Innovation Pack 14.11 bringt kleine Änderungen mit großer Wirkung

Beim Innovation Pack 14.10 haben wir Sie über unsere Pläne bezüglich Learning Analytics und Learning Experience informiert, an denen wir derzeit intensiv arbeiten. Gleichzeitig mit diesen großen Projekten entwickeln wir aber auch stetig die bereits bestehenden Funktionalitäten der Learning Suite weiter, sodass Ihre Arbeit mit dem System mit jedem Update einfacher, intuitiver und zeitsparender wird. Heute werfen wir einen Blick auf eben diese kleinen Entwicklungen mit großer Wirkung.

Manche Mentor*innen müssen viele verschiedene On-the-Job-Trainings (OJT) für verschiedene Lernende durchführen, die unterschiedlichen Kursen zugeordnet sind. Da kann es leicht passieren, dass man den Überblick verliert. Deshalb bietet die imc Learning Suite jetzt die Möglichkeit, einen erweiterten Filter- und Sortiermodus zu aktivieren, um einen besseren Überblick über alle OJTs und ihre Lernenden zu erhalten. Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden ein Kursfilter, ein Filter für die Aktivitäten der Lernenden und eine manuelle Sortieroption angezeigt, die es ermöglicht, die OJTs nach der ältesten oder jüngsten, noch nicht überprüften Aktivität der Lernenden zu sortieren (d. h. nach einer Interaktion der Lernenden mit einer OJT-Aufgabe, z. B. dem Hinzufügen von Feedback oder dem Hochladen eines Anhangs). Dies hilft den Mentor*innen, sich auf ihre Aufgaben zu fokussieren und alle Aktivitäten der Lernenden rechtzeitig nachzuverfolgen.

Um eine noch bessere Übersicht zu bieten, wurde das Layout der Liste mit On-the-job-Trainings sowohl für die Lernenden als auch für die Mentor*innen verbessert. Die Liste bietet nun die Möglichkeit, nach dem Namen des OJT (für Lernende und Mentor*innen) und nach dem Namen des Lernenden (für Mentor*innen) zu suchen.

Ein weiteres Highlight für Lernende in OJT-Modulen ist eine druckfertige Version des OJT, die als PDF gespeichert oder direkt ausgedruckt werden kann, um als Leistungsnachweis zu dienen.

Ihr Nutzen: Diese neuen Optionen bieten sowohl den Mentor*innen als auch den Lernenden einen viel besseren Überblick über die OJT-Module und die damit verbundenen Aufgaben. Mit den neuen Suchfunktionen, Filtern und Sortieroptionen können Mentor*innen neue Aktivitäten von Lernenden auf den ersten Blick sehen und Zeit beim Durchsuchen der Trainings sparen. Das Auffinden bestimmter OJTs wird für Lernende und Mentor*innen wesentlich einfacher, und die Lernenden können die ausdruckbaren Versionen ihrer OJT-Module als Nachweis ihrer Aus- oder Weiterbildung außerhalb des LMS verwenden.

Viele unserer Kunden bieten eine Selbstregistrierungsoption für ihr Lernmanagementsystem an, damit die Lernenden nicht von den Admins registriert werden müssen. Dies ist zum Beispiel häufig der Fall, wenn ein LMS genutzt wird, um externen Lernenden E-Learning-Inhalte anzubieten. Wenn jedoch Registrierungsformulare auf einer Website angezeigt werden, besteht die Gefahr von Bot-Angriffen. Um Formulareingaben durch solche Bots zu verhindern, bietet die imc Learning Suite nun die Möglichkeit, Friendly Captcha zu integrieren. Das Tool kann über den Konfigurationsmanager eingebunden werden.
Ein Account bei Friendly Captcha ist erforderlich.

Ihr Nutzen: Friendly Captcha ist eine GDPR-konforme Lösung, die Bots effektiv daran hindert, Formular-Eingaben zu senden, so dass Ihre Admins nicht von Bot-Attacken überwältigt werden und Ihr LMS frei von gefälschten Accounts bleibt.

Der Import von Kursen über eine CSV-Datei wurde bereits in einem früheren Update eingeführt. Mit Innovation Pack 14.11 wurden der CSV-Datei neue Spalten hinzugefügt. Außerdem ermöglicht die imc Learning Suite nun den Import von Kursvorlagen sowie Anmeldungen für Kurse und Kursvorlagen über CSV-Dateien.

Ihr Nutzen: Die Datenmigration von einem Altsystem zur imc Learning Suite ist jetzt viel einfacher. Nutzen Sie einfach die neue Standardfunktionalität, die die Übernahme von Daten in einem vordefinierten CSV-Format ermöglicht. Unser Consulting Team unterstützt Sie gerne bei dieser Aufgabe.

Das neue Innovation Pack bietet die Möglichkeit, Videos in News-Artikel einzubetten, um den Inhalt interessanter zu gestalten. Admins können auch die automatische Wiedergabe von Videos aktivieren, so dass das Video startet, sobald die Lernenden den Artikel öffnen.

Ihr Nutzen: Das Einbetten von Videos in News macht die Artikel nicht nur ansprechender, sondern hilft auch, Informationen zu vermitteln, die über Text allein schwer zu vermitteln sind. L&D-Beauftragte können zum Beispiel ein Screen Recording in einen Artikel über neue Funktionen im LMS einbetten, damit die Lernenden leichter verstehen, wie die Funktion genutzt wird.

In der Vergangenheit mussten Admins bei der Erstellung von webbasierten SCORM-Trainings für verschiedene Sprachen viel Zeit und Mühe investieren, da die Kurse für jede Sprache einzeln erstellt werden mussten. Mit dem neuen Update bietet die imc Learning Suite mehrsprachige SCORM-Ordner auf der Ebene der Kursvorlagen. Das bedeutet, dass Admins nun Ordner für SCORM Web Based Trainings auf der Ebene der Kursvorlagen erstellen können. Wenn Kurse in verschiedenen Sprachen verfügbar sein sollen, können die verschiedenen Sprachversionen eines Web Based Trainings einfach in diesen Ordner hochgeladen werden.

Ihr Nutzen: Admins sparen viel Zeit bei der Erstellung mehrsprachiger Versionen von Kursen, da sie diese nicht für jede Sprachversion einzeln erstellen müssen. Sie können einfach die Kursvorlage verwenden und die verschiedenen Versionen eines Web Based Trainings zum SCORM-Ordner hinzufügen.

Wenn sich Lernende für einen Kurs anmelden, erhalten sie in der Regel eine Anmeldebestätigung. Diese Nachricht enthält oft wichtige Informationen, wie z. B. Standorte, Kontaktpersonen oder andere Dinge, die die Teilnehmer wissen sollten und wird in der imc Learning Suite als Buchungsmail bezeichnet.
Um Zeit bei der Erstellung ähnlicher Buchungsmails zu sparen, haben Admins jetzt die Möglichkeit, diese Nachrichten zu duplizieren und anzupassen. Außerdem können Admins mehrere Kursmodi für Buchungsmails auswählen, das heißt sie müssen nicht für jeden Kursmodus (z. B. Blended Learning, Präsenzschulung oder Online-Schulung) eine eigene Buchungsmail erstellen.
Innerhalb des Buchungsmanagers können Admins auch einfacher Buchungsmails finden, indem sie Filter basierend auf dem Kursmodus verwenden.

Ihr Nutzen: In der Vergangenheit haben Admins oft viel Zeit damit verbracht, ähnliche Buchungsmails individuell zu erstellen. Jetzt haben Admins die Möglichkeit, mehrere Bedingungen auszuwählen, die bestimmen, wann eine Nachricht verschickt wird. Ein Beispiel: Admins müssen keine Nachrichten für Online-Kurse und für Blended-Learning-Kurse separat erstellen, wenn der Inhalt derselbe ist. Sie können das System einfach so einstellen, dass die Nachricht für Online-Kurse ODER Blended-Learning-Kurse versendet wird. In der Vergangenheit konnten sie nur eine der beiden Varianten wählen und mussten für die andere Kursart eine eigene Nachricht erstellen.

Mit dem neuen Innovation Pack kann das System Benachrichtigungen über neue verfügbare Kurse an Lernende senden, deren Anmeldestatus in der Kursvorlage "persönlicher Lehrplan" lautet, das heißt eine*r der Tutor*innen hat dem oder der Lernenden den Kurs empfohlen. Wenn zum Beispiel die Teilnahme an einem Kurs über Projektmanagement empfohlen wurde, kann das System den Lernenden eine Benachrichtigung schicken, sobald der Kurs verfügbar ist.

Ihr Nutzen: In der Vergangenheit war es nur möglich, Benachrichtigungen über neue verfügbare Kurse an Interessierte zu senden, wenn die Lernenden auf der Ebene der Kursvorlagen für Kurse vorgemerkt waren, also wenn sie selbst Interesse an einem Kurstyp angemeldet haben. Mit dieser neuen Option kann das System diese Benachrichtigungen auch an Lernende senden, die den Status "persönlicher Lehrplan" haben, das heißt ein Tutor oder Manager hat diese Art von Kurs empfohlen.

Mit dem neuen Innovation Pack haben wir der Listenansicht in der Teilnehmerverwaltung eine neue Spalte mit dem Titel "Buchungsdaten anzeigen" hinzugefügt. In dieser Spalte können Attribute ausgewählt werden, die angezeigt werden sollen, damit Administrator*innen einen besseren Überblick über die Buchungsdaten erhalten. Wenn Sie beispielsweise eine Präsenzschulung organisieren, bei der die Teilnehmer*innen mit einem Mittagessen versorgt werden, können Admins in dieser Spalte anzeigen lassen, ob die Teilnehmer*innen vegetarische oder vegane Kost bestellt oder angegeben haben, dass sie bestimmte Lebensmittelallergien haben.

Ihr Nutzen: Bisher konnten Admins bestimmte Buchungsinformationen nur in der Detailansicht der jeweiligen Lernenden sehen. Das konnte sehr zeitaufwändig werden, je länger die Teilnehmerliste war. Mit der neuen Spalte können Admins alle relevanten Buchungsdetails auf einen Blick sehen und sogar die Liste mit allen notwendigen Informationen direkt aus der Teilnehmerverwaltung ausdrucken.

Es gibt jetzt ein neues Kontrollkästchen in der imc Learning Suite: "Warnung vor Zeitkonflikten". Dies ermöglicht eine automatische Warnung, die erscheint, wenn Lernende im Begriff sind, sich für einen Kurs einzuschreiben, der mit einem anderen, für dieselbe Zeit geplanten Kurs kollidiert. Die Warnung wird unabhängig davon angezeigt, ob die Buchung von den Lernenden, von Tutor*innen oder Admins vorgenommen wird. Die Warnung kann jedoch ignoriert werden, wenn die Buchung trotzdem durchgeführt werden muss.
Die Warnung erscheint nicht bei Mehrfachbuchungen durch Tutor*innen, direkten Buchungen über Lernpfade und automatischen Buchungen für Kurse.

Ihr Nutzen: Die neue Option verhindert versehentliche Doppelbuchungen durch Tutor*innen, Admins oder die Lernenden selbst, so dass die Lernenden nicht in Zeitkonflikte geraten, die sie zwingen, gebuchte Kurse zu stornieren oder ihren Zeitplan umzustellen.

Es ist nun möglich, Teilnehmerlisten pro Veranstaltung zu exportieren, so dass für jede einzelne Veranstaltung eines Kurses eine eigene Liste erstellt werden kann. Bisher konnten diese Listen nur für einen gesamten Kurs, nicht aber für die einzelnen Veranstaltungen innerhalb eines Kurses erstellt werden. Die Vorlage, die zu diesem Zweck erstellt werden kann, enthält Platzhalter, um veranstaltungsbezogene Informationen in der Liste anzuzeigen.

Ihr Nutzen: Mit dieser neuen Option erhalten Tutor*innen, Manager*innen und Admins einen besseren Überblick über die Teilnehmenden der einzelnen Veranstaltungen eines Kurses, so dass sie z. B. Lernende, die bestimmte Veranstaltungen verpasst haben, nachfassen können.