalt des Briefes mussten wir prüfen, ob der Mitarbeiter wirklich auf diesen Kurs eingebucht war und seine Teilnahme manuell im System bestätigen. Da wir gesetzlich verpflichtet sind, diese Nachweise aufzubewahren und das teilweise über Jahrzehnte, haben wir den Beleg händisch in Papierordnern abgeheftet.

 

So sind innerhalb von zwei Jahren rund zehn laufende Meter an DIN-A4-Ordnern zustande gekommen. Meine Kollegin und ich waren jede Woche mehrere Stunden mit dem Abgleich und der Einordnung beschäftigt. Ein Standard, der in vielen Unternehmen der Medizintechnik-Branche an der Tagesordnung ist und viele Ressourcen bindet.

100 SEITEN DOKU PRO UPDATE

Das klingt in der Tat sehr aufwändig. Wie sieht dieser Prozess jetzt mit einem validierbaren LMS aus?

Jeder Mitarbeiter ist in verschiedene Gruppen eingeteilt und diese Gruppen kann ich auf bestimmte Trainings und Lernpfade einbuchen. Dort ist auch hinterlegt, welche Weiterbildungen validierungsrelevant sind.

Nehmen wir als Beispiel Medizinprodukteberater, die Ärzte in unsere Produkte einweisen müssen. Lege ich fest, dass die Gruppe mit allen Beratern jedes Jahr ein Training zu den neusten Produkten absolvieren muss, bucht das System die gesamte Gruppe automatisch auf die entsprechenden Schulungen ein. Zusätzlich kann ich automatisierte Erinnerungen (sog. Eskalations-Management) im System einstellen. Dadurch erhalten diejenigen, die das Training bis zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht abgeschlossen haben, eine Erinnerung.

 

Hat der Mitarbeiter das Training abgeschlossen, kann er es direkt im System einbuchen. Dazu muss er mit Nutzername und Passwort eingeloggt sein und zusätzlich mit seiner elektronischen Unterschrift (die sog. E-Signatur) die Teilnahme bestätigen. Das war’s.

Wir sehen dann, wann der Mitarbeiter das Training abgeschlossen hat und der Nachweis wird im System hinterlegt. Wir müssen nichts mehr ausdrucken oder zusätzlich abheften.

Happy co-worker in a workshop

Können Sie uns ein paar Einblicke geben, was Ihnen bei der Anbieterauswahl wichtig war?

Wir wollten nicht nur Unterstützung bei der Umstellung des Systems, sondern auch Hilfe bei der weiteren Dokumentation. Denn bei jedem Update, bei jeder kleinen Änderung, die ich im LMS vornehme, muss dokumentiert werden, welche Auswirkungen die Änderungen haben könnten. Das ist extrem aufwändig und pro Update kommen schnell 100 Seiten zusammen.

Theoretisch könnten wir diese Arbeit auch selbst machen, also alle Szenarien komplett durchspielen und dokumentieren. Allerdings müsste ich dafür mindestens eine Vollzeitkraft einstellen. Unser Wunsch war ein „Rundum-Sorglos-Paket“, das sowohl das Thema Sicherheit abbildet, aber für uns auch eine deutliche Arbeitserleichterung bringt.

Wie lief der konkrete Umstellungsprozess ab?

Zunächst haben wir gemeinsam mit imc eine Anforderungsanalyse der betrieblichen Lernprozesse erstellt. Dabei geht es um Dinge wie die Organisationsstruktur, die Struktur der Lerninhalte oder Lernprozesse. Danach erfolgte ein Abgleich der Validierungsdokumente sowie die Bereitstellung der Nutzer- und Funktionsanforderungen inklusive Risikoanalyse.

 

Im zweiten Schritt, der Planungsphase, wurde uns ein Entwicklungssystem (DEV-System) für erste Workshops bereitgestellt. In den Workshops wurden beispielsweise die Administratoren geschult und wir haben gemeinsam das System eingerichtet und testweise genutzt.

In der dritten Phase wurde ein Test-, oder STAGE-System produktiv gesetzt, was wiederum getestet wurde. Danach erfolgte die Bereitstellung des Produktiv-Systems.

Insgesamt hat der Prozess knapp vier Monate gedauert. Hätten wir das komplett selbst gemacht, hätten wir schätzungsweise 18-24 Monate gebraucht.

MEHR SICHERHEIT - WENIGER FLEXIBILITÄT

Gab es bei Ihnen im Vorfeld Ängste oder Befürchtungen hinsichtlich der Umstellung? Wie sind Sie damit umgegangen?

Vor einem Projekt dieser Größenordnung hatten wir natürlich Respekt. Aber wir haben die Umstellung als Chance gesehen, die alte Welt ins digitale Zeitalter zu überführen. Wir haben uns beispielsweise alle Prozesse nochmals angesehen und geprüft, an welche Stelle man diese verschlanken kann.

Dadurch haben wir jetzt Schulungsprozesse, die für alle Mitarbeiter, auch die unserer Tochterunternehmen, einheitlich sind. Es gab einen regelrechten Kulturwandel, der auch dadurch initiiert wurde, dass wir mit so vielen verschiedenen Abteilungen zusammengearbeitet haben.

 

Das war gleichzeitig eine gewisse Herausforderung, denn wir mussten erst mal verstehen, wer welche „Sprache“ spricht. Unter Begriffen wie System oder DEV-System kann sich jede Abteilung etwas anderes vorstellen.

Da wir beispielsweise auch mit HR und der IT zusammengearbeitet haben, war es immens wichtig sicherzustellen, dass jeder weiß, was mit welchem Begriff gemeint ist. Dazu sind gute Absprachen und ein regelmäßiger Austausch unerlässlich.

Gab es weitere Herausforderungen?

Persönlich fand ich es nicht einfach, ein Stück weit die Verantwortung abzugeben und mich auf einen externen Anbieter zu verlassen. Denn wie erwähnt, hatte ich bereits seit 2014 mit dem LMS gearbeitet, wusste wie es funktioniert und konnte Änderungen selbst durchführen.

Während der Umstellung habe jedoch nicht ich am System gearbeitet, sondern der Anbieter. Das war in gewisser Weise einen Vertrauensvorschuss, weil ich nicht genau wusste, was im Hintergrund passiert. Anfangs hat mich das etwas nervös gemacht. Wir haben aber enge Sprints vereinbart, will heißen wöchentliche Abstimmungstermine mit der Möglichkeit nachzujustieren, sodass ich beruhigt war und jederzeit nachvollziehen konnte, wo wir gerade im Prozess stehen.

 

Man sollte sich allerdings dessen bewusst sein, dass man mit so einem System ein Stück Flexibilität verliert. Änderungen, die ich vorher mit einem Häkchen selbst setzen konnte, sind jetzt gesperrt und müssen einen Change-Prozess durchlaufen. Dieser muss beantragt, im 4-Augen-Prinzip geprüft und dokumentiert werden, bevor er umgesetzt werden darf.

Der strenge Ablauf gewährleistet die vorgeschriebene Sicherheit, aber der Preis dafür ist eben geringere Flexibilität. Trotzdem überwiegen insgesamt für pfm medical deutlich die Vorteile.

happy women infornt of a digital training

Was würden Sie Unternehmen empfehlen, die vor der Entscheidung stehen, ihr System ändern zu lassen?

Mein Tipp: Man muss sich die Prozesse im Vorfeld sehr genau anschauen und dann auch den Mut haben, diese an die Technik anzupassen. Nicht umgekehrt. So kann man sicher sein, dass es bei Audits nicht zu Problemen kommt.

 

 

Vielen Dank für die vielen spannenden Einblicke!

Weitere Informationen

Mehr über das validierbare LMS von pfm medical erfahren Sie übrigens auf der Seite unserer Referenzkunden.

Oder laden Sie sich direkt das Whitepaper zum Thema Validierung im LMS herunter.

Noch mehr Infos? Kein Problem, hier finden Sie auch die Aufzeichnung des Webinars mit Hans-Heiko Müller zum Thema Validierung im LMS.

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Validierung und Learning Management Systeme

Validierung und Anforderungen im LMS: Wie ein LMS validierte Prozessen abbilden muss

… und wie die Serie „Breaking Bad“ wohl mit 21 CFR Part 11 klargekommen wäre

Wissen Sie, worum Pharma- und Medizinunternehmen Walter White, den Drogenkoch aus der Serie „Breaking Bad“, beneiden könnten? Nun, im Gegensatz zu denjenigen, die legale Medikamente oder Medizinprodukte herstellen, musste er sich nie mit validierten Prozessen in Learning Management Systemen (LMS) herumschlagen!

Wir verraten, welche Anforderungen und Prozesse eine geeignete Software zur Validierung abbilden muss, wenn einem die Gesundheit der Patienten nicht egal ist und was es mit 21 CFR Part 11 auf sich hat.

Good to know

Die US-amerikanische Serie „Breaking Bad” handelt von dem 50-jährigen Chemielehrer Walter White, der nach der Diagnose Lungenkrebs eine Karriere als Drogenkoch beginnt und immer weiter abrutscht. Die Serie wurde weltweit vielfach ausgezeichnet und lief in den USA von 2008 bis 2013.

breaker LMS Hot Topics Validierung

Was regelt die FDA?

Nehmen wir einmal an, der Anti-Held Walter White und sein Kompagnon, Jesse Pinkman, hätten ein ganz normales Pharma- oder Medizinunternehmen geführt. Dann würden sie, wie alle Unternehmen dieser Hochrisikobranche den Regeln der U.S. Food and Drug Administration (FDA, zu Deutsch: US-Behörde für Lebens- und Arzneimittel) unterliegen.

 

Die FDA untersteht als staatliche Behörde dem US-amerikanischen Gesundheitsministerium und legt solchen Unternehmen, die Nahrungserzeugnisse, Medikamente und Medizinprodukte im Allgemeinen herstellen, strenge Regeln auf. Daran gebunden sind sämtliche Firmen, die ihre Produkte und Erzeugnisse in den USA anbieten. Neben der FDA erlässt zudem die Europäische Arzneimittelagentur EMA durch die EU solche Regularien. Darunter fallen auch die Richtlinien für gute Arbeitspraxis (eng: Good Practise, GxP).

Info

Zu den GxP-Richtlinien gehören unter anderem der GMP-Leitfaden und die GCP-Richtlinien. Diese Regularien beziehen sich auf den korrekten Ablauf (Good Manufacturing Practice: GMP) und die gute klinische Praxis (Good Clinical Practice: GCP), welche bei der Produktion von Arzneimitteln und Wirkstoffen gelten müssen.

Wenn wir in unserer Analogie bleiben, hätte Walters Gegenspieler, der Polizist Hank Schrader, also statt bei der Drogenbehörde DEA (Drug Enforcement Administration), bei der FDA gearbeitet und die ordnungsgemäße und nachvollziehbare Produktion überwacht.

Validierungspflicht nach 21 CFR part 11 – wie bitte?!

Sagen wir, Walter und Jesse hätten nun das legale Unternehmen „Heisenberg-Company“ gegründet. Um sicherzustellen, dass ihr Stoff, Pardon, die Medizin, auch rein bleibt und unter den höchsten hygienischen Standards steril hergestellt wird, produzieren sie, statt in einem Wohnwagen, in einem Reinraum.

In diesen Raum gelangt man allerdings nur durch eine elektronische Schleuse, die mit einem Kartenleser gesichert ist. Zutritt haben nur Leute, die innerhalb der letzten 12 Monate die Schulung „Verhalten in sterilen Räumen“ bestanden haben – Jesse hätte also statt der direkten Einarbeitung durch Walter richtige Schulungen absolvieren müssen.

LMS Hot Topic breaker camper

Diese Steuerung und Zutrittskontrolle übernimmt ein Learning Management System (LMS) und erlaubt den Zugang nur entsprechend geschultem Personal. Da das LMS somit Bestandteil des Herstellungsprozesses ist und im Fehlerfall Patientenleben gefährden könnte, unterliegt es einem Auszug aus dem Code der FDA mit der Bezeichnung 21 CFR 21 part 11 (CFR: Code of Federal Regulations).

Mit 21 CFR part 11 formuliert die FDA ihre Anforderungen an Pharma- oder Medizinproduktehersteller in Bezug auf sämtliche elektronische Aufzeichnungen, die in irgendeiner Form digital erzeugt, verändert, gespeichert, übertragen oder auf die zugegriffen werden soll. Hierbei kann es sich um Texte, Bilder, Videos oder Audiodateien handeln [vgl. Johner Institut].

 

Es tritt die sogenannte Validierungspflicht ein, die besagt, dass detaillierte Nachweise über die Anforderungsentsprechung eines technischen Prozesses dokumentiert werden müssen. Einfach gesagt geht es darum, die Qualität eines Produktes zu sichern, um schwerwiegende Fehler zu vermeiden. Denn niemand will schließlich Medikamente produzieren oder einnehmen, die unwirksam oder sogar schädlich sind.

Definition Validierung

  1. Validierung ist die Erbringung eines Nachweises, dass ein Prozess mit hoher Wahrscheinlichkeit dauerhaft ein spezifikations- und qualitätsgerechtes Produkt erzeugt.
  2. Validierung eines computergestützten Systems ist der dokumentierte Nachweis, dass das System den regulatorischen Anforderungen genügt und so arbeitet und in Zukunft arbeiten wird, wie es dies laut Spezifikation tun soll.

[Quelle: FDA Guidelines on General Principles of Process Validation]

LMS Hot Topics, Validierung, Labor

„Never trust the user“: Was ein System erfüllen muss

Um dies zu vermeiden, gelten bei der Herstellung die beiden Devisen: Never trust the user! Und: Was sich überprüfen lässt, wird überprüft. Um menschliche Fehler so gering wie möglich zu halten, schreibt die FDA vor, dass jedes System, das in diesem Herstellungsprozess verwendet wird, validiert sein muss und unter anderem folgende sichtbaren Funktionen eines solchen validierbaren Systems erfüllt:

contact person

1. Audit Trail

Sämtliche Daten müssen valide verfügbar, nachvollziehbar und exportierbar sein und automatisch geloggt werden. Über Prüfpfade werden sämtliche Änderungen, geplante Kurse und Registrierungen aufgezeichnet. Zudem müssen definierte Rechte und Rollen klar ersichtlich sein. Es muss jederzeit nachvollzogen werden können, was wann von wem und in welcher Form geändert wurde.

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2. Elektronische Signatur

Die Ausführung bestimmter kritischer Handlungen kann von elektronischen Signaturen abhängig gemacht werden. Das bedeutet, dass Änderungen nur von autorisierten Personen durchgeführt werden dürfen, die dies mit User-ID und Kennwort bestätigen müssen. Dies kann bspw. die Freigabe von Tests oder die Registrierung von Lerninhalten betreffen.

3. Versionierung (approved records)

Sämtliche Lerninhalte, seien es Kurse, Kursvorlagen, Lernpfadtypen, Testfragen, Tests, Zertifikate, Kostenstellen oder Kostenarten unterliegen einer Versionierung. Nach jeder Bearbeitung der Objekteigenschaften wird die jeweils letzte Fassung des Objekts als nummerierte Version im System abgelegt und nach Wunsch veröffentlicht. So können alte Versionen nicht verloren gehen, da Änderungen unter Umständen mehrere Jahre aufbewahrt und dokumentiert werden müssen.

[vgl. § 20, Arznei- und Wirkstoffverordnung]

Doch damit nicht genug: Sind diese Punkte erfüllt, muss die Heisenberg Company mittels des validierten Prozesses dafür Sorge tragen, dass für jeden Prozess und jede Funktion schon vor Inbetriebnahme bspw. des LMS eine Risikoanalyse durchgeführt wird.

 

Was passiert, wenn ein User aus Kategorie Y mit Rechten X auf den Button Z klickt? Welche möglichen Fehler gibt es und was ist der daraus resultierende Effekt? Welches Risiko, welche Gefahr entsteht bei einem Fehler für den Patienten?

Damit dies gelingt, nachvollziehbar und überprüfbar ist, müssen Rollen, Prozesse und Rechte klar definiert werden. Gleiches gilt unter anderem für Berechtigungskonzepte und Patches.

Validierung gut, alles gut – Deal?

Wenn Sie jetzt das Gefühl haben, langsam auch pharmazeutische Erzeugnisse, wie Kopfschmerzmittel, gebrauchen könnten, können wir leider nicht weiterhelfen. Sollten Sie aber zu dem Entschluss kommen, mehr zum Thema Validierung erfahren zu wollen, könnten wir einen Deal anbieten.

Schauen Sie hierfür doch gerne einmal in die Webinar-Aufzeichnung zum Thema Validierung im LMS. Oder schreiben Sie uns. Wir sind auch netter als die DEA oder FDA. Versprochen!

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Wieso ein LMS mehr einbringt, als es kostet

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Ich arbeite seit März 2019 im Marketing & Communication Team der imc. Kommunikation, kreativer Content und Social Media sind meine Leidenschaft.

 

Komplexe Inhalte verständlich zu erklären und damit das Thema E-Learning jedem zugänglich zu machen, sind täglich spannende Herausforderungen. Privat liebe ich es zu lesen, spiele Poker und reise gerne und viel.

 

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Nadine Kreutz
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Thema: Business Case fürs LMS berechnen

Wieso ein Learning Management System mehr einbringt, als es kostet

...und wie Sie dies mit einem Business Case beweisen können

Wir haben kein Geld, wer soll sich darum kümmern und was bringt das überhaupt? Das sind einige der häufigsten Einwände und Bedenken, die gerne angeführt werden, wenn es um die Einführung eines Learning Management Systems (LMS) geht. Hierbei übersehen die Verantwortlichen jedoch, dass sich eine solche Anschaffung schon nach kurzer Zeit selbst trägt – insofern sie konsequent und sinnvoll um- und eingesetzt wird.

 

Dass dies kein leeres Marketing-Versprechen ist, lässt sich anhand eines Business Case ausrechen. Hierbei wird ein Szenario durchgespielt, indem eine Investition unter strategischen, betriebswirtschaftlichen und prozessualen Aspekten beleuchtet wird. Wir haben mit Sales Managerin Svenja Kreten gesprochen, die schon häufig Business Cases erstellt hat.

Svenja Kreten, Sales Manager bei imc

Sie ist überzeugt: „Ein Learning Management System rechnet sich für die meisten Kunden innerhalb eines Jahres. Das kann ich anhand von Zahlen nachweisen, die ich gemeinsam mit den Unternehmen validiere.“

 

Wie sie auf diese Zahlen kommt, wie ein Business Case sinnvoll errechnet werden sollte und welche Faktoren bei der Kalkulation mit einbezogen werden sollten, haben wir in unseren FAQs einsteigerfreundlich zusammengefasst.

BUSINESS CASE: FAQS
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Was ist eigentlich ein Business Case?

Ein Business Case untersucht die Wirtschaftlichkeit einer Investition. Das Vorhaben wird also einer Kalkulation unterzogen, die dann die relevanten Kennzahlen liefert.

Grundsätzlich kann ein Business Case in verschiedensten Bereichen Anwendung finden und ist immer dann sinnvoll, wenn es um längerfristige und kostenintensive Anschaffungen geht. Daher lohnt sich die Berechnung bei der Einführung eines Learning Management Systems definitiv.

 

Hier werden die genauen Zahlen, die das Unternehmen, etwa für die Weiterbildungen der Mitarbeiter*innen ausgibt, klar definiert. Untersucht werden beispielsweise die Aufwände, die bei der manuellen Verwaltung der Mitarbeiterschulungen entstehen.

Hierbei entstehen sowohl personelle Aufwände (personelle Ressourcen) als auch materielle Aufwände (z.B. für Kopien, Namensschilder etc.) Ebenso werden aber auch Parameter betrachtet, die einen direkten oder indirekten Einfluss auf die Steigerung des Umsatzes haben.

Wieso einen Business Case durchführen?

Ein Business Case empfiehlt sich, um die Investition in ein LMS besser abschätzen zu können. Dadurch können die Kosten, der Nutzen, die Risiken und der Zeiteinsatz besser dargestellt werden. So wird auch transparent und ersichtlich, ab wann sich das LMS im Unternehmen amortisiert hat.

Aussagen wie „zu teuer, lohnt sich nicht“ können anhand von Zahlen und Fakten widerlegt werden, da funktionale Nutzenelemente wie Zeitersparnis, Lernerfolg, Verwaltungskosten und Realisierung von Umsatzpotenzialen genau aufgeschlüsselt werden.

Was misst man bei einem LMS- Business Case?

Betrachtet werden die Kosten der Lernplattform, die gegenüber den herkömmlichen Personalschulungen eingespart werden können. Kostenseite und Umsatzpotenziale werden gleichermaßen betrachtet. Dafür werden zunächst sämtliche Ausgaben in Hinblick auf Fort- und Weiterbildung aufgelistet.

 

Im zweiten Schritt werden umsatzrelevante Faktoren evaluiert. Ebenso können, ausgehend von diesen Cases, untergeordnet weitere Berechnungen erfolgen und sich nur auf bestimmten Abteilungen eines Unternehmens beziehen. Themen wie das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen beispielsweise können gesondert betrachtet werden.

Icon representing 360 Degrees

Wie funktioniert die Berechnung?

Bei der Kalkulation eines LMS Business Cases wird der gesamte Prozess der Fort- und Weiterbildung betrachtet. Entlang dieses Prozesses werden die Parameter herausgefiltert, auf die ein LMS Einfluss nehmen kann.

Hierzu zählen triviale Dinge, wie die Einsparung von Reisekosten, bei der Verlagerung von Präsenzschulungen in den virtuellen Raum, aber auch komplexere Parameter wie eine Verringerung der Fehlerquote in der Produktion durch effizientere Schulungen oder Umsatzsteigerungen durch eine Verkürzung des Time-to-Market-Zyklus. Anschließend werden diese quantifiziert.

Anwendungsbeispiel eines LMS-Business Cases

Nehmen wir zur Verdeutlichung einmal ein Beispiel: Ein Unternehmen schult seine 1000 Mitarbeiter*innen pro Jahr im Durchschnitt 2 Stunden lang. Für 15% der Mitarbeiter*innen ist diese Schulung jedoch eine Wiederholung, die ihnen nichts neues bringt. Für 10% ist die Schulung sogar irrelevant, da sie das gelernte für Ihre Tätigkeit nicht benötigen.

Somit wurden insgesamt 250 Personen für 2 Stunden unnötig von der Arbeit abgehalten. Anders gesagt, hat das Unternehmen 500 Stunden Arbeitszeit verloren. Egal, ob die Betreffenden in dieser Zeit sonst produktiv gearbeitet hätten oder nicht, Fakt ist: Sie haben eine Schulung besucht, die Geld gekostet, aber ihnen nichts gebracht hat. Im schlimmsten Fall sind sie nach dieser Schulung sogar demotiviert und gestresster als vorher, da sie die verlorene Zeit nachholen müssen.

Ein gut gepflegtes und sauber geführtes LMS kann solche unnötigen Schulungen jedoch vermeiden, da anhand eines umfassenden Kompetenzmanagements automatisch abgeglichen wird, welche Schulung für welche Person geeignet ist. Natürlich setzt dies jedoch voraus, dass die Daten im System regelmäßig und vollständig überprüft und von Fachkräften ausgewertet werden.

Svenja Kreten fasst zusammen: „Die Zahlen, die wir mit dem Business Case vorstellen, entsprechen der Realität. Wir lassen unsere Annahmen für jede einzelne Berechnung in den jeweiligen Firmen und Fachabteilungen überprüfen.

Ein LMS ist nur dann teuer, wenn es nach der Einführung nicht richtig genutzt wird. Aber wenn es den Firmen gelingt, nur einen Teil der aufgezeigten unnötigen Kosten, wie etwa Doppelschulungen, nachhaltig zu reduzieren, amortisiert sich das System sehr schnell“.

Weitere Informationen

Möchten Sie mehr erfahren? Ein Whitepaper zum Thema Business Case finden Sie hier.

 

Die Webinar-Aufzeichnung LMS-Business Case und Stakeholder können Sie sich hier anschauen.

 

Sollten Sie weitere Informationen benötigen, kontaktieren Sie uns gerne direkt über unser Kontaktformular.

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Nadine Kreutz
Communications Manager
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Blog Artikel
Thema: Compliance Training

Don’t call it Compliance!

5 Erfolgsfaktoren, wie Sie auch vermeintlich langweilige Trainings erfolgreich umsetzen

Spontane Gähnanfälle, genervtes Augenrollen und plötzlich dringende Termine sind wohl die häufigsten Nebenwirkungen auf die Ankündigung eines neuen Compliance Trainings. Dabei ist es bei wichtigen Schulungen, wie Datenschutz oder Betrugsprävention essenziell, dass Mitarbeiter*innen die gelernten Inhalte dauerhaft verinnerlichen. Dazu ist eine gute Learning Experience unerlässlich. Wir verraten, wie das gelingen kann.

„Eigentlich ist es ganz einfach: je komplexer und trockener ein Thema, umso besser muss die Erfahrung sein, die der Lerner macht “, so bringt Lernexperte und imc Vorstand Sven R. Becker es auf den Punkt. Die viel gepriesene Learning Experience, die insbesondere auch über das Learning Management System (LMS) dargestellt werden soll, wird bei unternehmensrelevanten Trainings gerne einmal vergessen.

Denn auch wenn es um die neusten DS-GVO Vorschriften oder, wie in der Versicherungsbranche anstehende IDD Schulungen geht, und dies bei den wenigsten Begeisterungsstürme hervorruft, sind solche Themen immens wichtig. Mitarbeiter*innen müssen die Themen nicht nur verstehen, sondern auch verinnerlichen und in ihrer täglichen Arbeit anwenden.

Auch trockene Themen wie Betrugsprävention kreativ umsetzen

Eine Möglichkeit wie dies gelingen kann, hat der Automobilriese Audi gezeigt und sich auf ein mutiges Konzept eingelassen: Mittels eines web-based Training im Stil von „Sin City“ werden sämtliche Mitarbeiter*innen zum Thema Betrugsprävention (Betrug, eng.: Fraud) geschult. Schon zu Beginn wird klar, dass dieses Training anders ist. Denn um das Training zu beginnen, muss der Teilnehmende nicht etwa „Training jetzt starten“ anklicken, sondern es erscheint der Text: „Willkommen in Fraud City. Die Stadt „frisst“ ihre Bewohner mit Haut und Haar. Hoffen wir, dass du der Stadt gewachsen bist. Betreten auf eigene Gefahr“.

Im Verlauf des Trainings begleitet der Teilnehmende Dectevice Fraudless, der Betrugsfälle untersucht. Gleichzeitig wird spielerisch erlernt anhand welcher Kriterien man Betrugsfälle erkennen kann. Darüber hinaus findet eine Sensibilisierung für auffällige Verhaltensmuster statt.

case study compliance training kundenreferenz audi ag

Laura Schumacher, Trainingsverantwortliche bei Audi betont: „Wir wollten gerade bei diesem sensiblen Thema bewusst ein Training der anderen Art, das den Leuten im Gedächtnis bleibt und Spaß macht“.
Das ungewöhnliche Konzept zahlt sich aus: Im Intranet äußerten sich zahlreiche Audi-Mitarbeiter*innen größtenteils sehr positiv über „Fraud City“ – ungewöhnlich genug für ein Compliance Training.

Standard-Training für ständig neue Richtlinien

Wem solche individuellen Trainings zu aufwendig sind, der hat die Möglichkeit aus zahlreichen vorgefertigten Lerninhalten zu wählen, sogenannten Off-The Shelf Contents (OTS Training). Diese können insbesondere dann geeignet sein, wenn es sich um Inhalte oder Zertifizierungen handelt, die aufgrund von regelmäßigen Updates, Gesetzesänderungen oder neuen Richtlinien, angepasst werden müssen.

Etwa für Produktschulungen, wie beispielsweise in der Versicherungs-, Banken-, aber auch der Pharma- oder Medizinbranche eignen sich solche Trainings „von der Stange“ ideal. Achten sollte man allerdings darauf, dass Anbieter über die entsprechenden Zertifikate und Akkreditierungen verfügen und garantieren können, dass Lerninhalte automatisch aktualisiert werden.

TIPP

Achten Sie darauf, dass Anbieter akkreditierter Bildungsdienstleister sind und Inhalte garantiert auf den neusten Stand gebracht werden.

Diese Standard-Trainings können problemlos im LMS abgebildet werden und ermöglichen eine lückenlose Dokumentation und Zertifizierung sämtlicher Mitarbeiter*innen. Dass auch diese Schulungen alles andere als langweilig sein müssen, weiß Vivien Porath. Sie ist bei imc für OTS-Inhalte verantwortlich und sagt:

„Speziell für unser neues Standard-Training zum Thema Datenschutz haben wir schon wirklich tolles Feedback von Kunden erhalten. Das Design gefällt den Kunden, ist weder zu Comic-haft noch zu ernst.

Jemand schrieb außerdem, dass er das Training fachlich perfekt ausbalanciert finde. Andere Schulungen seien ihm zu oberflächlich gewesen oder fachlich so tief, dass man innerlich aussteigt. Das freut uns besonders, weil wir das Thema DS-GVO bewusst so aufbereiten wollten, dass jeder etwas damit anfangen kann. Für viele Mitarbeiter*innen ist es nicht notwendig gänzlich in die Tiefe einzusteigen, sondern sie müssen generell für das Thema sensibilisiert werden.“

Vivien Porath

Denn auch hier gilt: Ohne Mitarbeitermotivation und eine gute Learning Experience werden gelernte Inhalte schneller vergessen, als das nächste Cookie-Banner weggeklickt ist.

Einbindung ins LMS

Doch egal ob nun Individual- oder Standard Content; mit dem Training allein ist es nicht getan, solange keine Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist. Am besten funktioniert das in einem entsprechenden LMS, welches es Admins ermöglicht, Trainings zielgruppenspezifisch zuzuweisen. Hierbei sollten auch Endpunkte gesetzt werden und ein Eskalationsmanagement eingerichtet werden können.

 

Gehört etwa Versicherungsexpertin Frau Müller zu der Gruppe von Mitarbeiter*innen, die eine bestimmte Zahl an IDD-Points erfüllen muss, kann der Administrator entsprechende Kurse im System so anlegen, dass sie automatisch daran erinnert wird. Hat sie das Tranig bis zu einem bestimmten Datum nicht abgelegt, erhält sie wiederholte Erinnerungen per E-Mail und ab einem bestimmten Zeitpunkt kann auch der direkte Vorgesetzte informiert werden.

INFO

Seit 2018 gilt europaweit für alle Versicherungsvermittler*innen eine Weiterbildungsverpflichtung im Rahmen der Insurance Distribution Directive (IDD). Die Anzahl der verpflichtenden Fortbildungsstunden variiert je nach Land.

Darauf kommt es bei der Auswahl an

Worauf sollten Kunden beim Kauf von Compliance Trainings also achten? Sven R. Becker fasst zusammen:

 

1. Werden Sie sich zunächst über ihre Zielgruppe klar. Muss die Zielgruppe tiefergehendes Fachwissen erwerben, oder geht es eher um eine Sensibilisierung? Je nachdem wie Sie diese Frage beantworten, muss sich das in der fachlichen Tiefe widerspiegeln.

 

2. Grundsätzlich sollte es unternehmensweit ein Grundverständnis für sensible Themen geben, quasi ein Compliance Mindset. Innerhalb dieses Mindsets müssen einzelne Trainings und Maßnahmen angesiedelt sein. Wichtig ist hierbei unbedingt, dass die Geschäftsführung als Vorbild agiert – daher bietet sich bspw. an, die GF mit in das Training zu integrieren und auch realistische Fallbeispiele zu entwerfen, in denen sich die Lerner wiedererkennen.

 

3. Je generischer der Inhalt, umso besser eignen sich Standard-Schulungen, da sich um die Aktualität der Anbieter kümmern muss. Ist ein Thema Industrie- oder sogar unternehmensspezifisch, sollte auf eine individuelle Schulung oder einen Mix aus Standard- und individuellem Training gesetzt werden.

 

4. Fragen Sie sich, wie lange Sie ein Training nutzen möchten. Müssen Inhalte häufig angepasst werden, sind OTS-Inhalte die naheliegende Wahl. Zertifizierungen und garantierte Aktualisierungen müssen dabei gewährleistet sein.

 

5. Don’t call it Compliance Training! Schon der Begriff ist für viele Mitarbeiter*innen häufig ein rotes Tuch. Warum nicht einmal mutig sein und andere Namen finden? Überraschen Sie Ihre Lerner mit Trainings, die polarisieren und hervorstechen. So bleiben Inhalte besser im Gedächtnis als mit langweiligen 0-8-15 Schulungen und Sie schaffen es vielleicht sogar, dass die Mitarbeiter*innen das Training genießen – ohne Gähnanfälle.

Weitere Informationen

Wenn Sie mehr zum Thema Standard-Content oder individuellen Lerninhalten wissen möchten, schauen Sie gerne auf den entsprechenden Seiten vorbei oder kontaktieren Sie uns.

Mehr zum Thema Compliance erfahren Sie außerdem in der Aufzeichnung des Webinars.

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